Hvordan forhindrer jeg underslag fra ansatte?
Ansattes underslag forekommer når en ansatt stjeler overlatte midler fra arbeidsgiveren. Denne vanlige forbrytelsen er ofte vanskelig å oppdage, ettersom mange underslag jobber veldig hardt for å dekke sporene sine. For å redusere muligheten for underslag av ansatte, er det nødvendig å bruke en nøye sikkerhetsplan med flere sikkerhetstiltak på plass.
Å forhindre ansattes begynnelse begynner ved intervjuskrivingen. Hvis en potensiell arbeidsgiver liker CV og personlighet til en søker, kan det hende at han eller hun ikke gidder å sjekke referanser eller utføre en bakgrunnssjekk av noe slag. Siden underslag har en tendens til å forlate en mistenkelig sti fra jobb til jobb, er det veldig viktig at alle potensielle nyansatte har referanser som kan tale til søkerens ærlighet. I stillinger der den ansatte vil ha tilgang til kassaapparater, innskudd eller andre fond, kan det også være lurt å foreta rutinemessig bakgrunnskontroll av alle potensielle ansatte for å se om en tidligere historie med kriminell virksomhet eksisterer.
Selv om rimelig bakgrunnsundersøkelse kan bidra til å eliminere et visst potensial for ansattes underslag, kan den ikke fjerne risikoen helt. For å redusere sjansene for intern tyveri enda lenger, blir det nødvendig å lage et samvittighetsfullt sikkerhetssystem som eliminerer det meste av muligheten for underslag. Ingen ansatte skal ha tilgang til alle midler, og om mulig bør alle økonomiske rapporter og innskudd kreve minst to ansatte for å uavhengig vurdere og signere dokumentasjon.
Internrevisjon kan være en god måte å redusere risikoen for underslag av medarbeidere. Gjennomføring av kvartalsvis revisjon ved hjelp av et uavhengig firma kan raskt skjule tegn til feil utnyttelse eller manglende midler. Noen eksperter anbefaler å holde revisjoner tilfeldig, snarere enn etter en streng plan, siden en underslager kan være i stand til å dekke sporene hans hvis han vet at en revisjon er planlagt på forhånd. Internrevisjon kan også ha fordelen av å peke ut hull i et internt sikkerhetssystem eller problemer med avdelingens effektivitet, så en regelmessig revisjonspolicy kan være fordelaktig for et selskap på flere måter.
Selv om forsiktighet og sikkerhet er viktige bekymringer, kan skritt som er tatt for å eliminere ansattes underslag, slå tilbake hvis ansatte blir feil beskyldt, eller føler seg krenket, spionert på eller ikke respektert av sikkerhetspolitikk. Å innføre ekstreme tiltak som konstant kameraovervåking, eller lyve om sikkerhetspolitikk for å “felle” tyver kan ødelegge ansattes moral og tillit og føre til et veldig ubehagelig arbeidsmiljø. Hvis ansatte føler fiendtlighet overfor selskapet for uærlig eller respektløs oppførsel, kan de ha mer motivasjon til å begå forbrytelser eller ikke rapportere mistenkelig aktivitet fra en annen ansatt.