Jak si mohu vybrat nejlepší mzdový systém?
Výběr správného mzdového systému pro vaše podnikání je o něco složitější, než si mnoho lidí uvědomuje. V závislosti na tom, kde se vaše společnost nachází, je třeba dodržovat zvláštní vládní předpisy, které se týkají vedení záznamů, jakož i řízení výpočtu mezd a srážky daní způsobem, který je v souladu s těmito předpisy. Existují také další funkce, které vám mohou pomoci se mzdovým systémem a úrovní služeb a podpory poskytované vašim zaměstnancům.
Velikost vašeho podnikání je často klíčovým faktorem při výběru nejlepšího mzdového systému. Dnes existují softwarové balíčky s otevřeným zdrojovým kódem, které jsou navrženy speciálně pro použití menšími společnostmi, přičemž některé z těchto balíčků zahrnují základní software pro výplatní listiny. Balíčky, jako jsou tyto, jsou ideální pro někoho, kdo zaměstnává jen několik lidí, a potřebuje základní pomoc při výpočtu základního platu, přesčasů a udržení kroků s osobními, nemocnými a prázdninovými dny s relativně snadným přístupem. Většina z těchto balíčků s otevřeným zdrojovým kódem se také může propojit s agenturami pro správu příjmů na vnitrostátní a státní úrovni, což usnadňuje udržení krok s případnými daňovými změnami, které mají dopad na srážky nebo výpočet obchodních daní.
V situacích, ve kterých by systém řízení mezd měl poskytovat více než základní, je dobré určit, jaké další funkce by byly užitečné. Například můžete chtít mzdový systém, který je schopen tisknout mzdové šeky, nebo možná dokonce spravovat možnost přímého vkladu, pokud tuto službu svým zaměstnancům nabízíte. Další výhodou pokročilejšího systému je schopnost automaticky připravovat formuláře příjmů každý měsíc, které lze vytisknout a zaslat státním a národním agenturám pro příjem. Mzdový systém tohoto typu může minimalizovat počet hodin potřebných pro správu těchto funkcí, což umožňuje přesměrovat tyto zdroje do jiných aspektů podnikání.
Ať už je požadován základní nebo komplexnější systém mezd, existuje několik základních aspektů, které je třeba vždy zvážit. Jedním z těchto aspektů je bezpečnost. Systém musí být dodáván s protokoly, které umožňují omezit přístup k mzdovým údajům. Některé systémy používají tzv. Kavárenský přístup, protože každému oprávněnému uživateli jsou udělena specifická přístupová práva ke konkrétním informacím obsaženým v databázi mezd, nikoli však k jiným typům dat nalezených v systému. Spolu s každodenním zabezpečením budou mít nejlepší systémová řešení pro výplatní listiny také možnosti obnovy dat, které mohou být užitečné v případě katastrofy nebo poškození hlavní databáze.
Nejlepší možnosti mzdového systému budou také poněkud flexibilní, protože snadno lze spravovat přidávání zaměstnanců nebo přeskupování stávajících zaměstnanců do nových skupin oddělení. Pokud je pravděpodobné, že daný systém vyroste za rok nebo dva, pravděpodobně nestojí za váš čas ani peníze. Jděte s něčím, co můžete použít dlouhodobě, i když vaše firma roste mílovými kroky.
Mějte na paměti, že se můžete vždy rozhodnout zadávat mezd externě, což eliminuje potřebu udržovat systém mezd v domě. Pokud je to proveditelná možnost, ujistěte se, že služba připraví všechny potřebné formuláře, rutinně aktualizuje své vzorce tak, aby odrážely současné daňové a srážkové zákony, a je schopna vám umožnit přístup k mzdovým záznamům, kdykoli je potřebujete. V dnešní době existuje mnoho partnerů, kteří poskytují tento typ služeb za ceny, které přitahují i menší společnosti.