Comment améliorer le flux de travail?
L'amélioration du flux de travail est un processus important, que ce soit pour un individu ou une organisation. Il a été prouvé que l'amélioration du flux de travail optimisait l'efficacité, minimisait les pertes de temps et de ressources et améliorait le moral. La façon d'améliorer le flux de travail peut être aussi simple qu'identifier et éliminer les pertes de temps ou complexe que d'examiner et de modifier l'ensemble du processus et / ou d'automatiser tout ou partie de celui-ci. Peu importe la taille du travail ou du processus, il vaut la peine de consacrer du temps et des efforts à prendre les mesures nécessaires pour améliorer le flux de travail.
La première étape pour améliorer le flux de travail consiste à identifier et à éliminer les déchets. Le plus grand gaspillage de tous est le temps. Le lieu de travail moderne est devenu habitué et dépendant du courrier électronique, de la messagerie instantanée et des SMS. Ces moyens de communication visaient à gagner du temps, mais ils peuvent conduire à une surabondance d'informations inutiles et à une perte de temps. Vous pouvez améliorer le flux de travail simplement en éliminant ou en limitant la messagerie instantanée et les textos et en définissant des attentes raisonnables en matière de courrier électronique. Réagir aux emails ou y répondre dès qu'ils arrivent peut être une perte de temps. Le fait de configurer plusieurs fois au cours de la journée la lecture et la réponse aux courriers électroniques améliorera votre flux de travail et votre productivité.
Ces interruptions ne sont que quelques exemples parmi tant d'autres qui peuvent interrompre le flux de travail. Tout travail ou processus se déroulera mieux et plus loin avec un bloc de temps raisonnable, plutôt que d'essayer de le faire par petites étapes. Le fait de ne consacrer que 20 à 30 minutes à une tâche ou à un processus unique vous aidera à améliorer considérablement votre productivité et votre flux de travail. Se concentrer sur une tâche particulière pendant un laps de temps relativement court mais ininterrompu peut être l’une des meilleures méthodes pour vous aider à améliorer le flux de travail.
Pour les procédures plus complexes et les grandes organisations, cela nécessite une approche plus systématique pour améliorer le flux de travail. Ces processus impliquent de diviser le flux de travail en petites étapes finies et d'analyser les tâches impliquées dans chaque étape. Les deux principes les plus importants qui peuvent ensuite être assignés à chaque étape sont la responsabilité et l’automatisation. Une seule personne ou une seule entité doit être entièrement responsable de la réalisation de chaque étape, ce qui élimine le risque de se faire pointer du doigt et la procrastination.
La partie suivante demande si une étape peut être automatisée. Toute partie du processus qui peut être complètement automatisée, excluant le personnel de l'équation, constitue une étape majeure dans l'amélioration du flux de travail. Une fois que chaque étape a été analysée, que les responsabilités ont été attribuées et que le travail a été automatisé dans la mesure du possible, l’ensemble du processus de workflow sera considérablement amélioré.
Les étapes pour améliorer le flux de travail font principalement appel au bon sens et aux techniques de gestion traditionnelles. Le défi consiste à décomposer le flux de travail en étapes faciles à gérer, puis à améliorer chacune des étapes. De cette manière, vous pouvez éliminer le gaspillage, optimiser le temps et la productivité et améliorer le flux de travail.