Jak zamezím zpronevěře zaměstnanců?
Zpronevěra zaměstnance nastane, když zaměstnanec ukradne svěřené prostředky svému zaměstnavateli. Tento běžný zločin je často obtížné odhalit, protože mnoho zpronevěrů velmi tvrdě pracuje na pokrytí svých stop. Aby se snížila možnost zpronevěry zaměstnanců, je nutné použít pečlivý plán bezpečnosti s více bezpečnostními opatřeními.
Zabránění zpronevěry zaměstnanců začíná u pohovoru. Pokud se potenciálnímu zaměstnavateli líbí životopis a osobnost uchazeče, nemusí se obtěžovat s ověřováním referencí nebo provedením jakékoli kontroly na pozadí. Vzhledem k tomu, že zpronevěry mají tendenci opustit podezřelou stopu z jednoho zaměstnání do druhého, je velmi důležité, aby všechny potenciální nové nájemce obsahovaly odkazy, které mohou hovořit o upřímnosti žadatele. Na pozicích, kde zaměstnanec bude mít přístup k pokladnám, vkladům nebo jiným fondům, může být také moudré provádět rutinní kontroly na pozadí u všech potenciálních zaměstnanců, aby se zjistilo, zda existuje trestná činnost v minulosti.
Ačkoli rozumný průzkum na pozadí může pomoci eliminovat určitý potenciál zpronevěry zaměstnanců, nemůže zcela odstranit riziko. Aby se ještě více snížila šance na vnitřní krádež, je nutné vytvořit pečlivý bezpečnostní systém, který eliminuje většinu příležitostí k zpronevěře. Žádný zaměstnanec by neměl mít přístup ke všem fondům a pokud je to možné, všechny finanční zprávy a vklady by měly vyžadovat alespoň dva zaměstnance, aby nezávisle posoudili a podepsali dokumentaci.
Interní audit může být dobrým způsobem, jak snížit riziko zpronevěry zaměstnanců. Provedení čtvrtletního auditu pomocí nezávislé firmy může rychle odhalit jakékoli známky zneužití nebo chybějící prostředky. Někteří odborníci doporučují udržovat audity náhodně, spíše než podle přísného plánu, protože zpronevěra může být schopna pokrýt své stopy, pokud ví, že audit je naplánován předem. Interní audit může mít také výhodu v tom, že upozorňuje na díry v systému vnitřní bezpečnosti nebo na problémy s efektivitou oddělení, takže pravidelná politika auditu může být pro společnost prospěšná několika způsoby.
Přestože opatrnost a bezpečnost jsou důležitými obavami, mohou být kroky podniknuté k odstranění zpronevěry zaměstnanců neúspěšné, pokud jsou zaměstnanci na základě bezpečnostních politik neoprávněně obviněni nebo se cítí porušeni, vyzvedáni nebo ignorováni. Uložení extrémních opatření, jako je neustálý kamerový dohled nebo lhaní o bezpečnostních politikách, aby „pasti“ zloději mohli zničit morálku a důvěru zaměstnanců a vést k velmi nepříjemnému pracovnímu prostředí. Pokud zaměstnanci pociťují nepřátelství vůči společnosti za nepoctivé nebo neúctivé chování, mohou mít větší motivaci k páchání trestných činů nebo k nahlášení podezřelé činnosti jiným zaměstnancem.