Come posso migliorare il flusso di lavoro?
Il miglioramento del flusso di lavoro è un processo importante sia per un individuo che per un'organizzazione. È stato dimostrato che un flusso di lavoro migliorato massimizza l'efficienza, minimizza gli sprechi in termini di tempo e risorse e migliora il morale. Il modo per migliorare il flusso di lavoro può essere semplice come identificare ed eliminare il tempo perso o complesso come esaminare e modificare l'intero processo e / o automatizzare tutto o parte di esso. Non importa quanto sia grande o piccolo il lavoro o il processo, vale la pena dedicare tempo e sforzi a migliorare il flusso di lavoro.
Il primo passo per migliorare il flusso di lavoro è identificare ed eliminare gli sprechi e il più grande spreco di tutti è il tempo. Il posto di lavoro moderno si è abituato e dipendente da e-mail, messaggistica istantanea e messaggi di testo. Questi mezzi di comunicazione avevano lo scopo di risparmiare tempo, ma possono portare a una sovrabbondanza di informazioni inutili e perdite di tempo. È possibile migliorare il flusso di lavoro semplicemente eliminando o limitando la messaggistica istantanea e gli SMS e impostando aspettative ragionevoli sull'e-mail. Reagire o rispondere alle e-mail non appena arrivano può essere una perdita di tempo. L'impostazione più volte durante il giorno dedicata alla lettura e alla risposta alle e-mail migliorerà il flusso di lavoro e la produttività.
Queste interruzioni sono solo alcune delle molte che possono interrompere il flusso di lavoro. Qualsiasi lavoro o processo procederà meglio e ulteriormente con un ragionevole lasso di tempo dedicato ad esso piuttosto che cercare di farlo a piccoli incrementi. Mettere da parte anche 20 o 30 minuti da dedicare a una singola attività o processo ti aiuterà a fare passi da gigante per aumentare la produttività e migliorare il flusso di lavoro. Concentrarsi su un compito particolare per un periodo di tempo relativamente breve ma ininterrotto può essere uno dei metodi migliori per aiutarti a migliorare il flusso di lavoro.
Per procedure più complicate e organizzazioni più grandi, richiede un approccio più sistematico per migliorare il flusso di lavoro. Questi processi comportano la suddivisione del flusso di lavoro in passaggi piccoli e limitati e l'analisi delle attività coinvolte in ciascun passaggio. I due principi più importanti che possono quindi essere assegnati a ciascun passaggio sono responsabilità e automazione. Una singola persona o entità deve essere completamente responsabile del raggiungimento di ogni passaggio, eliminando il puntamento del dito e la procrastinazione.
La parte successiva chiede se un passaggio può essere automatizzato. Qualsiasi parte del processo che può essere completamente automatizzata, eliminando il personale dall'equazione, rappresenta un passo importante verso il miglioramento del flusso di lavoro. Dopo aver analizzato ogni passaggio, è stata assegnata la responsabilità e, ove possibile, il lavoro è stato automatizzato, l'intero processo del flusso di lavoro sarà notevolmente migliorato.
I passaggi per migliorare il flusso di lavoro riguardano principalmente il buon senso e le tecniche di gestione tradizionali. La sfida consiste nel suddividere il flusso di lavoro in passaggi gestibili e quindi migliorare ciascuno dei passaggi coinvolti. In questo modo è possibile eliminare gli sprechi, massimizzare il tempo e la produttività e migliorare il flusso di lavoro.