¿Cómo elijo la mejor plataforma de colaboración?
Al buscar la mejor plataforma de colaboración, evalúe sus necesidades y sus expectativas del software. La mayoría de las plataformas colaborativas ofrecen características básicas de comunicación, almacenamiento de datos, intercambio de archivos, herramientas de solución de problemas e instalaciones de conferencias. La velocidad, la facilidad de uso, las características adicionales y los costos involucrados también deben considerarse.
Las tres características básicas y más importantes de cualquier plataforma de colaboración son el almacenamiento de datos centralizado, las herramientas de comunicación y las herramientas de solución de problemas. El almacenamiento de datos centralizado elimina la necesidad de que cada colaborador almacene datos en su computadora y ayuda a que los datos sigan siendo consistentes y actualizados. El intercambio de archivos en vivo es otra característica útil y facilita a los colaboradores compartir documentos o hojas de cálculo dentro del grupo.
Las herramientas de comunicación pueden incluir características como conferencias web, reuniones grupales o privadas, protocolo de voz a través de Internet (VoIP), correo electrónico o sistemas de mensajería instantánea. El video de transmisión en vivo es muy efectoCTive para conferencias o reuniones en línea, y algunas plataformas de colaboración ofrecen la característica de una pizarra virtual para demostraciones. También es posible que deba excluir a un colaborador de una reunión, y algunas plataformas le permitirán hacerlo.
Las herramientas de solución de problemas son importantes cuando se trata de garantizar que todos los colaboradores resuelvan problemas de manera rápida y fácil. Algunas plataformas cuentan con una sección de ayuda integrada, a la que cualquiera de los colaboradores del grupo puede acceder. Esta característica ayuda a reducir el uso de profesionales o servicios externos y puede ahorrar tiempo y dinero.
Las plataformas de colaboración pueden tomar varios formularios y pueden instalarse software en una máquina local o una instalación que se ejecuta desde un servidor remoto. Algunas plataformas están basadas en Internet y los colaboradores pueden acceder a la plataforma con un nombre de usuario y contraseña. La instalación o el tipo de plataforma que elija puede afectarla velocidad y el rendimiento de la plataforma. La velocidad es una consideración importante ya que el retraso o el rendimiento lento pueden crear problemas durante las conferencias web o el uso de VoIP.
En algunos casos, puede ser necesario que un profesional cree o configure la plataforma de colaboración para usted. Si este es el caso, es aconsejable ver si el proveedor también ofrece capacitación para los miembros del equipo que usan la plataforma de colaboración, ya que esto ayudará al equipo a comprender cómo funciona la plataforma y garantizará una productividad óptima desde el principio. La mayoría de las plataformas son bastante fáciles de usar, pero las características y funciones difieren enormemente de una plataforma a la siguiente, por lo que puede tardar un tiempo en que los colaboradores comprendan el sistema por completo.
Una última consideración sería si preferiría utilizar software de código abierto o software patentado. Si tiene un presupuesto ajustado, el software de código abierto es la mejor opción, ya que estos paquetes se pueden tener de forma gratuita. La mayoría de estos paquetesOfrezca las funciones básicas necesarias, pero si necesita alguna característica adicional, puede ser mejor optar por un paquete de software pagado.