Jak si mohu vybrat nejlepší software pro modelování obchodních procesů?
Nákup softwaru pro modelování podnikových procesů je drahý a vyžaduje implementaci školení, času a úsilí. Software musí sloužit organizaci po řadu let. Používání softwaru ovlivní obchodní proces organizace. Je důležité, aby organizace pečlivě vyhodnotily své technické, funkční a podpůrné potřeby a porovnaly nabídky několika dodavatelů softwaru pro modelování podnikových procesů, aby vybrali tu, která poskytuje nejlepší hodnotu.
Organizace může chtít nejprve zřídit tým pro vyhodnocování softwaru malých podnikových procesů, aby určila potřeby organizace a vytvořila žádost o návrh (RFP). Tým se může skládat z managementu a zaměstnanců, kteří mají řadu odborných znalostí v oblastech, které budou tímto softwarem ovlivněny. RFP vytvořený tímto týmem může být zaslán několika vybraným prodejcům, kteří se zdají být schopni splnit požadavky organizace.
Hodnotící tým zváží funkce a funkce softwaru a porovná je s potřebami organizace. Důležité budou typy a formáty vyráběných modelů. Schopnost generovat kód z modelů pro vývoj softwarových aplikací může být v některých situacích kritická. Pokud budou při vývoji softwaru použity procesní modely, musí být modely vytvořené novým systémem kompatibilní. Mezi další funkce, které lze vyhodnotit, patří reporting, správa dokumentů, tvůrci formulářů, nástroje pro obchodní pravidla a správa uživatelů.
Server podnikových procesů je speciální kus softwaru, který může nabídnout možnost použít procesní modely při navrhování pracovních postupů. Technologie a lidé interagují s pracovními postupy při řízení svých činností. Pokud je tato funkce potřebná, může to ovlivnit hodnocení softwaru.
V některých případech musí software pro modelování splňovat určité průmyslové standardy, jako je notace Business Process Modeling Notation. Neformální standardy mohou povzbuzovat, aby určité softwarové produkty pro modelování podnikového zpracování byly v určitých průmyslových odvětvích dobře přijímány. Hodnotící tým může chtít zvážit software, který byl úspěšně implementován ve svém oboru.
Podpora softwaru, jak během implementace, tak po instalaci, může být životně důležitým hlediskem. Implementace a údržba softwaru pro modelování podnikových procesů může být složitá. Hodnotící tým bude chtít zjistit, zda podpora dodavatele softwaru odpovídá potřebám organizace.
Některé organizace budou moci používat konkrétní software tak, jak je, zatímco jiné ho bude možná muset upravit. Hodnotící tým by měl zvážit, zda bude nutné přizpůsobení, aby vyhovovalo požadavkům organizace. Přizpůsobení zvyšuje náklady předem a může v budoucnu přispět k aktualizaci nákladů. Obecně je levnější vyhnout se přizpůsobování softwaru.
Náklady na software budou důležitým hlediskem. To by mělo být vyhodnoceno nejen z hlediska počátečních nákladů, ale mělo by se také zohlednit celoživotní vlastnictví. Některé faktory životních nákladů mohou zahrnovat licence na sedadla, údržbu, přizpůsobení a roční prodloužení licence.
Výběr nejlepšího softwaru pro modelování podnikových procesů může organizaci pomoci zlepšit návratnost investic (ROI). Software pro modelování podnikových procesů umožňuje organizaci zachytit a zmapovat její současný obchodní proces. Pokud bude zahájena iniciativa na změnu obchodního procesu, může to vést k optimalizaci obchodních procesů. Software pro modelování podnikových procesů je klíčovou součástí řízení podnikových procesů, která také zahrnuje mapování obchodních procesů a monitorování obchodních procesů.