Hur väljer jag den bästa samarbetsplattformen?

Utvärdera dina behov och dina förväntningar på programvaran när du letar efter den bästa samarbetsplattformen. De flesta samarbetsplattformar erbjuder grundläggande kommunikationsfunktioner, datalagring, fildelning, felsökningsverktyg och konferensfaciliteter. Hastighet, användarvänlighet, extrafunktioner och kostnaderna bör också beaktas.

De tre grundläggande och viktigaste funktionerna i alla samarbetsplattformar är centraliserad datalagring, kommunikationsverktyg och felsökningsverktyg. Central datalagring eliminerar behovet av varje samarbetspartner att lagra data på sin dator och hjälper data att förbli konsekventa och uppdaterade. Live fildelning är en annan användbar funktion och gör det enkelt för kollaboratörer att dela dokument eller kalkylblad i gruppen.

Kommunikationsverktyg kan inkludera funktioner som webbkonferenser, gruppmöten eller privata möten, VoIP via Voice, e-post eller snabbmeddelandesystem. Liveströmningsvideo är mycket effektiv för konferenser eller onlinemöten, och vissa samarbetsplattformar erbjuder funktionen en virtuell whiteboard för demonstrationer. Du kanske också måste utesluta en medarbetare från ett möte, och vissa plattformar gör att du kan göra det.

Felsökningsverktyg är viktiga när det gäller att se till att alla medarbetare löser problem snabbt och enkelt. Vissa plattformar har ett integrerat hjälpavsnitt som kan nås av någon av gruppsamarbetarna. Denna funktion hjälper till att minska användningen av professionella eller externa tjänster och kan spara både tid och pengar.

Samarbetsplattformar kan ta olika former och kan vara programvara installerad på en lokal maskin eller en installation som körs från en fjärrserver. Vissa plattformar är internetbaserade och samarbetspartners kan komma åt plattformen med ett användarnamn och lösenord. Den installation eller typ av plattform du väljer kan påverka hastigheten och plattformens prestanda. Hastighet är en viktig övervägning eftersom förseningar eller långsam prestanda kan skapa problem under webbkonferenser eller VOIP-användning.

I vissa fall kan det vara nödvändigt att få en professionell att skapa eller skapa en samarbetsplattform för dig. Om så är fallet är det klokt att se om leverantören också erbjuder utbildning för teammedlemmarna som använder den samarbetsplattformen, eftersom detta kommer att hjälpa teamet att förstå hur plattformen fungerar och kommer att säkerställa optimal produktivitet från början. De flesta plattformar är ganska enkla att använda, men funktionerna och funktionerna skiljer sig väldigt från plattform till nästa, så det kan ta lite tid för deltagarna att förstå systemet fullt ut.

Ett sista övervägande skulle vara om du föredrar att använda öppen källkodsprogramvara eller egenutvecklad programvara. Om du har en stram budget är open source-programvara det bästa alternativet, eftersom dessa paket kan fås gratis. De flesta av dessa paket erbjuder de grundläggande funktioner som behövs, men om du behöver ytterligare funktioner kan det vara i ditt bästa intresse att välja ett betalt programvarupaket.