Como melhorar o fluxo de trabalho?

Melhorar o fluxo de trabalho é um processo importante, seja para um indivíduo ou uma organização. É comprovado que um fluxo de trabalho aprimorado maximiza a eficiência, minimiza o desperdício de tempo e recursos e melhora o moral. A maneira de melhorar o fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto identificar e eliminar o tempo perdido ou tão complexo quanto examinar e alterar todo o processo e / ou automatizar todo ou parte dele. Não importa quão grande ou pequeno seja o trabalho ou processo, vale a pena o tempo e o esforço para executar as etapas para melhorar o fluxo de trabalho.

O primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho é identificar e eliminar desperdícios, e o maior desperdício de todos é o tempo. O local de trabalho moderno se acostumou e depende de e-mail, mensagens instantâneas e mensagens de texto. Esses meios de comunicação visavam economizar tempo, mas podem levar a uma superabundância de informações inúteis e perda de tempo. Você pode melhorar o fluxo de trabalho simplesmente eliminando ou limitando mensagens instantâneas e mensagens de texto e definindo expectativas razoáveis ​​no email. A reação ou resposta a e-mails assim que eles chegam pode ser uma perda de tempo. Definir várias vezes durante o dia dedicado à leitura e resposta de e-mails melhorará seu fluxo de trabalho e produtividade.

Essas interrupções são apenas algumas das muitas que podem interromper o fluxo de trabalho. Qualquer trabalho ou processo prosseguirá melhor e mais adiante com um razoável período de tempo dedicado a ele, em vez de tentar executá-lo em pequenos incrementos. Se reservar 20 ou 30 minutos para se dedicar a uma única tarefa ou processo, ajudará você a fazer grandes progressos no aumento da produtividade e no fluxo de trabalho. O foco em uma tarefa específica por um período de tempo relativamente curto, mas ininterrupto, pode ser um dos melhores métodos para ajudá-lo a melhorar o fluxo de trabalho.

Para procedimentos mais complicados e organizações maiores, é necessária uma abordagem mais sistemática para melhorar o fluxo de trabalho. Esses processos envolvem dividir o fluxo de trabalho em etapas pequenas e finitas e analisar as tarefas envolvidas em cada etapa. Os dois princípios mais importantes que podem ser atribuídos a cada etapa são responsabilidade e automação. Uma única pessoa ou entidade precisa ser completamente responsável por atingir cada etapa, o que elimina apontar o dedo e procrastinação.

A próxima parte é perguntar se uma etapa pode ser automatizada. Qualquer parte do processo que pode ser completamente automatizada, tirando o pessoal da equação, é um passo importante para melhorar o fluxo de trabalho. Depois que cada etapa foi analisada, a responsabilidade foi atribuída e o trabalho foi automatizado sempre que possível, todo o processo do fluxo de trabalho será muito melhorado.

As etapas para melhorar o fluxo de trabalho envolvem principalmente senso comum e técnicas de gerenciamento tradicionais. O desafio é dividir o fluxo de trabalho em etapas gerenciáveis ​​e, em seguida, melhorar cada uma das etapas envolvidas. Dessa forma, você pode eliminar o desperdício, maximizar o tempo e a produtividade e melhorar o fluxo de trabalho.