ワークフローを改善するにはどうすればよいですか？

ワークフローの改善は、個人であろうと組織であろうと、重要なプロセスです。改善されたワークフローは、効率を最大化し、時間とリソースの両方の廃棄物を最小限に抑え、士気を改善することが証明されています。ワークフローを改善する方法は、無駄な時間を特定して排除するのと同じくらい簡単です。また、プロセス全体を調べて変更したり、そのすべてまたは一部を自動化したりするのと同じくらい簡単です。仕事やプロセスがどれほど大きくても小さくても、ワークフローを改善するための措置を講じることは時間と労力を費やす価値があります。

ワークフローを改善するための最初のステップは、廃棄物を特定して排除することであり、すべての最大の無駄は時間です。現代の職場は、電子メール、インスタントメッセージング、テキストメッセージに慣れており、依存しています。これらのコミュニケーション手段は時間を節約することを目的としていましたが、役に立たない情報と無駄な時間の過剰につながる可能性があります。インスタントメッセージングとテキストメッセージを排除または制限し、電子メールに合理的な期待を設定することにより、単にワークフローを改善できます。電子メールが入ってすぐに反応したり、電子メールに対応することは、時間の浪費になる可能性があります。日中に数回設定して、電子メールの読み取りと回答に専念すると、ワークフローと生産性が向上します。

これらの中断は、ワークフローを停止できる多くの多くのものです。あらゆる仕事やプロセスは、少しずつそれを成し遂げようとするのではなく、それに専念する合理的な時間のブロックでより良く進みます。単一のタスクまたはプロセスに専念するために20分または30分でも取ることで、生産性を向上させ、ワークフローを改善する上で大きな進歩を遂げることができます。比較的短いが途切れない時間のブロックのために特定のタスクに焦点を当てることは、ワークフローを改善するのに役立つ最良の方法の1つです。

より複雑な手順と大規模な組織には、ワークフローを改善するために、より体系的なアプローチが必要です。これらのプロセスには休憩が含まれますワークフローを小さくて有限の手順に導き、各ステップに含まれるタスクを分析します。その後、各ステップに割り当てることができる2つの最も重要な原則は、責任と自動化です。一人の個人または団体は、指さしや先延ばしを排除する各ステップを達成するために完全に責任を負う必要があります。

次の部分は、ステップを自動化できるかどうかを尋ねることです。完全に自動化できるプロセスの一部は、方程式から人員を取り除くことが、ワークフローを改善するための大きなステップです。各ステップが分析された後、責任が割り当てられ、可能な限り作業が自動化され、ワー​​クフロープロセス全体が大幅に改善されます。

ワークフローを改善する手順には、主に常識と従来の管理手法が含まれます。課題は、ワークフローを管理可能なステップに分割し、関連する各ステップを改善することです。このようにして、廃棄物を排除し、時間と生産性を最大化し、即興でeワークフロー。