워크 플로우를 개선하려면 어떻게해야합니까?

워크 플로우 개선은 개인이든 조직이든 중요한 프로세스입니다. 효율성을 극대화하고 시간과 자원의 낭비를 최소화하며 사기를 개선하는 개선 된 워크 플로우가 입증되었습니다. 워크 플로를 개선하는 방법은 낭비되는 시간을 식별 및 제거하는 것만 큼 간단하거나 전체 프로세스를 검사 및 변경하거나 전체 또는 일부를 자동화하는 것만 큼 복잡 할 수 있습니다. 작업 또는 프로세스의 규모에 관계없이 워크 플로를 개선하기위한 단계를 수행하는 데는 시간과 노력이 필요합니다.

워크 플로우를 개선하기위한 첫 번째 단계는 폐기물을 식별하고 제거하는 것이며, 가장 큰 낭비는 시간입니다. 현대의 직장은 이메일, 인스턴트 메시징 및 문자 메시지에 익숙해지고 의존합니다. 이러한 의사 소통 수단은 시간을 절약하기위한 것이지만, 쓸모없는 정보가 과도하게 낭비되고 시간이 낭비 될 수 있습니다. 인스턴트 메시징 및 문자 메시지를 제거하거나 제한하고 전자 메일에 대한 합리적인 기대치를 설정하여 간단히 워크 플로를 개선 할 수 있습니다. 이메일이 도착하자마자 반응하거나 응답하는 것은 시간 낭비 일 수 있습니다. 전자 메일을 읽고 응답하는 데 하루 종일 여러 번 설정하면 워크 플로 및 생산성이 향상됩니다.

이러한 중단은 워크 플로를 중단시킬 수있는 많은 것 중 일부에 지나지 않습니다. 모든 작업이나 프로세스는 조금씩 증가 시키려고 노력하기보다는 적절한 시간 블록을 사용하여 더 잘 진행됩니다. 단일 작업 또는 프로세스에 전념하기 위해 20 분 또는 30 분을 따로 설정하면 생산성을 높이고 워크 플로를 개선하는 데 큰 도움이됩니다. 비교적 짧지 만 중단없는 시간 블록을 위해 특정 작업에 집중하는 것은 워크 플로를 개선하는 데 가장 좋은 방법 중 하나 일 수 있습니다.

보다 복잡한 절차와 대규모 조직의 경우 워크 플로를 개선하기 위해보다 체계적인 접근 방식이 필요합니다. 이러한 프로세스에는 워크 플로를 작고 유한 한 단계로 나누고 각 단계와 관련된 작업을 분석합니다. 각 단계에 할당 할 수있는 가장 중요한 두 가지 원칙은 책임과 자동화입니다. 단일 단계의 개인 또는 실체는 각 단계를 완수 할 책임이 있으므로 손가락을 가리 키거나 미루지 않아도됩니다.

다음 부분은 단계를 자동화 할 수 있는지 묻는 것입니다. 완전 자동화 된 프로세스의 모든 부분은 직원을 등식에서 제외시켜 워크 플로우 개선을위한 주요 단계입니다. 각 단계를 분석 한 후 책임을 할당하고 가능한 경우 작업을 자동화하면 전체 워크 플로 프로세스가 훨씬 향상됩니다.

워크 플로를 개선하는 단계에는 대개 상식과 기존 관리 기술이 포함됩니다. 문제는 워크 플로를 관리 가능한 단계로 나누고 관련된 각 단계를 개선하는 것입니다. 이러한 방식으로 낭비를 제거하고 시간과 생산성을 최대화하며 워크 플로우를 개선 할 수 있습니다.