Come faccio a scegliere il miglior software di modellazione dei processi aziendali?
Il software di modellazione dei processi aziendali è costoso da acquistare e richiede formazione, tempo e impegno per l'implementazione. Il software deve servire l'organizzazione per un certo numero di anni. L'uso del software influirà sul processo aziendale dell'organizzazione. È importante che le organizzazioni valutino attentamente le loro esigenze tecniche, funzionali e di supporto e confrontino le offerte di numerosi fornitori di software di modellizzazione dei processi aziendali per scegliere quello che offre il miglior valore.
Un'organizzazione potrebbe voler prima stabilire un gruppo di valutazione del software per i processi di piccole imprese per determinare le esigenze dell'organizzazione e sviluppare una richiesta di proposta (RFP). Il team può essere composto da dirigenti e dipendenti che dispongono di una vasta gamma di competenze nelle aree interessate dal software. Una RFP prodotta da questo team può essere inviata a pochi fornitori selezionati che sembrano in grado di soddisfare i requisiti dell'organizzazione.
Il team di valutazione prenderà in considerazione le caratteristiche e le funzionalità del software e confronterà quelle con le esigenze dell'organizzazione. I tipi e i formati dei modelli prodotti saranno importanti. La capacità di generare codice dai modelli per lo sviluppo di applicazioni software potrebbe essere fondamentale in alcune situazioni. Se verranno utilizzati modelli di processo nello sviluppo del software, i modelli generati dal nuovo sistema devono essere compatibili. Altre caratteristiche che possono essere valutate includono reportistica, gestione dei documenti, creatori di moduli, motori delle regole aziendali e gestione degli utenti.
Un server di processi aziendali è un software speciale che può offrire la possibilità di utilizzare i modelli di processo nella progettazione di flussi di lavoro. La tecnologia e gli esseri umani interagiscono con i flussi di lavoro per gestire le loro attività. Se questa funzionalità è necessaria, potrebbe influire sulla valutazione del software.
In alcuni casi, il software di modellazione deve soddisfare determinati standard di settore, come ad esempio Business Process Modeling Notation. Gli standard informali possono incoraggiare alcuni prodotti software di modellizzazione dell'elaborazione aziendale ad essere ben accettati in determinati settori. Il team di valutazione potrebbe voler prendere in considerazione un software che è stato implementato con successo nel suo settore.
Il supporto software, sia durante l'implementazione che dopo l'installazione, può essere una considerazione vitale. Il software di modellizzazione dei processi aziendali può essere complesso da implementare e mantenere. Il team di valutazione vorrà determinare se il supporto di un fornitore di software è adeguato alle esigenze dell'organizzazione.
Alcune organizzazioni saranno in grado di utilizzare un determinato software così com'è, mentre altri potrebbero aver bisogno di personalizzarlo. Il team di valutazione dovrebbe valutare se sarà necessaria la personalizzazione per soddisfare i requisiti dell'organizzazione. La personalizzazione aumenta le spese in anticipo e può aumentare i costi in futuro durante l'aggiornamento. In generale, è meno costoso evitare la personalizzazione del software.
Il costo del software sarà una considerazione importante. Ciò dovrebbe essere valutato non solo in termini di spesa iniziale, ma dovrebbe anche tenere conto del costo di proprietà a vita. Alcuni fattori nel costo della vita possono includere licenze di posto, manutenzione, personalizzazioni e rinnovi annuali delle licenze.
La scelta del miglior software di modellazione dei processi aziendali può aiutare l'organizzazione a migliorare il ritorno sull'investimento (ROI). Il software di modellizzazione dei processi aziendali consente all'organizzazione di acquisire e mappare il processo aziendale corrente. Quando viene intrapresa un'iniziativa di riprogettazione dei processi aziendali, può portare all'ottimizzazione dei processi aziendali. Il software di modellizzazione dei processi aziendali è un componente chiave della gestione dei processi aziendali, che incorpora anche la mappatura dei processi aziendali e il monitoraggio dei processi aziendali.