Jak mohu zlepšit pracovní postup?
Zlepšení pracovního postupu je důležitým procesem, ať už jde o jednotlivce nebo organizaci. Je prokázáno, že vylepšený pracovní postup maximalizuje účinnost, minimalizuje plýtvání časem i zdroji a zlepšuje morálku. Způsob, jak zlepšit pracovní postup, může být stejně jednoduchý jako identifikace a eliminace zbytečného času nebo složitý jako zkoumání a změna celého procesu a / nebo automatizace celého procesu nebo jeho části. Bez ohledu na to, jak velká nebo malá je úloha nebo proces, stojí za čas a úsilí podniknout kroky ke zlepšení pracovního postupu.
Prvním krokem ke zlepšení pracovního postupu je identifikace a odstranění odpadu a největším odpadem ze všech je čas. Moderní pracoviště si zvyklo a závisí na e-mailu, rychlých zprávách a textových zprávách. Účelem těchto komunikačních prostředků bylo ušetřit čas, ale mohou vést k nadbytku zbytečných informací a plýtvání časem. Pracovní postup můžete zlepšit jednoduše odstraněním nebo omezením rychlých zpráv a textových zpráv a nastavením rozumných očekávání na e-mail. Reakce na e-maily nebo odpověď na e-maily, jakmile přijdou, může být časově zbytečná. Několikanásobné nastavení dne, které je věnováno čtení a odpovídání na e-maily, zlepší váš pracovní postup a produktivitu.
Tato přerušení jsou jen některé z mnoha, které mohou zastavit pracovní postup. Každá práce nebo proces bude probíhat lépe a dále s přiměřeným časovým odstupem, který je věnován, spíše než se snažit o to, aby se to provádělo v malých přírůstcích. Pokud odložíte i 20 nebo 30 minut na jeden úkol nebo proces, pomůže vám to udělat velký pokrok při zvyšování produktivity a zlepšování pracovního postupu. Zaměření na konkrétní úkol po relativně krátký, ale nepřetržitý blok času může být jednou z nejlepších metod, které vám pomohou zlepšit pracovní postup.
Pro komplikovanější postupy a větší organizace vyžaduje systematičtější přístup ke zlepšení pracovního postupu. Tyto procesy zahrnují rozdělení pracovního postupu na malé, konečné kroky a analýzu úkolů zahrnutých v každém kroku. Dva nejdůležitější principy, které pak lze přiřadit ke každému kroku, jsou odpovědnost a automatizace. Jedna osoba nebo entita musí být plně odpovědná za dosažení každého kroku, který vylučuje ukazování prstem a otálení.
Další část se ptá, zda může být krok automatizován. Jakákoli část procesu, která může být zcela automatizována a vyřazuje personál z rovnice, je významným krokem ke zlepšení pracovního postupu. Poté, co byl každý krok analyzován, byla přidělena odpovědnost a práce byla automatizována, kde to bylo možné, celý proces pracovního postupu bude mnohem lepší.
Kroky ke zlepšení pracovního postupu většinou zahrnují zdravý rozum a tradiční techniky řízení. Úkolem je rozdělit pracovní postup na zvládnutelné kroky a poté vylepšit každý ze zúčastněných kroků. Tímto způsobem můžete eliminovat plýtvání, maximalizovat čas a produktivitu a zlepšit pracovní postup.