Comment choisir le meilleur système de paie?
Choisir le bon système de paie pour votre entreprise est un peu plus compliqué que beaucoup de gens le réalisent. Selon le lieu de votre entreprise, il est nécessaire de respecter les réglementations gouvernementales spécifiques relatives à la tenue des registres, ainsi que de gérer le calcul des salaires et la retenue des impôts de manière conforme à ces réglementations. Vous pouvez également trouver d'autres fonctionnalités utiles avec votre système de traitement de la paie et le niveau de service et de support qu'il fournit à vos employés.
La taille de votre entreprise est souvent un facteur clé pour choisir le meilleur système de traitement de la paie. Aujourd'hui, il existe des packages logiciels open source spécialement conçus pour les petites entreprises, certains comprenant des logiciels de base pour la paie. Ces forfaits sont parfaits pour une personne employant peu de personnel et ayant besoin d’une aide de base pour calculer le salaire de base, les heures supplémentaires et s’occuper relativement facilement de ses jours personnels, de ses congés de maladie et de ses vacances. La plupart de ces progiciels Open Source peuvent également s’interfacer avec les administrations fiscales aux niveaux national et régional, ce qui permet de suivre facilement les modifications fiscales ayant une incidence sur les retenues à la source ou le calcul de la taxe professionnelle.
Dans les cas où un système de gestion de la paie devrait fournir plus que les éléments de base, il est judicieux de déterminer quelles fonctionnalités supplémentaires seraient utiles. Par exemple, vous souhaiterez peut-être un système de paie capable d’imprimer des chèques de paie, voire même de gérer l’option de dépôt direct, si vous offrez ce service à vos employés. Un autre avantage d'un système plus avancé est la possibilité de préparer automatiquement des formulaires de revenus mensuels pouvant être imprimés et envoyés par la poste aux agences de l'État et des administrations fiscales nationales. Un système de paie de ce type peut réduire le nombre d'heures nécessaires à la gestion de ces fonctions, ce qui permet de transférer ces ressources vers d'autres aspects de l'entreprise.
Que l'on souhaite un système de paie de base ou plus complet, il faut toujours prendre en compte quelques aspects fondamentaux. L'un de ces aspects est la sécurité. Le système doit être accompagné de protocoles permettant de limiter l’accès aux données de paie. Certains systèmes adoptent ce qu’on appelle une approche de cafétéria, en ce sens que chaque utilisateur autorisé se voit attribuer des droits d’accès spécifiques à des informations particulières contenues dans la base de données de paie, mais pas à d’autres types de données présentes dans le système. Outre la sécurité quotidienne, les meilleures solutions de système de traitement de la paie disposeront également d'options de récupération de données, ce qui peut s'avérer utile en cas de sinistre ou de corruption de la base de données principale.
Les meilleures options du système de traitement de la paie seront également quelque peu flexibles, dans la mesure où l’ajout d’employés ou la réorganisation d’employés existants dans de nouveaux regroupements par département est facilement géré. Si un système donné risque d’être dépassé dans un an ou deux, il ne vaut probablement pas votre temps ni votre argent. Choisissez quelque chose que vous pouvez utiliser à long terme, même si votre entreprise se développe à pas de géant.
Gardez à l'esprit que vous pouvez toujours choisir d'externaliser la paie, ce qui vous évite d'avoir à gérer un système de paie en interne. S'il s'agit d'une option viable, assurez-vous que le service préparera tous les formulaires nécessaires, mettra régulièrement à jour ses formules afin de refléter les lois en vigueur en matière de fiscalité et de retenue à la source, et pourra vous permettre d'accéder à vos registres de paie à tout moment. Aujourd'hui, de nombreux partenaires fournissent ce type de service à des tarifs que même les plus petites entreprises trouveront intéressants.