Jak si mohu vybrat nejlepší platformu pro spolupráci?
Při hledání nejlepší platformy pro spolupráci vyhodnoťte své potřeby a očekávání softwaru. Většina spolupracujících platforem nabízí základní komunikační funkce, ukládání dat, sdílení souborů, nástroje pro odstraňování problémů a konferenční zařízení. Rovněž je třeba vzít v úvahu rychlost, snadné použití, další funkce a související náklady.
Tři základní a nejdůležitější vlastnosti jakékoli platformy pro spolupráci jsou: centralizované ukládání dat, komunikační nástroje a nástroje pro odstraňování problémů. Centralizované ukládání dat eliminuje potřebu každého spolupracovníka ukládat data do svého počítače a pomáhá datům zůstat konzistentní a aktuální. Živé sdílení souborů je další užitečná funkce a usnadňuje spolupracovníkům sdílení dokumentů nebo tabulek v rámci skupiny.
Komunikační nástroje mohou zahrnovat funkce, jako jsou webové konference, skupinové nebo soukromé schůzky, hlasový protokol přes internet (VOIP), e-mail nebo systémy rychlého zasílání zpráv. Živé přenosy videa jsou velmi efektivní pro konference nebo online setkání a některé platformy pro spolupráci nabízejí funkci demonstrací virtuální tabule. Možná bude nutné vyloučit spolupracovníka ze schůzky a některé platformy vám to umožní.
Nástroje pro odstraňování problémů jsou důležité, pokud jde o zajištění toho, aby všichni spolupracovníci rychle a snadno řešili problémy. Některé platformy mají integrovanou sekci nápovědy, ke které má přístup kterýkoli ze skupinových spolupracovníků. Tato funkce pomáhá omezit využívání profesionálů nebo externích služeb a může ušetřit čas i peníze.
Platformy pro spolupráci mohou mít různé podoby a mohou být nainstalovány na lokálním počítači nebo jako instalace spuštěná ze vzdáleného serveru. Některé platformy jsou založeny na internetu a spolupracovníci mají přístup na platformu s uživatelským jménem a heslem. Instalace nebo druh platformy, kterou vyberete, může ovlivnit rychlost a výkon platformy. Rychlost je důležitým hlediskem, protože zpoždění nebo pomalý výkon může způsobit problémy během webových konferencí nebo používání VOIP.
V některých případech může být nutné mít profesionální vytvoření nebo nastavení platformy pro spolupráci za vás. V takovém případě je moudré zjistit, zda poskytovatel také nabízí školení pro členy týmu pomocí platformy pro spolupráci, protože to pomůže týmu pochopit, jak platforma funguje, a zajistí od začátku optimální produktivitu. Používání většiny platforem je poměrně snadné, ale funkce a funkce se mezi jednotlivými platformami značně liší, takže spolupracovníkům může chvíli trvat, než plně porozumí systému.
Poslední úvahou by bylo, zda byste raději používali open source software nebo proprietární software. Pokud máte omezený rozpočet, software s otevřeným zdrojovým kódem je nejlepší volbou, protože tyto balíčky lze využívat zdarma. Většina z těchto balíčků nabízí potřebné základní funkce, ale pokud požadujete další funkce, může být ve vašem nejlepším zájmu zvolit si placený softwarový balíček.