Como escolho o melhor sistema de folha de pagamento?
Escolher o sistema de folha de pagamento certo para o seu negócio é um pouco mais complicado do que muitas pessoas imaginam. Dependendo de onde sua empresa se baseia, é necessário cumprir com regulamentos governamentais específicos relacionados à manutenção de registros, além de gerenciar o cálculo dos salários e a retenção de impostos de uma maneira que está em conformidade com esses regulamentos. Existem também outros recursos que você pode achar úteis com seu sistema de folha de pagamento e o nível de serviço e suporte que ele fornece aos seus funcionários.
O tamanho da sua empresa geralmente é um fator -chave quando se trata de escolher o melhor sistema de folha de pagamento. Hoje, existem pacotes de software de código aberto projetados especificamente para uso por empresas menores, com alguns desses pacotes, incluindo o software básico da folha de pagamento. Pacotes como esses são ideais para alguém que emprega apenas algumas pessoas e precisa de ajuda básica no cálculo de salários básicos, horas extras e acompanhar os dias de férias pessoais, doentes e de férias.com a relativa facilidade. A maioria desses pacotes de código aberto também pode interagir com as agências de receita nos níveis nacional e estadual, facilitando o acompanhamento de quaisquer alterações fiscais que afetam a retenção da fonte ou o cálculo dos impostos comerciais.
Para situações nas quais um sistema de gerenciamento de folha de pagamento deve fornecer mais do que o básico, é uma boa ideia determinar quais recursos adicionais seriam úteis. Por exemplo, você pode querer um sistema de folha de pagamento que tenha a capacidade de imprimir cheques de folha de pagamento ou possivelmente gerenciar a opção de depósito direto, se você oferecer esse serviço aos seus funcionários. Outro benefício de um sistema mais avançado é a capacidade de preparar automaticamente os formulários de receita mensalmente, que podem ser impressos e enviados por correio para as agências estaduais e nacionais de receita. Um sistema de folha de pagamento desse tipo pode minimizar o número de horas necessárias para gerenciar essas funções, possibilitando desviarEsses recursos para outros aspectos do negócio.
Seja o sistema básico ou mais abrangente da folha de pagamento, existem alguns aspectos principais que sempre devem ser considerados. Um desses aspectos é a segurança. O sistema deve vir com protocolos que possibilitem limitar o acesso aos dados da folha de pagamento. Alguns sistemas adotam o que é conhecido como abordagem de cafeteria, pois cada usuário autorizado recebe direitos de acesso específicos a informações específicas contidas no banco de dados da folha de pagamento, mas não a outros tipos de dados encontrados no sistema. Juntamente com a segurança diária, as melhores soluções do sistema de folha de pagamento também terão opções de recuperação de dados disponíveis, que podem ser úteis no caso de um desastre ou corrupção para o banco de dados principal.
As melhores opções do sistema de folha de pagamento também serão um pouco flexíveis, pois adicionar funcionários ou reorganizar funcionários existentes em novos agrupamentos departamentais é facilmente gerenciado. Se um determinado sistema provavelmente será superado em um ano ou dois, é proBABILE não vale o seu tempo ou dinheiro. Vá com algo que você pode usar a longo prazo, mesmo que sua empresa cresça aos trancos e barrancos.
Lembre -se de que você sempre pode optar por terceirizar a folha de pagamento, o que elimina a necessidade de manter um sistema de folha de pagamento em casa. Se for uma opção viável, verifique se o serviço preparará todos os formulários necessários, atualiza rotineiramente suas fórmulas para refletir as leis atuais de tributação e retenção da fonte e é capaz de permitir que você acesse seus registros de folha de pagamento sempre que precisar. Hoje, existem muitos parceiros que prestam esse tipo de serviço a taxas que as empresas ainda menores acharão atraente.