Wie verbessere ich den Workflow?
Die Verbesserung des Workflows ist ein wichtiger Prozess für Einzelpersonen oder Organisationen. Ein verbesserter Workflow maximiert nachweislich die Effizienz, minimiert Zeit- und Ressourcenverschwendung und verbessert die Arbeitsmoral. Die Verbesserung des Workflows kann so einfach wie das Erkennen und Beseitigen von Zeitverschwendung sein oder so komplex wie das Untersuchen und Ändern des gesamten Prozesses und / oder das Automatisieren des gesamten Prozesses oder eines Teils davon. Unabhängig davon, wie groß oder klein der Job oder Prozess ist, lohnt es sich, die Schritte zur Verbesserung des Workflows zu unternehmen.
Der erste Schritt zur Verbesserung des Workflows besteht darin, Abfälle zu identifizieren und zu beseitigen. Der größte Abfall von allen ist die Zeit. Der moderne Arbeitsplatz ist an E-Mail, Instant Messaging und SMS gewöhnt und von diesen abhängig. Diese Kommunikationsmittel sollten Zeit sparen, können jedoch zu einer Überfülle nutzloser Informationen und zu Zeitverschwendung führen. Sie können den Workflow einfach verbessern, indem Sie Instant Messaging und SMS eliminieren oder einschränken und angemessene Erwartungen für E-Mails festlegen. Das Reagieren auf oder Beantworten von E-Mails, sobald sie eingehen, kann eine Zeitverschwendung sein. Durch mehrmaliges Einstellen während des Tages, das dem Lesen und Beantworten von E-Mails gewidmet ist, werden Ihr Workflow und Ihre Produktivität verbessert.
Diese Unterbrechungen sind nur einige von vielen, die den Workflow zum Erliegen bringen können. Jede Arbeit oder jeder Prozess wird mit einem angemessenen Zeitaufwand besser und weiter verlaufen, anstatt zu versuchen, ihn in kleinen Schritten zu erledigen. Wenn Sie 20 oder 30 Minuten Zeit für eine einzelne Aufgabe oder einen einzelnen Prozess einplanen, können Sie die Produktivität erheblich steigern und den Workflow verbessern. Sich für einen relativ kurzen, aber ununterbrochenen Zeitraum auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, kann eine der besten Methoden sein, um den Workflow zu verbessern.
Für kompliziertere Verfahren und größere Organisationen ist ein systematischerer Ansatz erforderlich, um den Workflow zu verbessern. Bei diesen Prozessen wird der Workflow in kleine, endliche Schritte unterteilt und die mit jedem Schritt verbundenen Aufgaben analysiert. Die beiden wichtigsten Prinzipien, die dann jedem Schritt zugewiesen werden können, sind Verantwortung und Automatisierung. Eine einzelne Person oder Entität muss für das Erreichen jedes Schritts vollständig verantwortlich sein, wodurch Fingerzeig und Zögern vermieden werden.
Im nächsten Teil wird gefragt, ob ein Schritt automatisiert werden kann. Jeder Teil des Prozesses, der vollständig automatisiert werden kann und das Personal aus der Gleichung herausnimmt, ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung des Arbeitsablaufs. Nachdem jeder Schritt analysiert, die Verantwortung zugewiesen und die Arbeit soweit wie möglich automatisiert wurde, wird der gesamte Workflow-Prozess erheblich verbessert.
Die Schritte zur Verbesserung des Workflows umfassen hauptsächlich den gesunden Menschenverstand und traditionelle Managementtechniken. Die Herausforderung besteht darin, den Workflow in überschaubare Schritte zu unterteilen und anschließend die einzelnen Schritte zu verbessern. Auf diese Weise können Sie Abfall vermeiden, Zeit und Produktivität maximieren und den Workflow verbessern.