Hur väljer jag det bästa lönesystemet?
Att välja rätt lönesystem för ditt företag är lite mer komplicerat än vad många inser. Beroende på var ditt företag är baserat, finns det ett behov att följa specifika statliga bestämmelser som avser registerföring, liksom att hantera beräkningen av lön och källskatt på ett sätt som överensstämmer med dessa föreskrifter. Det finns också andra funktioner som du kan hitta till hjälp med ditt lönesystem och den servicenivå och support som det ger dina anställda.
Storleken på ditt företag är ofta en viktig faktor när det gäller att välja det bästa lönesystemet. Idag finns det open source-programvarupaket som är utformade specifikt för användning av mindre företag, med några av dessa paket inklusive grundläggande löneprogram. Paket som dessa är idealiska för någon som bara sysselsätter ett fåtal personer och behöver grundläggande hjälp för att beräkna grundlön, övertid och att hålla jämna steg med personliga, sjuka och semesterdagar relativt sett. De flesta av dessa öppna källkodspaket kan också gränssnitt med intäktsföretag på nationell nivå och statlig nivå, vilket gör det enkelt att hålla jämna steg med eventuella skatteförändringar som påverkar källskatt eller beräkningen av företagsskatter.
För situationer där ett lönehanteringssystem bör ge mer än grunderna är det en bra idé att avgöra vilka ytterligare funktioner som skulle vara till hjälp. Till exempel kanske du vill ha ett lönesystem som har förmågan att skriva ut lönekontroller, eller kanske till och med hantera alternativet för direktinsättning, om du erbjuder den tjänsten till dina anställda. En annan fördel med ett mer avancerat system är förmågan att automatiskt förbereda intäktsformulär varje månad som kan skrivas ut och skickas till statliga och nationella inkomster. Ett lönesystem av denna typ kan minimera antalet timmar som behövs för att hantera dessa funktioner, vilket gör det möjligt att vidarebefordra dessa resurser till andra aspekter av verksamheten.
Oavsett om det är önskvärt med ett grundläggande eller ett mer omfattande lönesystem är det några kärnaspekter som alltid måste beaktas. En av dessa aspekter är säkerhet. Systemet måste ha protokoll som gör det möjligt att begränsa åtkomsten till lönedata. Vissa system tar det så kallade cafeteria-tillvägagångssättet genom att varje auktoriserad användare beviljas specifika åtkomsträttigheter till särskild information som finns i lönedatabasen, men inte till andra typer av data som finns i systemet. Tillsammans med den dagliga säkerheten kommer de bästa lönesystemlösningarna också att ha dataåterställningsalternativ tillgängliga, vilket kan vara praktiskt vid en katastrof eller korruption i huvuddatabasen.
De bästa lönesystemalternativen kommer också att vara något flexibla, genom att enkelt lägga till anställda eller ordna befintliga anställda i nya avdelningsgrupper. Om ett visst system troligen kommer att växa ut om ett år eller två, är det förmodligen inte värt din tid eller pengar. Gå med något du kan använda på lång sikt, även om ditt företag växer snabbt.
Kom ihåg att du alltid kan välja att lägga ut lönen, vilket eliminerar behovet av att hålla ett lönesystem i hus. Om detta är ett genomförbart alternativ, se till att tjänsten förbereder alla nödvändiga formulär, uppdaterar rutinmässigt sina formler för att återspegla gällande lagar om beskattning och källskatt och att du kan få åtkomst till dina löneposter när du behöver dem. Idag finns det många partners som tillhandahåller denna typ av tjänster till priser som även mindre företag kommer att hitta attraktiva.