Hur förbättrar jag arbetsflödet?

Att förbättra arbetsflödet är en viktig process oavsett om det är för en individ eller en organisation. Ett förbättrat arbetsflöde har visat sig maximera effektiviteten, minimera avfall i både tid och resurser och förbättra moral. Sättet att förbättra arbetsflödet kan vara så enkelt som att identifiera och eliminera bortkastad tid eller så komplicerat som att undersöka och ändra hela processen och / eller automatisera hela eller delar av den. Oavsett hur stort eller litet jobbet eller processen är, är det värt tiden och ansträngningen att vidta åtgärder för att förbättra arbetsflödet.

Det första steget för att förbättra arbetsflödet är att identifiera och eliminera avfall, och det största avfallet av alla är tiden. Den moderna arbetsplatsen har blivit van vid och beroende av e-post, snabbmeddelanden och sms. Dessa kommunikationsmedel var avsedda att spara tid, men de kan leda till en överflöd av värdelös information och slösad tid. Du kan förbättra arbetsflödet helt enkelt genom att eliminera eller begränsa snabbmeddelanden och sms och genom att ställa rimliga förväntningar på e-post. Att reagera på eller svara på e-postmeddelanden så snart de kommer in kan vara en tidsförlorare. Att ställa in flera gånger under dagen som ägnas åt att läsa och svara e-postmeddelanden kommer att förbättra ditt arbetsflöde och produktivitet.

Dessa avbrott är bara några av de många som kan stoppa arbetsflödet. Varje jobb eller process kommer att gå bättre och vidare med en rimlig tidsperiod som ägnas åt det snarare än att försöka få det gjort i små steg. Om du till och med tar 20 till 30 minuter att ägna åt en enda uppgift eller process hjälper dig att göra stora framsteg för att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet. Att fokusera på en viss uppgift under en relativt kort men oavbruten tidsperiod kan vara en av de bästa metoderna för att förbättra arbetsflödet.

För mer komplicerade förfaranden och större organisationer kräver det en mer systematisk strategi för att förbättra arbetsflödet. Dessa processer innebär att arbetsflödet delas upp i små, begränsade steg och analysera uppgifterna i varje steg. De två viktigaste principerna som sedan kan tilldelas varje steg är ansvar och automatisering. En enda person eller enhet måste vara helt ansvarig för att uppnå varje steg, vilket eliminerar fingerpekning och förhalning.

Nästa del frågar om ett steg kan automatiseras. Varje del av processen som kan automatiseras helt och ta personalen ur ekvationen är ett stort steg mot att förbättra arbetsflödet. Efter att varje steg har analyserats, ansvaret har tilldelats och arbetet har automatiserats där det är möjligt kommer hela arbetsflödesprocessen att förbättras mycket.

Stegen för att förbättra arbetsflödet involverar mestadels sunt förnuft och traditionella hanteringstekniker. Utmaningen är att dela upp arbetsflödet i hanterbara steg och sedan förbättra varje steg. På detta sätt kan du eliminera avfall, maximera tid och produktivitet och förbättra arbetsflödet.