Como escolho o melhor sistema de folha de pagamento?
Escolher o sistema de folha de pagamento certo para o seu negócio é um pouco mais complicado do que muitas pessoas imaginam. Dependendo de onde sua empresa está sediada, é necessário cumprir regulamentos governamentais específicos relacionados à manutenção de registros, bem como gerenciar o cálculo de salários e a retenção de impostos de uma maneira que esteja em conformidade com esses regulamentos. Também há outros recursos que você pode achar úteis no seu sistema de folha de pagamento e no nível de serviço e suporte que ele fornece aos seus funcionários.
O tamanho do seu negócio costuma ser um fator-chave na escolha do melhor sistema de folha de pagamento. Hoje, existem pacotes de software de código aberto projetados especificamente para uso por empresas menores, com alguns desses pacotes, incluindo software básico de folha de pagamento. Pacotes como esses são ideais para quem emprega apenas poucas pessoas e precisa de ajuda básica para calcular salários básicos, horas extras e acompanhar os dias pessoais, doentes e de férias com relativa facilidade. A maioria desses pacotes de código aberto também pode interagir com agências de receita nos níveis nacional e estadual, facilitando o acompanhamento de quaisquer alterações tributárias que afetem a retenção na fonte ou o cálculo de impostos comerciais.
Para situações em que um sistema de gerenciamento de folha de pagamento deve fornecer mais do que o básico, é uma boa idéia determinar quais recursos adicionais seriam úteis. Por exemplo, você pode desejar um sistema de folha de pagamento que tenha a capacidade de imprimir cheques da folha de pagamento, ou até mesmo gerenciar a opção de depósito direto, se você oferecer esse serviço aos seus funcionários. Outro benefício de um sistema mais avançado é a capacidade de preparar automaticamente os formulários de receita mensalmente, que podem ser impressos e enviados por correio às agências de receita estaduais e nacionais. Um sistema de folha de pagamento desse tipo pode minimizar o número de horas necessárias para gerenciar essas funções, possibilitando desviar esses recursos para outros aspectos do negócio.
Se um sistema de folha de pagamento básico ou mais abrangente é desejado, há alguns aspectos principais que sempre devem ser considerados. Um desses aspectos é a segurança. O sistema deve vir com protocolos que permitam limitar o acesso aos dados da folha de pagamento. Alguns sistemas adotam o que é conhecido como abordagem de cafeteria, em que cada usuário autorizado recebe direitos de acesso específicos a informações específicas contidas no banco de dados da folha de pagamento, mas não a outros tipos de dados encontrados no sistema. Juntamente com a segurança do dia-a-dia, as melhores soluções de sistema de folha de pagamento também terão opções de recuperação de dados disponíveis, que podem ser úteis no caso de um desastre ou corrupção no banco de dados principal.
As melhores opções de sistema de folha de pagamento também serão flexíveis, pois é fácil gerenciar funcionários ou reorganizar funcionários existentes em novos grupos departamentais. Se um determinado sistema provavelmente será superado em um ou dois anos, provavelmente não valerá seu tempo ou dinheiro. Escolha algo que você possa usar a longo prazo, mesmo que sua empresa cresça aos trancos e barrancos.
Lembre-se de que você sempre pode optar por terceirizar a folha de pagamento, o que elimina a necessidade de manter um sistema interno de folha de pagamento. Se essa for uma opção viável, verifique se o serviço preparará todos os formulários necessários, atualize rotineiramente suas fórmulas para refletir as leis atuais de tributação e retenção e seja capaz de permitir o acesso aos seus registros da folha de pagamento sempre que você precisar. Hoje, existem muitos parceiros que fornecem esse tipo de serviço a taxas que empresas ainda menores acham atraente.