ワークフローを改善するにはどうすればよいですか？

ワークフローを改善することは、個人であれ組織であれ、重要なプロセスです。 改善されたワークフローは、効率を最大化し、時間とリソースの無駄を最小限に抑え、士気を向上させることが実証されています。 ワークフローを改善する方法は、無駄な時間を特定して排除するのと同じくらい簡単な場合もあれば、プロセス全体を調べて変更したり、そのすべてまたは一部を自動化するのと同じくらい複雑な場合もあります。 ジョブやプロセスがどれだけ大きくても小さくても、ワークフローを改善するための措置を取ることは時間と労力の価値があります。

ワークフローを改善するための最初のステップは、無駄を特定して排除することです。すべての最大の無駄は時間です。 現代の職場は、電子メール、インスタントメッセージング、およびテキストメッセージに慣れ、依存しています。 これらの通信手段は時間を節約することを目的としていましたが、無用な情報が多くなり、時間が無駄になる可能性があります。 インスタントメッセージングとテキストメッセージを削除または制限し、電子メールに合理的な期待を設定するだけで、ワークフローを改善できます。 メールが届いてすぐに反応したり返信したりすると、時間の無駄になります。 電子メールの読み取りと応答に専念する日中に複数回設定すると、ワークフローと生産性が向上します。

これらの中断は、ワークフローを停止させる可能性がある多くのほんの一部です。 すべてのジョブまたはプロセスは、少しずつ実行しようとするのではなく、適切な時間をかけて適切に進められます。 単一のタスクまたはプロセスに専念するために20分または30分も取っておけば、生産性の向上とワークフローの改善に大きく貢献できます。 比較的短いが中断されない時間の特定のタスクに焦点を当てることは、ワークフローの改善に役立つ最良の方法の1つです。

より複雑な手順や大規模な組織では、ワークフローを改善するために、より体系的なアプローチが必要です。 これらのプロセスには、ワークフローを小さな有限ステップに分割し、各ステップに関係するタスクを分析することが含まれます。 各ステップに割り当てることができる2つの最も重要な原則は、責任と自動化です。 各ステップを達成するために、単一の個人またはエンティティが完全に責任を負う必要があります。これにより、指さしと先延ばしがなくなります。

次の部分は、ステップを自動化できるかどうかを尋ねることです。 完全に自動化できるプロセスのどの部分も、人員を排除して、ワークフローを改善するための主要なステップです。 各ステップが分析され、責任が割り当てられ、可能な限り作業が自動化された後、ワークフロープロセス全体が大幅に改善されます。

ワークフローを改善する手順には、ほとんどの場合、常識と従来の管理手法が含まれます。 課題は、ワークフローを管理可能なステップに分割し、関連する各ステップを改善することです。 このようにして、無駄をなくし、時間と生産性を最大化し、ワークフローを改善できます。