¿Cómo elijo el mejor sistema de nómina?
Elegir el sistema de nómina correcto para su negocio es un poco más complicado de lo que muchas personas creen. Dependiendo de dónde se encuentre su empresa, es necesario cumplir con las regulaciones gubernamentales específicas relacionadas con el mantenimiento de registros, así como la gestión del cálculo de los salarios y la retención de impuestos de una manera que cumple con esas regulaciones. También hay otras características que puede encontrar útiles con su sistema de nómina y el nivel de servicio y soporte que brinda a sus empleados.
El tamaño de su negocio es a menudo un factor clave cuando se trata de elegir el mejor sistema de nómina. Hoy en día, existen paquetes de software de código abierto que están diseñados específicamente para el uso de compañías más pequeñas, con algunos de estos paquetes, incluido el software básico de nómina. Paquetes como estos son ideales para alguien que emplea solo a unas pocas personas y necesita ayuda básica para calcular el pago básico, las horas extras y mantenerse al día con los días personales, enfermos y de vacaciones Wcon relativa facilidad. La mayoría de estos paquetes de código abierto también pueden interactuar con las agencias de ingresos a nivel nacional y estatal, lo que facilita mantener el al día con cualquier cambio de impuestos que afecte la retención o el cálculo de los impuestos comerciales.
Para situaciones en las que un sistema de gestión de nómina debería proporcionar más que lo básico, es una buena idea determinar qué características adicionales serían útiles. Por ejemplo, es posible que desee un sistema de nómina que tenga la capacidad de imprimir cheques de nómina, o posiblemente incluso administrar la opción de depósito directo, si ofrece ese servicio a sus empleados. Otro beneficio de un sistema más avanzado es la capacidad de preparar automáticamente los formularios de ingresos mensualmente que se pueden imprimir y enviar por correo a las agencias de ingresos estatales y nacionales. Un sistema de nómina de este tipo puede minimizar la cantidad de horas necesarias para administrar estas funciones, lo que permite desviaresos recursos a otros aspectos del negocio.
Ya sea un sistema de nómina básico o más completo, hay algunos aspectos centrales que siempre deben considerarse. Uno de esos aspectos es la seguridad. El sistema debe venir con protocolos que permitan limitar el acceso a los datos de la nómina. Algunos sistemas toman lo que se conoce como un enfoque de cafetería, ya que a cada usuario autorizado se les otorga derechos de acceso específicos a información particular contenida en la base de datos de nómina, pero no a otros tipos de datos encontrados en el sistema. Junto con la seguridad diaria, las mejores soluciones del sistema de nómina también tendrán opciones de recuperación de datos disponibles, lo que puede ser útil en caso de desastre o corrupción a la base de datos principal.
Las mejores opciones del sistema de nómina también serán algo flexibles, ya que agregar a los empleados o reorganizar a los empleados existentes a nuevas agrupaciones departamentales se gestiona fácilmente. Si es probable que un sistema determinado se supere en un año o dos, es profesionalBable no vale su tiempo o dinero. Vaya con algo que pueda usar a largo plazo, incluso si su negocio crece a pasos agigantados.
Tenga en cuenta que siempre puede elegir externalizar la nómina, lo que elimina la necesidad de mantener un sistema de nómina en casa. Si esta es una opción viable, asegúrese de que el servicio prepare todos los formularios necesarios, actualice rutinariamente sus fórmulas para reflejar las impuestos actuales y las leyes de retención, y es capaz de permitirle acceder a sus registros de nómina cuando las necesite. Hoy, hay muchos socios que brindan este tipo de servicio a tarifas que las empresas aún más pequeñas encontrarán atractivas.