Come faccio a scegliere la migliore piattaforma collaborativa?
Quando cerchi la migliore piattaforma collaborativa, valutare le tue esigenze e le tue aspettative sul software. La maggior parte delle piattaforme collaborative offre funzionalità di comunicazione di base, archiviazione dei dati, condivisione di file, strumenti di risoluzione dei problemi e strutture di conferenza. Anche la velocità, la facilità d'uso, le funzionalità extra e i costi coinvolti.
Le tre caratteristiche di base e più importanti di qualsiasi piattaforma collaborativa sono, archiviazione dei dati centralizzati, strumenti di comunicazione e strumenti di risoluzione dei problemi. L'archiviazione centralizzata dei dati elimina la necessità per ciascun collaboratore di archiviare i dati sul proprio computer e aiuta i dati a rimanere coerenti e aggiornati. La condivisione dei file in diretta è un'altra funzionalità utile e semplifica i collaboratori condividere documenti o fogli di calcolo all'interno del gruppo.
Gli strumenti di comunicazione possono includere funzionalità come conferenze Web, riunioni di gruppo o private, protocollo Voice Over Internet Protocol (VOIP), e-mail o sistemi di messaggistica istantanea. Il video in live streaming è molto effettoCTIVE per le conferenze o le riunioni online e alcune piattaforme collaborative offrono la funzionalità di una lavagna virtuale per le dimostrazioni. Potrebbe anche essere necessario escludere un collaboratore da una riunione e alcune piattaforme ti permetteranno di farlo.
Gli strumenti di risoluzione dei problemi sono importanti quando si tratta di garantire che tutti i collaboratori risolvano i problemi in modo rapido e semplice. Alcune piattaforme dispongono di una sezione di aiuto integrata, a cui è possibile accedere a uno qualsiasi dei collaboratori di gruppo. Questa funzione aiuta a ridurre l'uso di professionisti o servizi esterni e può risparmiare tempo e denaro.
Le piattaforme collaborative possono assumere vari moduli e possono essere installate su un computer locale o un'installazione che funziona da un server remoto. Alcune piattaforme sono basate su Internet e i collaboratori possono accedere alla piattaforma con un nome utente e una password. L'installazione o il tipo di piattaforma che scegli può influenzarela velocità e le prestazioni della piattaforma. La velocità è una considerazione importante poiché le prestazioni in ritardo o lente possono creare problemi durante le conferenze Web o l'utilizzo del VoIP.
In alcuni casi potrebbe essere necessario che un professionista crea o imposti la piattaforma collaborativa per te. In tal caso, è saggio vedere se il provider offre anche formazione per i membri del team che utilizzano la piattaforma collaborativa, poiché ciò aiuterà il team a capire come funziona la piattaforma e garantirà una produttività ottimale dall'inizio. La maggior parte delle piattaforme sono abbastanza facili da usare, ma le caratteristiche e le funzioni differiscono notevolmente da una piattaforma all'altra, quindi potrebbe essere necessario un po 'di tempo prima che i collaboratori comprendano completamente il sistema.
Un'ultima considerazione sarebbe se preferisci utilizzare software open source o software proprietario. Se hai un budget limitato, il software open source è l'opzione migliore, poiché questi pacchetti possono essere gratuiti. La maggior parte di questi pacchettiOffri le funzioni di base necessarie, ma se hai bisogno di funzionalità aggiuntive, potrebbe essere nel tuo interesse optare per un pacchetto software a pagamento.