¿Cómo mejoro el flujo de trabajo?

Mejorar el flujo de trabajo es un proceso importante, ya sea para un individuo o una organización. Se ha demostrado que un flujo de trabajo mejorado maximiza la eficiencia, minimiza los residuos tanto en el tiempo como en los recursos y mejora la moral. La forma de mejorar el flujo de trabajo puede ser tan simple como identificar y eliminar el tiempo perdido o tan complejo como examinar y cambiar todo el proceso y/o automatizar todo o parte de él. No importa cuán grande o pequeño sea el trabajo o el proceso, vale la pena el tiempo y el esfuerzo para tomar las medidas para mejorar el flujo de trabajo.

El primer paso para mejorar el flujo de trabajo es identificar y eliminar el desperdicio, y el mayor desperdicio de todos es el tiempo. El lugar de trabajo moderno se ha acostumbrado y depende del correo electrónico, mensajes instantáneos y mensajes de texto. Estos medios de comunicación estaban destinados a ahorrar tiempo, pero pueden conducir a una sobreabundancia de información inútil y tiempo perdido. Puede mejorar el flujo de trabajo simplemente eliminando o limitando los mensajes y mensajes de texto instantáneos y estableciendo expectativas razonables en el correo electrónico. Reaccionar o responder a los correos electrónicos tan pronto como lleguen puede ser una pérdida de tiempo. Establecer varias veces durante el día que se dedica a leer y responder correos electrónicos mejorará su flujo de trabajo y productividad.

Estas interrupciones son solo algunas de las muchas que pueden detener el flujo de trabajo. Cualquier trabajo o proceso procederá mejor y más con un bloque de tiempo razonable dedicado a él en lugar de tratar de hacerlo en pequeños incrementos. Dejar a un lado incluso 20 o 30 minutos para dedicar a una sola tarea o proceso lo ayudará a hacer grandes avances para aumentar la productividad y mejorar el flujo de trabajo. Centrarse en una tarea particular para un bloque de tiempo relativamente corto pero ininterrumpido puede ser uno de los mejores métodos para ayudarlo a mejorar el flujo de trabajo.

Para procedimientos más complicados y organizaciones más grandes, requiere un enfoque más sistemático para mejorar el flujo de trabajo. Estos procesos implican una rupturaInfoque el flujo de trabajo en pequeños pasos finitos y analizando las tareas involucradas en cada paso. Los dos principios más importantes que luego se pueden asignar a cada paso son la responsabilidad y la automatización. Una sola persona o entidad debe ser completamente responsable de lograr cada paso, lo que elimina la señalización y la dilación.

La siguiente parte es preguntar si se puede automatizar un paso. Cualquier parte del proceso que pueda ser completamente automatizada, sacando personal de la ecuación, es un paso importante para mejorar el flujo de trabajo. Después de que se haya analizado cada paso, se ha asignado la responsabilidad y el trabajo se ha automatizado cuando sea posible, todo el proceso de flujo de trabajo mejorará mucho.

Los pasos para mejorar el flujo de trabajo implican principalmente el sentido común y las técnicas de gestión tradicionales. El desafío es dividir el flujo de trabajo en pasos manejables y luego mejorar cada uno de los pasos involucrados. De esta manera, puede eliminar el desperdicio, maximizar el tiempo y la productividad y la improvisaciónE flujo de trabajo.

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