Como faço para melhorar o fluxo de trabalho?
Melhorar o fluxo de trabalho é um processo importante, seja para um indivíduo ou uma organização. Um fluxo de trabalho aprimorado é comprovado para maximizar a eficiência, minimizar o desperdício em tempo e recursos e melhorar o moral. A maneira de melhorar o fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto identificar e eliminar o tempo perdido ou tão complexo quanto examinar e alterar todo o processo e/ou automatizar tudo ou parte dele. Não importa quão grande ou pequeno seja o trabalho ou processo, vale a pena o tempo e o esforço para tomar as medidas para melhorar o fluxo de trabalho. O local de trabalho moderno se acostumou e depende de email, mensagens instantâneas e mensagens de texto. Esses meios de comunicação destinavam -se a economizar tempo, mas podem levar a uma superabundância de informações inúteis e tempo perdido. Você pode melhorar o fluxo de trabalho simplesmente eliminando ou limitando mensagens e mensagens instantâneas e definindo expectativas razoáveis por e -mail. Reagir ou responder a e -mails assim que eles entrarem pode ser um desperdício de tempo. Definir várias vezes durante o dia que se dedica à leitura e resposta a e -mails melhorará seu fluxo de trabalho e produtividade.
Essas interrupções são apenas algumas das muitas que podem parar o fluxo de trabalho. Qualquer trabalho ou processo prosseguirá melhor e com um bloco de tempo razoável dedicado a ele, em vez de tentar fazê -lo em pequenos incrementos. Deixar de lado até 20 ou 30 minutos para dedicar a uma única tarefa ou processo ajudará você a fazer grandes avanços para aumentar a produtividade e melhorar o fluxo de trabalho. Focar em uma tarefa específica para um bloco de tempo relativamente curto, mas ininterrupto, pode ser um dos melhores métodos para ajudá -lo a melhorar o fluxo de trabalho.
Para procedimentos mais complicados e organizações maiores, requer uma abordagem mais sistemática para melhorar o fluxo de trabalho. Esses processos envolvem quebrao fluxo de trabalho em etapas pequenas e finitas e analisando as tarefas envolvidas em cada etapa. Os dois princípios mais importantes que podem ser atribuídos a cada etapa são responsabilidade e automação. Uma única pessoa ou entidade precisa ser completamente responsável por alcançar cada etapa, o que elimina a apontamento e a procrastinação dos dedos.
A próxima parte é perguntar se uma etapa pode ser automatizada. Qualquer parte do processo que possa ser completamente automatizada, retirar pessoal da equação, é um grande passo para melhorar o fluxo de trabalho. Depois que cada etapa foi analisada, a responsabilidade foi atribuída e o trabalho foi automatizado sempre que possível, todo o processo de fluxo de trabalho será muito aprimorado.
As etapas para melhorar o fluxo de trabalho envolvem principalmente o senso comum e as técnicas de gerenciamento tradicionais. O desafio é dividir o fluxo de trabalho em etapas gerenciáveis e melhorar cada uma das etapas envolvidas. Dessa forma, você pode eliminar o desperdício, maximizar tempo e produtividade e improvisare fluxo de trabalho.