Comment améliorer le flux de travail?
Améliorer le flux de travail est un processus important, que ce soit pour un individu ou une organisation. Un flux de travail amélioré a prouvé maximiser l'efficacité, minimiser les déchets en temps et en ressources et améliorer le moral. La façon d'améliorer le flux de travail peut être aussi simple que d'identifier et d'éliminer le temps gaspillé ou aussi complexe que d'examiner et de modifier l'ensemble du processus et / ou d'automatiser tout ou partie. Peu importe la grande ou la taille du travail ou du processus, cela vaut le temps et les efforts pour prendre les mesures pour améliorer le flux de travail.
La première étape pour améliorer le flux de travail est d'identifier et d'éliminer les déchets, et le plus gros gaspillage de tout est le temps. Le lieu de travail moderne s'est habitué et dépend de l'e-mail, de la messagerie instantanée et des SMS. Ces moyens de communication étaient destinés à gagner du temps, mais ils peuvent entraîner une surabondance d'informations inutiles et de temps perdu. Vous pouvez améliorer le flux de travail simplement en éliminant ou en limitant la messagerie instantanée et les SMS et en définissant des attentes raisonnables sur le courrier électronique. Réagir à ou répondre aux e-mails dès leur arrivée peut être un gaspillage de temps. Le réglage plusieurs fois pendant la journée qui est consacré à la lecture et à la réponse des e-mails améliorera votre flux de travail et votre productivité.
Ces interruptions ne sont que quelques-unes des nombreuses qui peuvent mettre un terme au flux de travail. Tout travail ou processus se déroulera mieux et plus loin avec un bloc de temps raisonnable qui lui est consacré plutôt que d'essayer de le faire par petits incréments. La mise en place de 20 ou 30 minutes pour consacrer à une seule tâche ou processus vous aidera à faire de grands progrès dans l'augmentation de la productivité et l'amélioration du flux de travail. Se concentrer sur une tâche particulière pour un bloc de temps relativement court mais ininterrompu peut être l'une des meilleures méthodes pour vous aider à améliorer le flux de travail.
Pour des procédures plus compliquées et des organisations plus grandes, il nécessite une approche plus systématique pour améliorer le flux de travail. Ces processus impliquent une pauseIngler le flux de travail en petites étapes finies et analyser les tâches impliquées dans chaque étape. Les deux principes les plus importants qui peuvent ensuite être affectés à chaque étape sont la responsabilité et l'automatisation. Une seule personne ou entité doit être complètement responsable de la réalisation de chaque étape, ce qui élimine les pointes des doigts et la procrastination.
La partie suivante est de demander si une étape peut être automatisée. Toute partie du processus qui peut être complètement automatisée, retirer du personnel de l'équation, est une étape majeure vers l'amélioration du flux de travail. Une fois que chaque étape a été analysée, la responsabilité a été attribuée et le travail a été automatisé dans la mesure du possible, l'ensemble du processus de workflow sera bien amélioré.
Les étapes pour améliorer le flux de travail impliquent principalement du bon sens et des techniques de gestion traditionnelles. Le défi consiste à diviser le flux de travail en étapes gérables, puis à améliorer chacune des étapes impliquées. De cette façon, vous pouvez éliminer les déchets, maximiser le temps et la productivité et l'improvisatione workflow.