Comment puis-je prévenir les détournements de fonds d'employés?
Il y a détournement de fonds lorsqu'un employé vole des fonds confiés à son employeur. Ce crime commun est souvent difficile à détecter car de nombreux escrocs travaillent très dur pour dissimuler leurs traces. Afin de réduire les risques de détournement de fonds par les employés, il est nécessaire de mettre en place un plan de sécurité minutieux prévoyant de multiples protections.
La prévention des détournements de fonds par les employés commence au bureau des entretiens. Si un employeur potentiel aime le curriculum vitae et la personnalité d'un candidat, il ne se soucie pas de vérifier les références ou de procéder à une vérification de ses antécédents. Étant donné que les détourneurs de fonds ont tendance à laisser une traînée suspecte d'un emploi à l'autre, il est très important que toutes les nouvelles recrues potentielles aient des références pouvant parler de l'honnêteté du demandeur. Dans les postes où l’employé aura accès à des caisses enregistreuses, des dépôts ou d’autres fonds, il peut également être judicieux de procéder à des vérifications régulières des antécédents de tous les employés potentiels afin de déterminer s’il existe des antécédents d’activités criminelles.
Bien que des recherches de base raisonnables puissent aider à éliminer certains risques de détournement de fonds par les employés, elles ne peuvent toutefois pas éliminer totalement le risque. Pour réduire les risques de vol interne encore plus loin, il devient nécessaire de créer un système de sécurité scrupuleux qui élimine la plupart des possibilités de détournement de fonds. Aucun employé ne devrait avoir accès à tous les fonds et, si possible, tous les rapports et dépôts financiers devraient obliger au moins deux employés à évaluer et à signer de manière indépendante les documents.
L'audit interne peut être un bon moyen de réduire les risques de détournement de fonds par les employés. Réaliser un audit trimestriel en utilisant un cabinet indépendant peut rapidement révéler des signes de détournement ou de fonds manquants. Certains experts recommandent de garder les audits aléatoires, plutôt que sur un calendrier strict, puisqu'un détourneur de fonds peut couvrir ses traces s'il sait qu'un audit est planifié à l'avance. L’audit interne peut également avoir l’avantage de mettre en évidence des failles dans un système de sécurité interne ou des problèmes d’efficacité du service. Ainsi, une politique d’audit régulière peut être avantageuse pour une entreprise de plusieurs manières.
Bien que la prudence et la sécurité soient des préoccupations importantes, les mesures prises pour éliminer le détournement de fonds par un employé peuvent se retourner contre un employé accusé à tort, ou se sentir violé, espionné ou ne pas être respecté par les règles de sécurité. Imposer des mesures extrêmes telles que la surveillance constante par caméra, ou mentir à propos des politiques de sécurité afin de «piéger» les voleurs peut détruire le moral et la confiance des employés et créer un environnement de travail très désagréable. Si les employés se sentent hostiles à l'égard de l'entreprise en raison d'un comportement malhonnête ou irrespectueux, ils peuvent être plus motivés pour commettre des crimes ou pour ne pas signaler une activité suspecte d'un autre employé.