Hvordan velger jeg det beste lønnssystemet?

Å velge riktig lønnssystem for bedriften din er litt mer komplisert enn mange er klar over. Avhengig av hvor firmaet ditt er basert, er det behov for å overholde spesifikke statlige forskrifter som angår journalføring, samt å styre beregningen av lønn og kildeskatt på en måte som er i samsvar med disse forskriftene. Det er også andre funksjoner du kan være nyttig med lønnssystemet ditt og nivået på service og support som det gir dine ansatte.

Størrelsen på virksomheten din er ofte en sentral faktor når det gjelder å velge det beste lønnssystemet. I dag er det open source-programvarepakker som er designet spesielt for bruk av mindre selskaper, med noen av disse pakkene inkludert grunnleggende lønnsprogramvare. Pakker som disse er ideelle for noen som sysselsetter bare noen få mennesker, og som trenger grunnleggende hjelp til å beregne grunnlønn, overtid og å følge med på personlige, syke og feriedager med relativt enkelhet. De fleste av disse open source-pakker kan også grensesnitt med inntektsbyråer på nasjonalt og statlig nivå, noe som gjør det enkelt å følge med på eventuelle skatteendringer som påvirker forskuddstrekk eller beregning av forretningsskatter.

For situasjoner der et lønnsstyringssystem skal gi mer enn det grunnleggende, er det en god idé å finne ut hvilke tilleggsfunksjoner som vil være nyttige. For eksempel kan det være lurt å ha et lønnssystem som har muligheten til å skrive ut lønnskontroller, eller til og med administrere alternativet for direkte innskudd, hvis du tilbyr denne tjenesten til dine ansatte. En annen fordel med et mer avansert system er muligheten til automatisk å utarbeide inntektsformer på månedlig basis som kan skrives ut og sendes til statlige og nasjonale inntektsbyråer. Et lønnssystem av denne typen kan minimere antall timer som trengs for å administrere disse funksjonene, noe som gjør det mulig å avlede ressursene til andre aspekter av virksomheten.

Enten det er ønskelig med grunnleggende eller et mer omfattende lønnssystem, det er noen få kjerneaspekter som alltid må vurderes. Et av disse aspektene er sikkerhet. Systemet må komme med protokoller som gjør det mulig å begrense tilgangen til lønnsdata. Noen systemer tar det som kalles en kafeteria-tilnærming, ved at hver autorisert bruker får spesifikke tilgangsrettigheter til spesiell informasjon i lønnsdatabasen, men ikke til andre typer data som finnes i systemet. Sammen med daglig sikkerhet, vil de beste lønnssystemløsningene også ha alternativer for datagjenoppretting, som kan komme til nytte i tilfelle en katastrofe eller korrupsjon i hoveddatabasen.

De beste lønnssystemalternativene vil også være noe fleksible, ved at det enkelt blir administrert å legge til ansatte eller omorganisere eksisterende ansatte i nye avdelingsgrupper. Hvis et gitt system sannsynligvis vil vokse ut om et år eller to, er det sannsynligvis ikke verdt din tid eller penger. Gå med noe du kan bruke på lang sikt, selv om virksomheten vokser med store sprang.

Husk at du alltid kan velge å sette ut lønningslisten, noe som eliminerer behovet for å opprettholde et lønnssystem i huset. Hvis dette er et levedyktig alternativ, må du sørge for at tjenesten utarbeider alle nødvendige skjemaer, oppdaterer rutinemessig formlene sine for å gjenspeile gjeldende beskatning og forskuddstrekklover, og er i stand til å gi deg tilgang til lønnsregistrene dine når du trenger dem. I dag er det mange partnere som tilbyr denne typen tjenester til priser som enda mindre selskaper vil finne attraktive.