Comment choisir la meilleure plateforme de collaboration?
Lorsque vous recherchez la meilleure plate-forme collaborative, évaluez vos besoins et vos attentes vis-à-vis du logiciel. La plupart des plates-formes collaboratives offrent des fonctionnalités de communication de base, le stockage de données, le partage de fichiers, des outils de dépannage et des fonctions de conférence. La rapidité, la facilité d'utilisation, les fonctionnalités supplémentaires et les coûts impliqués doivent également être pris en compte.
Les trois fonctionnalités de base et les plus importantes de toute plate-forme collaborative sont le stockage centralisé des données, les outils de communication et les outils de dépannage. Le stockage centralisé des données élimine le besoin pour chaque collaborateur de stocker des données sur son ordinateur et permet aux données de rester cohérentes et à jour. Le partage de fichiers en direct est une autre fonctionnalité utile qui permet aux collaborateurs de partager facilement des documents ou des feuilles de calcul au sein du groupe.
Les outils de communication peuvent inclure des fonctionnalités telles que la téléconférence Web, les réunions de groupe ou privées, la voix sur protocole Internet (VOIP), les systèmes de messagerie électronique ou instantanée. La vidéo en continu en direct est très efficace pour les conférences ou les réunions en ligne, et certaines plates-formes collaboratives offrent la fonctionnalité d'un tableau blanc virtuel pour les démonstrations. Vous devrez peut-être également exclure un collaborateur d'une réunion et certaines plates-formes vous permettront de le faire.
Les outils de dépannage sont importants pour garantir que tous les collaborateurs résolvent les problèmes rapidement et facilement. Certaines plates-formes comportent une section d’aide intégrée, accessible à n’importe quel des collaborateurs du groupe. Cette fonctionnalité permet de réduire le recours à des professionnels ou à des services extérieurs et permet de gagner du temps et de l’argent.
Les plates-formes collaboratives peuvent prendre différentes formes et peuvent être des logiciels installés sur une machine locale ou une installation exécutée à partir d'un serveur distant. Certaines plates-formes sont basées sur Internet et les collaborateurs peuvent y accéder avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. L'installation ou le type de plate-forme que vous choisissez peut affecter la vitesse et les performances de la plate-forme. La rapidité est un facteur important dans la mesure où des performances médiocres ou faibles peuvent créer des problèmes lors de conférences Web ou d'utilisation de la VOIP.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de faire appel à un professionnel pour créer ou configurer la plate-forme collaborative pour vous. Si tel est le cas, il est judicieux de voir si le fournisseur propose également une formation aux membres de l'équipe utilisant la plate-forme collaborative, car cela aidera l'équipe à comprendre le fonctionnement de la plate-forme et garantira une productivité optimale dès le départ. La plupart des plates-formes sont assez faciles à utiliser, mais les fonctionnalités varient grandement d'une plate-forme à l'autre. Les collaborateurs peuvent donc avoir besoin de temps pour comprendre le système.
Une dernière considération serait de savoir si vous préférez utiliser un logiciel open source ou un logiciel propriétaire. Si vous avez un budget serré, les logiciels open source sont la meilleure option, car ces packages peuvent être obtenus gratuitement. La plupart de ces packages offrent les fonctions de base nécessaires, mais si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, il peut être dans votre intérêt d’opter pour un logiciel payant.