Jak zrobić plan zarządzania zmianą?
Plany zarządzania zmianami muszą być pokrywane z każdą firmą i muszą odpowiadać potrzebom firmy i jej pracowników w czasie zmiany. Części planu zarządzania zmianami obejmują planowanie finansowe, planowanie logistyczne, planowanie siły roboczej i planowanie psychologiczne. Każda część planu zarządzania zmianami ma zasadnicze znaczenie dla jego powodzenia, a często będziesz musiał przeprowadzić wszystkie cztery rodzaje planowania jednocześnie, aby jak najlepiej skoordynować zmianę. Jednym z istotnych kroków w każdym skutecznym planie zarządzania zmianami jest tworzenie luki dla błędów, która może obejmować luki finansowe lub dodatkowy czas na poradzenie sobie z nieoczekiwanymi problemami podczas zmiany.
Proste pierwsze kroki przy opracowywaniu planu zarządzania zmianami obejmują ustalenie celów i kamieni milowych dla pomiaru sukcesu. Cele mogą obejmować budżet, przewidywane daty zakończenia zmiany oraz szacunkowe korzyści, które firma powinna uzyskać po wprowadzeniu zmiany. Ustalanie celów finansowych i kamieni milowych osi czasu może pomóc w ukierunkowaniu i mierzeniu postępu zmian. Upewnij się, że poświęcasz czas w swoim planie procesom, których ukończenie wymaga czasu, takim jak produkcja materiałów lub produktów niezbędnych do zmiany, lub zmiany fizyczne, takie jak przeprowadzka lub przebudowa.
Inną ważną częścią planu zarządzania zmianą jest udostępnienie zasobów fizycznych dla zmiany na etapie zmiany, w którym są one potrzebne. Na przykład, jeśli szkolisz niektórych współpracowników na temat nowego programu komputerowego, a dostawa komputera nie dotrze na czas, aby administratorzy sieci przełączyli system na szkolenie, może to powodować opóźnienia, które wpływają na ogólny sukces planu zarządzania zmianami . Planowanie zasobów może również obejmować planowanie siły roboczej potrzebnej do pracy fizycznej związanej ze zmianą, takiej jak przenoszenie mebli lub ustawianie kabin w budynku biurowym.
Nie wprowadzaj zmiany przed ustaleniem szczegółów finansowych zmiany. Skorzystaj z dokumentacji księgowej swojej firmy, aby uzyskać jasny obraz finansów firmy wchodzących w zmianę. Pomoże to nie tylko zaplanować wydatki podczas zmiany, ale również pomoże ustalić, czy wdrożenie zmiany zakończyło się powodzeniem. Wejście w zmianę może być katastrofalne dla firmy, jeśli nie ma wystarczającej ilości pieniędzy, aby w pełni sfinansować zmianę. Budżetując i planując szczegóły finansowe zmiany, możesz zabezpieczyć się przed błędami pieniężnymi podczas zmiany, które mogą wpłynąć na produkcję i zakłócić działalność firmy.
Mimo że wiąże się to z bardziej emocjonalnymi aspektami niż rozsądkiem biznesowym, poświęcenie czasu na ludzkie i psychologiczne skutki zmian jest niezbędne do opracowania skutecznego planu. Kiedy ludzie są wprowadzani do zmiany, muszą zostać przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. Często mogą się stresować i mogą opierać się zmianie bezpośrednio lub odmawiając korzystania z nowego systemu. Zapobieganie problemom ludzkim ze zmianami zaczyna się od skutecznej komunikacji. Skuteczna komunikacja obejmuje regularne spotkania, które odbywają się co najmniej raz w tygodniu, skuteczne szkolenie z informacją zwrotną oraz otwarte drzwi do osobistej komunikacji z pracownikami mającymi problemy ze zmianą.