¿Cómo evito la malversación de fondos de los empleados?
La malversación de los empleados ocurre cuando un empleado roba fondos confiados de su empleador. Este crimen común es a menudo difícil de detectar, ya que muchos malversadores trabajan muy duro para cubrir sus huellas. Para reducir la oportunidad de malversación de fondos de los empleados, es necesario emplear un plan cuidadoso de seguridad con múltiples salvaguardas establecidas.
La prevención de la malversación de fondos de los empleados comienza en el escritorio de la entrevista. Si a un posible empleador le gusta el currículum y la personalidad de un solicitante, no puede molestarse en verificar referencias o realizar una verificación de antecedentes de ningún tipo. Dado que los malversadores tienden a dejar un rastro sospechoso de un trabajo a otro, es muy importante que todos los nuevos empleados potenciales tengan referencias que puedan hablar con la honestidad del solicitante. En los puestos donde el empleado tendrá acceso a cajas registradoras, depósitos u otros fondos, también puede ser prudente realizar verificaciones de antecedentes de rutina de todos los empleados potenciales para ver si existe un historial de actividad criminal en el pasado.
Aunque una investigación de antecedentes razonable puede ayudar a eliminar el potencial de malversación de fondos de los empleados, no puede eliminar totalmente el riesgo. Para reducir aún más las posibilidades de robo interno, se hace necesario crear un sistema de seguridad escrupuloso que elimine la mayor parte de la posibilidad de malversación de fondos. Ningún empleado debe tener acceso a todos los fondos y, si es posible, todos los informes financieros y depósitos deben requerir al menos dos empleados para evaluar y firmar la documentación de forma independiente.
La auditoría interna puede ser una buena manera de reducir el riesgo de malversación de fondos de los empleados. Realizar una auditoría trimestral utilizando una empresa independiente puede detectar rápidamente cualquier signo de apropiación indebida o falta de fondos. Algunos expertos recomiendan mantener las auditorías al azar, en lugar de seguir un cronograma estricto, ya que un malversador puede cubrir sus huellas si sabe que una auditoría está programada con anticipación. La auditoría interna también puede tener el beneficio de señalar agujeros en un sistema de seguridad interno o problemas con la eficiencia del departamento, por lo que una política regular de auditoría puede ser beneficiosa para una empresa de múltiples maneras.
Aunque la precaución y la seguridad son preocupaciones importantes, las medidas adoptadas para eliminar la malversación de fondos de los empleados pueden ser contraproducentes si los empleados son acusados erróneamente, o se sienten violados, espiados o no respetados por las políticas de seguridad. La imposición de medidas extremas, como la vigilancia constante de la cámara, o mentir sobre políticas de seguridad para "atrapar" a los ladrones puede destruir la moral y la confianza de los empleados y generar un ambiente de trabajo muy desagradable. Si los empleados sienten hostilidad hacia la empresa por conductas deshonestas o irrespetuosas, pueden tener más motivación para cometer delitos o no reportar actividades sospechosas por parte de otro empleado.