Jak si mohu vybrat nejlepší platformu pro spolupráci?
Při hledání nejlepší platformy pro spolupráci vyhodnoťte vaše potřeby a vaše očekávání softwaru. Většina platforem pro spolupráci nabízí základní komunikační funkce, ukládání dat, sdílení souborů, nástroje pro řešení problémů a konferenční zařízení. Měla by se také zvážit rychlost, snadné použití, další funkce a související náklady.
Tři základní a nejdůležitější funkce jakékoli platformy pro spolupráci jsou centralizované ukládání dat, komunikační nástroje a nástroje pro odstraňování problémů. Centralizované ukládání dat eliminuje potřebu každého spolupracovníka ukládat data na svém počítači a pomáhá datům zůstat konzistentní a aktuální. Živé sdílení souborů je další užitečnou funkcí a pro spolupracovníky usnadňuje sdílení dokumentů nebo tabulek ve skupině.
Komunikační nástroje mohou zahrnovat funkce, jako jsou webové konference, skupinové nebo soukromé schůzky, Voice Over Internet Protocol (VoIP), e-maily nebo systémy rychlých zpráv. Video živé streamování je velmi effeCTIVE pro konference nebo online schůzky a některé platformy pro spolupráci nabízejí funkci virtuální tabule pro demonstrace. Možná budete muset také vyloučit spolupracovníka ze schůzky a některé platformy vám to umožní.
Nástroje pro odstraňování problémů jsou důležité, pokud jde o zajištění toho, aby všichni spolupracovníci rychle a snadno řešili problémy. Některé platformy obsahují integrovanou sekci nápovědy, ke které lze přistupovat kterýkoli ze skupinových spolupracovníků. Tato funkce pomáhá omezit používání odborníků nebo vnějších služeb a může ušetřit čas i peníze.
Platformy pro spolupráci mohou mít různé formy a mohou být nainstalovány software na místním počítači nebo instalaci, která běží ze vzdáleného serveru. Některé platformy jsou založeny na internetu a spolupracovníci mají přístup k platformě s uživatelským jménem a heslem. Instalace nebo druh platformy, kterou si vybereterychlost a výkon platformy. Rychlost je důležitým hlediskem, protože zaostávání nebo pomalý výkon může způsobit problémy během webových konferencí nebo využití VoIP.
V některých případech může být nutné nechat profesionál vytvořit nebo nastavit platformu pro spolupráci pro vás. Pokud tomu tak je, je moudré zjistit, zda poskytovatel také nabízí školení pro členy týmu využívající platformu pro spolupráci, protože to pomůže týmu pochopit, jak platforma funguje a zajistí optimální produktivitu od začátku. Většina platforem se poměrně snadno používá, ale funkce a funkce se velmi liší od jedné platformy k druhé, takže může nějakou dobu trvat, než spolupracovníci plně porozumí.
Posledním posouzením by bylo, zda byste raději používali software s otevřeným zdrojovým kódem nebo proprietární software. Pokud máte přísný rozpočet, je nejlepší volbou software s otevřeným zdrojovým kódem, protože tyto balíčky mohou být bezplatně. Většina z těchto balíčkůNabídněte potřebné základní funkce, ale pokud potřebujete nějaké další funkce, může být ve vašem nejlepším zájmu zvolit se pro placený softwarový balíček.