Como escolho a melhor plataforma colaborativa?
Ao procurar a melhor plataforma colaborativa, avalie suas necessidades e suas expectativas do software. A maioria das plataformas colaborativas oferece recursos básicos de comunicação, armazenamento de dados, compartilhamento de arquivos, ferramentas de solução de problemas e instalações de conferência. A velocidade, a facilidade de uso, os recursos extras e os custos envolvidos também devem ser considerados.
Os três recursos básicos e mais importantes de qualquer plataforma colaborativa são, armazenamento de dados centralizado, ferramentas de comunicação e ferramentas de solução de problemas. O armazenamento de dados centralizado elimina a necessidade de cada colaborador armazenar dados em seu computador e ajuda os dados a permanecer consistentes e atualizados. O compartilhamento de arquivos ao vivo é outro recurso útil e facilita para os colaboradores compartilhar documentos ou planilhas dentro do grupo.
As ferramentas de comunicação podem incluir recursos como conferência da web, reuniões de grupo ou privadas, protocolo de voz sobre Internet (VoIP), e-mail ou sistemas de mensagens instantâneas. Vídeo de transmissão ao vivo é muito effeCTIVE para conferências ou reuniões on -line, e algumas plataformas colaborativas oferecem o recurso de um quadro branco virtual para demonstrações. Você também pode precisar excluir um colaborador de uma reunião, e algumas plataformas permitirão que você faça isso.
Solução de problemas As ferramentas são importantes quando se trata de garantir que todos os colaboradores resolvam problemas de maneira rápida e fácil. Algumas plataformas apresentam uma seção de ajuda integrada, que pode ser acessada por qualquer um dos colaboradores do grupo. Esse recurso ajuda a reduzir o uso de profissionais ou serviços externos e pode economizar tempo e dinheiro.
Plataformas colaborativas podem assumir vários formulários e podem ser o software instalado em uma máquina local ou em uma instalação executada em um servidor remoto. Algumas plataformas são baseadas na Internet e os colaboradores podem acessar a plataforma com um nome de usuário e senha. A instalação ou tipo de plataforma que você escolher pode afetarA velocidade e o desempenho da plataforma. A velocidade é uma consideração importante, pois o atraso ou o desempenho lento pode criar problemas durante as conferências da Web ou o uso de VoIP.
Em alguns casos, pode ser necessário ter um profissional criar ou configurar a plataforma colaborativa para você. Se for esse o caso, é aconselhável ver se o provedor também oferece treinamento para os membros da equipe usando a plataforma colaborativa, pois isso ajudará a equipe a entender como a plataforma funciona e garantirá a produtividade ideal desde o início. A maioria das plataformas é bastante fácil de usar, mas os recursos e funções diferem muito de uma plataforma para a seguinte, para que possa levar algum tempo para os colaboradores entenderem completamente o sistema.
Uma última consideração seria se você prefere usar software de código aberto ou software proprietário. Se você estiver com um orçamento apertado, o software de código aberto é a melhor opção, pois esses pacotes podem ser recebidos gratuitamente. A maioria desses pacotesOfereça as funções básicas necessárias, mas se você precisar de recursos adicionais, poderá ser do seu interesse optar por um pacote de software pago.