Hur väljer jag den bästa mjukvaran för modellering av affärsprocesser?
Programvaror för modellering av affärsprocesser är dyra att köpa och det kräver utbildning, tid och ansträngning att genomföra. Programvaran måste betjäna organisationen under ett antal år. Användning av programvaran kommer att påverka organisationens affärsprocess. Det är viktigt att organisationerna utvärderar sina tekniska, funktionella och supportbehov noggrant och jämför med erbjudandena från flera leverantörer av mjukvaruförsäljare för affärsprocesser för att välja den som ger det bästa värdet.
En organisation kanske vill inrätta en utvärderingsteam för små företagsprocesser för att fastställa organisationens behov och utveckla en begäran om förslag (RFP). Teamet kan bestå av ledning och anställda som har en mängd kompetens inom de områden som kommer att påverkas av programvaran. En RFP producerad av detta team kan skickas till några utvalda leverantörer som verkar kunna uppfylla organisationens krav.
Utvärderingsgruppen kommer att beakta programvarans funktioner och funktionalitet och jämföra dem med organisationens behov. Typerna och formaten på de producerade modellerna kommer att vara viktiga. Förmågan att generera kod från modellerna för utveckling av mjukvaruapplikationer kan vara avgörande i vissa situationer. Om processmodeller kommer att användas i mjukvaruutveckling måste modellerna som genereras av det nya systemet vara kompatibla. Andra funktioner som kan utvärderas inkluderar rapportering, dokumenthantering, formulärbyggare, affärsregleringsmotorer och användarhantering.
En affärsprocesserver är en speciell programvara som kan erbjuda möjligheten att använda processmodellerna vid utformning av arbetsflöden. Teknik och människor interagerar med arbetsflödena för att hantera sina aktiviteter. Om den här funktionen behövs kan det påverka utvärderingen av programvaran.
I vissa fall måste modelleringsprogramvaran uppfylla vissa industristandarder, till exempel Notations för affärsprocessmodellering. Informella standarder kan uppmuntra vissa mjukvaruprodukter för modellering av affärsprocesser att vara väl accepterade i vissa branscher. Utvärderingsgruppen kanske vill överväga programvara som har implementerats framgångsrikt i sin bransch.
Programvarusupport, både under implementering och efter installation, kan vara en avgörande faktor. Programvara för modellering av affärsprocesser kan vara komplex att implementera och underhålla. Utvärderingsgruppen vill bestämma om en mjukvaruleverantörs support är tillräcklig för organisationens behov.
Vissa organisationer kan använda särskild programvara som den är, medan andra kan behöva anpassa den. Utvärderingsgruppen bör överväga om anpassning kommer att behövas för att möta organisationens krav. Anpassning ökar kostnaderna på förhand och det kan lägga till kostnader i framtiden vid uppgradering. I allmänhet är det billigare att undvika anpassning av programvara.
Kostnaden för programvaran kommer att vara en viktig faktor. Detta ska utvärderas inte bara med avseende på den ursprungliga kostnaden, utan ska också redovisa ägarkostnadens livslängd. Vissa faktorer i livslängdskostnaderna kan inkludera säteslicenser, underhåll, anpassningar och årliga förnyelser av licenser.
Att välja den bästa mjukvaran för modellering av affärsprocesser kan hjälpa organisationen att förbättra avkastningen på investeringar (ROI). Programvara för modellering av affärsprocesser gör det möjligt för organisationen att fånga och kartlägga sin nuvarande affärsprocess. När ett omarbetningsinitiativ för affärsprocesser genomförs kan det resultera i optimering av affärsprocesser. Programvara för modellering av affärsprocesser är en viktig komponent i affärsprocesshantering, som också innehåller kartläggning av affärsprocesser och övervakning av affärsprocesser.