Hoe kies ik het beste samenwerkingsplatform?
Wanneer u op zoek bent naar het beste samenwerkingsplatform, evalueer dan uw behoeften en uw verwachtingen van de software. De meeste samenwerkingsplatforms bieden basiscommunicatiefuncties, gegevensopslag, het delen van bestanden, hulpmiddelen voor probleemoplossing en vergaderfaciliteiten. Snelheid, gebruiksgemak, extra functies en de bijbehorende kosten moeten ook worden overwogen.
De drie basis- en belangrijkste functies van elk samenwerkingsplatform zijn gecentraliseerde gegevensopslag, communicatiehulpmiddelen en hulpmiddelen voor probleemoplossing. Gecentraliseerde gegevensopslag elimineert de noodzaak voor elke medewerker om gegevens op zijn of haar computer op te slaan en helpt gegevens consistent en up-to-date te houden. Live bestandsuitwisseling is een andere handige functie en maakt het voor medewerkers gemakkelijk om documenten of spreadsheets binnen de groep te delen.
Communicatiehulpmiddelen kunnen functies zijn zoals webconferenties, groeps- of privévergaderingen, Voice over Internet Protocol (VOIP), e-mail of instant messaging-systemen. Live streaming video is zeer effectief voor conferenties of online vergaderingen, en sommige samenwerkingsplatforms bieden de mogelijkheid van een virtueel whiteboard voor demonstraties. Mogelijk moet u ook een bijdrager uitsluiten van een vergadering en op sommige platforms kunt u dit doen.
Hulpprogramma's voor het oplossen van problemen zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers problemen snel en gemakkelijk oplossen. Sommige platforms hebben een geïntegreerde helpsectie, die toegankelijk is voor alle medewerkers van de groep. Deze functie helpt het gebruik van professionals of externe services te verminderen en kan zowel tijd als geld besparen.
Collaboratieve platforms kunnen verschillende vormen aannemen en kunnen software zijn die op een lokale machine is geïnstalleerd of een installatie die vanaf een externe server wordt uitgevoerd. Sommige platforms zijn op internet gebaseerd en medewerkers hebben toegang tot het platform met een gebruikersnaam en wachtwoord. De installatie of het soort platform dat u kiest, kan de snelheid en de prestaties van het platform beïnvloeden. Snelheid is een belangrijke overweging, omdat achterblijvende of trage prestaties problemen kunnen veroorzaken tijdens webconferenties of VOIP-gebruik.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om een professional het samenwerkingsplatform voor u te laten maken of instellen. Als dit het geval is, is het verstandig om te zien of de provider ook training biedt voor de teamleden die het samenwerkingsplatform gebruiken, omdat dit het team helpt te begrijpen hoe het platform functioneert en vanaf het begin voor optimale productiviteit zorgt. De meeste platforms zijn vrij eenvoudig te gebruiken, maar de functies en functies verschillen sterk van platform tot platform, dus het kan enige tijd duren voordat de medewerkers het systeem volledig begrijpen.
Een laatste overweging is of u liever open source software of propriëtaire software gebruikt. Als je een beperkt budget hebt, is open source software de beste optie, omdat deze pakketten gratis kunnen worden gekocht. De meeste van deze pakketten bieden de benodigde basisfuncties, maar als u extra functies nodig hebt, is het wellicht in uw belang om te kiezen voor een betaald softwarepakket.