Hvordan velger jeg den beste programvaren for modellering av forretningsprosesser?
Programvare for modellering av forretningsprosesser er dyr å kjøpe, og det krever trening, tid og krefter på å implementere. Programvaren må betjene organisasjonen i en årrekke. Bruk av programvaren vil påvirke organisasjonens forretningsprosess. Det er viktig at organisasjoner nøye evaluerer sine tekniske, funksjonelle og støttebehov, og sammenligner tilbudene fra flere leverandører av forretningsprosessmodelleringsprogramvare for å velge det som gir best verdi.
En organisasjon kan ønske å først etablere et evalueringsteam for programvare for små bedrifter for å bestemme organisasjonens behov og utvikle en forespørsel om forslag (RFP). Teamet kan bestå av ledelse og ansatte som har en rekke kompetanse innen områdene som vil bli berørt av programvaren. En RFP produsert av dette teamet kan sendes til noen få utvalgte leverandører som virker i stand til å oppfylle organisasjonens krav.
Evalueringsteamet vil vurdere programvarens funksjoner og funksjonalitet og sammenligne disse med organisasjonens behov. Typene og formatene til produserte modeller vil være viktige. En mulighet til å generere kode fra modellene for utvikling av programvare kan være kritisk i noen situasjoner. Hvis prosessmodeller vil bli brukt i programvareutvikling, må modellene som genereres av det nye systemet være kompatible. Andre funksjoner som kan evalueres inkluderer rapportering, dokumenthåndtering, formbyggere, forretningsregler og brukeradministrasjon.
En forretningsprosesserver er et spesielt programvare som kan tilby muligheten til å bruke prosessmodellene i utforming av arbeidsflyter. Teknologi og mennesker samhandler med arbeidsflyt for å styre sine aktiviteter. Hvis denne funksjonaliteten er nødvendig, kan det ha innvirkning på programvareevalueringen.
I noen tilfeller må modelleringsprogramvaren oppfylle visse industristandarder, for eksempel Noteringsprosess for modellering av forretningsprosesser. Uformelle standarder kan oppmuntre visse forretningsprosesseringsmodelleringsprogramvareprodukter til å bli godtatt i spesielle bransjer. Evalueringsteamet ønsker kanskje å vurdere programvare som er implementert i bransjen.
Programvaresupport, både under implementering og etter installasjon, kan være en viktig faktor. Programvare for forretningsprosessmodellering kan være kompleks å implementere og vedlikeholde. Evalueringsteamet ønsker å avgjøre om en programvareleverandørers støtte er tilstrekkelig for organisasjonens behov.
Noen organisasjoner vil kunne bruke spesiell programvare som den er, mens andre kan trenge å tilpasse den. Evalueringsteamet bør vurdere om det vil være behov for tilpasning for å oppfylle organisasjonens krav. Tilpasning legger til utgifter på forhånd, og det kan øke kostnadene i fremtiden når du oppgraderer. Generelt er det rimeligere å unngå å tilpasse programvare.
Kostnaden for programvaren vil være en viktig vurdering. Dette bør evalueres ikke bare med tanke på startkostnadene, men skal også redegjøre for livstidskostnadene for eierskap. Noen faktorer i levetidskostnadene kan omfatte setelisenser, vedlikehold, tilpasninger og årlig lisensfornyelse.
Å velge den beste forretningsprosessmodelleringsprogramvaren kan hjelpe organisasjonen med å forbedre avkastningen. Programvare for modellering av forretningsprosesser lar organisasjonen fange opp og kartlegge den nåværende forretningsprosessen. Når et initiativ til ny prosjektering av forretningsprosesser blir tatt, kan det resultere i optimalisering av forretningsprosesser. Programvare for forretningsprosessmodellering er en sentral komponent i forretningsprosessstyring, som også inkluderer kartlegging av forretningsprosesser og overvåkning av forretningsprosesser.