¿Cómo hago un plan de gestión de cambios?
Los planes de gestión de cambios deben ser atendidos por cada empresa, y deben abordar las necesidades de la empresa y sus empleados durante el momento del cambio. Las partes de un plan de gestión de cambios incluyen la planificación financiera, la planificación logística, la planificación de la fuerza laboral y la planificación psicológica. Cada parte de un plan de gestión de cambios es esencial para su éxito, y a menudo se encontrará realizando los cuatro tipos de planificación a la vez para coordinar mejor el cambio. Un paso esencial en cualquier plan efectivo de gestión de cambios es crear una holgura para el error, que puede incluir una holgura financiera o tiempo extra para enfrentar problemas inesperados en el cambio.
Los primeros pasos simples al diseñar un plan de gestión del cambio incluyen establecer objetivos e hitos para medir el éxito. Los objetivos pueden incluir el presupuesto, las fechas proyectadas para completar el cambio y los beneficios estimados que la empresa debería recibir al realizar el cambio. Establecer metas financieras e hitos en la línea de tiempo puede ayudar a dirigir y medir el progreso del cambio. Asegúrese de reservar tiempo en su plan para los procesos que tardan en completarse, como la producción de materiales o productos necesarios para el cambio, o cambios físicos como el traslado o la remodelación.
Otra parte importante de un plan de gestión del cambio es hacer que los recursos físicos para el cambio estén disponibles en la etapa de cambio en la que se necesitan. Por ejemplo, si está capacitando a algunos asociados en un nuevo programa de computadora, y la entrega de la computadora no llega a tiempo para que los administradores de su red pongan el sistema en línea para capacitación, esto puede crear demoras que afectan el éxito general del plan de gestión de cambios . La planificación de recursos también puede incluir la planificación de la mano de obra necesaria para el trabajo físico relacionado con el cambio, como mover muebles o instalar cubículos dentro de un edificio de oficinas.
No implemente un cambio antes de trazar los detalles financieros del cambio. Use los registros contables de su empresa para tener una idea clara de las finanzas de la empresa que van a realizar el cambio. Esto no solo lo ayudará a planificar los gastos durante el cambio, sino que también lo ayudará a determinar si la implementación del cambio fue exitosa. Entrar en un cambio puede ser catastrófico para una empresa si no tiene suficiente dinero para financiar el cambio por completo. Al presupuestar y planificar detalles financieros para un cambio, puede ayudar a protegerse contra los errores de dinero durante el cambio que pueden afectar la producción e interrumpir el curso de su negocio.
Aunque involucra más aspectos emocionales que el sentido comercial, es esencial dedicar tiempo a los impactos humanos y psicológicos del cambio para hacer un plan efectivo. Cuando las personas son introducidas al cambio, necesitan ser capacitadas para usar el nuevo sistema. A menudo pueden estresarse y pueden resistir el cambio directamente o al negarse a usar el nuevo sistema. La prevención de problemas humanos con el cambio comienza con una comunicación efectiva. La comunicación efectiva incluye reuniones regulares que ocurren al menos una vez por semana, capacitación efectiva con comentarios y una puerta abierta a la comunicación personal con los empleados que tienen problemas con el cambio.