Hvordan velger jeg den beste samarbeidsplattformen?
Når du leter etter den beste samarbeidsplattformen, evaluer dine behov og dine forventninger til programvaren. De fleste samarbeidsplattformer tilbyr grunnleggende kommunikasjonsfunksjoner, datalagring, fildeling, feilsøkingsverktøy og konferansefasiliteter. Hastighet, brukervennlighet, ekstra funksjoner og kostnadene som er involvert bør også vurderes.
De tre grunnleggende og viktigste funksjonene i hvilken som helst samarbeidsplattform er sentralisert datalagring, kommunikasjonsverktøy og feilsøkingsverktøy. Sentralisert datalagring eliminerer behovet for hver samarbeidspartner for å lagre data på datamaskinen hans og hjelper data med å holde seg konsistente og oppdaterte. Live fildeling er en annen nyttig funksjon og gjør det enkelt for samarbeidspartnere å dele dokumenter eller regneark i gruppen.
Kommunikasjonsverktøy kan omfatte funksjoner som webkonferanser, gruppe- eller private møter, VoIP (Voice), e-post eller direktemeldingssystemer. Livestreamende video er veldig effektiv for konferanser eller online møter, og noen samarbeidsplattformer tilbyr funksjonen til et virtuelt tavle for demonstrasjoner. Det kan også hende du må utelukke en samarbeidspartner fra et møte, og noen plattformer lar deg gjøre dette.
Feilsøkingsverktøy er viktig når det gjelder å sikre at alle samarbeidspartnere løser problemer raskt og enkelt. Noen plattformer har en integrert hjelpeseksjon, som alle gruppearbeiderne kan få tilgang til. Denne funksjonen hjelper deg med å redusere bruken av profesjonelle eller eksterne tjenester og kan spare både tid og penger.
Samarbeidsplattformer kan ta forskjellige former og kan være programvare installert på en lokal maskin eller en installasjon som kjører fra en ekstern server. Noen plattformer er internettbaserte og samarbeidspartnere kan få tilgang til plattformen med et brukernavn og passord. Installasjonen eller typen plattform du velger, kan påvirke hastigheten og plattformens ytelse. Hastighet er en viktig vurdering siden etterslep eller treg ytelse kan skape problemer under webkonferanser eller bruk av VOIP.
I noen tilfeller kan det være nødvendig å få en profesjonell til å lage eller sette opp samarbeidsplattformen for deg. Hvis dette er tilfelle, er det lurt å se om leverandøren også tilbyr opplæring for teammedlemmene som bruker samarbeidsplattformen, da dette vil hjelpe teamet til å forstå hvordan plattformen fungerer og vil sikre optimal produktivitet fra starten av. De fleste plattformer er ganske enkle å bruke, men funksjonene og funksjonene skiller seg veldig fra den ene plattformen til den neste, så det kan ta litt tid før samarbeidspartnerne forstår systemet fullt ut.
En siste vurdering vil være om du foretrekker å bruke åpen kildekode-programvare eller proprietær programvare. Hvis du har et stramt budsjett, er åpen kildekode-programvare det beste alternativet, ettersom disse pakkene kan fås gratis. De fleste av disse pakkene tilbyr de grunnleggende funksjonene som trengs, men hvis du trenger noen tilleggsfunksjoner, kan det være i din beste interesse å velge en betalt programvarepakke.