Hoe kies ik het beste payrollsysteem?
Het kiezen van het juiste loonsysteem voor uw bedrijf is iets ingewikkelder dan veel mensen zich realiseren. Afhankelijk van waar uw bedrijf is gevestigd, is het nodig om te voldoen aan specifieke overheidsvoorschriften die betrekking hebben op het bijhouden van registers, evenals het beheren van de loonberekening en het inhouden van belastingen op een manier die in overeenstemming is met die voorschriften. Er zijn ook andere functies die u misschien nuttig vindt bij uw salarisadministratie en het niveau van service en ondersteuning dat het uw werknemers biedt.
De omvang van uw bedrijf is vaak een sleutelfactor bij het kiezen van het beste loonsysteem. Tegenwoordig zijn er open source softwarepakketten die specifiek zijn ontworpen voor gebruik door kleinere bedrijven, met sommige van deze pakketten inclusief basissalarissoftware. Pakketten als deze zijn ideaal voor iemand die slechts een paar mensen in dienst heeft en elementaire hulp nodig heeft bij het berekenen van het basisloon, overuren en het relatief gemakkelijk bijhouden van persoonlijke, zieke en vakantiedagen. De meeste van deze open source-pakketten kunnen ook worden gekoppeld aan inkomstenbureaus op nationaal en nationaal niveau, waardoor het gemakkelijk wordt om eventuele belastingwijzigingen bij te houden die inhouding of de berekening van bedrijfsbelastingen beïnvloeden.
Voor situaties waarin een loonbeheersysteem meer moet bieden dan de basis, is het een goed idee om te bepalen welke extra functies nuttig zouden zijn. U wilt bijvoorbeeld een payrollsysteem dat de mogelijkheid heeft om looncheques af te drukken, of mogelijk zelfs de directe stortingsoptie te beheren, als u die service aan uw werknemers aanbiedt. Een ander voordeel van een geavanceerder systeem is de mogelijkheid om automatisch inkomstenformulieren op te stellen op een maandelijkse basis die kunnen worden afgedrukt en gemaild naar nationale en nationale inkomstenbureaus. Een dergelijk salarissysteem kan het aantal uren minimaliseren dat nodig is om deze functies te beheren, waardoor het mogelijk wordt om die middelen naar andere aspecten van het bedrijf om te leiden.
Of het nu gaat om een eenvoudig of een uitgebreider salarisstelsel, er zijn altijd een paar kernaspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Een van die aspecten is beveiliging. Het systeem moet komen met protocollen die het mogelijk maken de toegang tot de loongegevens te beperken. Sommige systemen hanteren een zogenaamde cafetariabenadering, omdat elke geautoriseerde gebruiker specifieke toegangsrechten krijgt voor bepaalde informatie in de salarisdatabase, maar niet voor andere soorten gegevens in het systeem. Naast de dagelijkse beveiliging hebben de beste oplossingen voor het salarissysteem ook opties voor gegevensherstel beschikbaar, wat handig kan zijn in geval van een ramp of corruptie in de hoofddatabase.
De beste payroll-systeemopties zullen ook enigszins flexibel zijn, doordat het toevoegen van werknemers of het herschikken van bestaande werknemers naar nieuwe afdelingsgroepen eenvoudig wordt beheerd. Als een bepaald systeem waarschijnlijk over een jaar of twee is ontgroeid, is het waarschijnlijk uw tijd of geld niet waard. Ga met iets dat u op de lange termijn kunt gebruiken, zelfs als uw bedrijf met grote sprongen groeit.
Houd er rekening mee dat u er altijd voor kunt kiezen om de loonlijst uit te besteden, waardoor het niet nodig is om een loonlijstsysteem in huis te houden. Als dit een haalbare optie is, zorg er dan voor dat de service alle benodigde formulieren voorbereidt, haar formules routinematig bijwerkt om de huidige belasting- en bronwetten weer te geven en in staat is u toegang tot uw loonadministratie te geven wanneer u ze nodig hebt. Tegenwoordig zijn er veel partners die dit soort diensten aanbieden tegen tarieven die zelfs kleinere bedrijven aantrekkelijk zullen vinden.