Hoe voorkom ik verduistering van werknemers?
Verduistering van werknemers treedt op wanneer een werknemer toevertrouwde middelen van zijn of haar werkgever steelt. Deze veel voorkomende misdaad is vaak moeilijk te detecteren, omdat veel verduisters heel hard werken om hun sporen af te leggen. Om de kans op verduistering van werknemers te verkleinen, is het noodzakelijk om een zorgvuldig beveiligingsplan te hanteren met meerdere veiligheidsmaatregelen.
Het voorkomen van verduistering van medewerkers begint bij de interviewbalie. Als een potentiële werkgever het cv en de persoonlijkheid van een sollicitant leuk vindt, mag hij of zij niet de moeite nemen om referenties te controleren of enige achtergrondcontrole uit te voeren. Aangezien verduisters de neiging hebben om een verdacht spoor van baan naar baan te verlaten, is het erg belangrijk dat alle potentiële nieuwe werknemers referenties hebben die de eerlijkheid van de aanvrager kunnen spreken. In posities waar de werknemer toegang heeft tot kassa's, deposito's of andere fondsen, kan het ook verstandig zijn om routine-achtergrondcontroles uit te voeren bij alle potentiële werknemers om te zien of er een verleden van criminele activiteiten bestaat.
Hoewel redelijk achtergrondonderzoek kan helpen bij het elimineren van enig potentieel voor verduistering van werknemers, kan het risico niet volledig worden weggenomen. Om de kans op interne diefstal nog verder te verkleinen, wordt het noodzakelijk om een nauwgezet beveiligingssysteem te maken dat de meeste kans op verduistering wegneemt. Geen enkele medewerker mag toegang hebben tot alle fondsen en, indien mogelijk, moeten alle financiële rapporten en stortingen vereisen dat ten minste twee medewerkers onafhankelijk documentatie beoordelen en ondertekenen.
Interne controle kan een goede manier zijn om het risico op verduistering van werknemers te verminderen. Het uitvoeren van een driemaandelijkse audit met behulp van een onafhankelijk bedrijf kan snel tekenen van verduistering of ontbrekende middelen opwerpen. Sommige experts raden aan om audits willekeurig te houden, in plaats van volgens een strikt schema, omdat een verduisteraar zijn sporen kan afdekken als hij weet dat een audit van tevoren is gepland. Interne controle kan ook het voordeel hebben dat er gaten in een intern beveiligingssysteem worden aangegeven of problemen met de efficiëntie van afdelingen, dus een regelmatig controlebeleid kan op verschillende manieren voor een bedrijf voordelig zijn.
Hoewel voorzichtigheid en veiligheid belangrijke zorgen zijn, kunnen stappen die worden ondernomen om verduistering van werknemers te voorkomen, averechts werken als werknemers ten onrechte worden beschuldigd, of zich geschonden, bespioneerd of niet gerespecteerd door het beveiligingsbeleid voelen. Het opleggen van extreme maatregelen, zoals constant camerabewaking, of liegen over beveiligingsbeleid om dieven te 'vangen', kan het moreel en vertrouwen van werknemers vernietigen en tot een zeer onaangename werkomgeving leiden. Als werknemers vijandigheid jegens het bedrijf voelen vanwege oneerlijk of respectloos gedrag, kunnen ze meer gemotiveerd zijn om misdaden te plegen of om geen verdachte activiteit door een andere werknemer te melden.