¿Cómo debo escribir una carta comercial?
Al escribir una carta de negocio, debe usar un tono de conversación y un formato adecuado, y debe ser breve. Planifique su carta antes de escribir enumerando las áreas principales o sujetos para que se incluyan, así como cualquier incidente o detalle específico. Luego determine un orden lógico para abordar los problemas. Consulte brevemente cualquier correspondencia o conversación previa en el primer párrafo, luego obtenga directamente al propósito de la carta de negocio. Indique claramente cualquier acción de seguimiento en el párrafo final.
tono
Use un tono agradable, especialmente si la carta de negocios contiene acción negativa o una respuesta negativa. Indique aprecio por cómo le ha ayudado el destinatario, si corresponde. En el párrafo final, agradezca al destinatario por su tiempo, consideración o esfuerzo. Sin ser demasiado personal, intente usar un tono amigable y compasivo para las cartas comerciales. Si usted o su empresa han cometido un error, sea directo al admitir fallas.
para evitar elTendencia a escribir demasiado formalmente en una carta comercial, use contracciones como las que se usan comúnmente para hablar. Además, incluya pronombres personales, como "i", "nosotros" y "nuestro", en lugar de opciones más formales como "la empresa". Ser conciso. Por ejemplo, en lugar de escribir "Estamos recibiendo su correspondencia con respecto a ..." Simplemente escriba "Recibimos ...". Las frases muy formales son más apropiadas en ciertos tipos de documentos legales o correspondencia que en cartas comerciales simples.
.formato
Use el formato adecuado para una carta de negocio. El estilo de bloque es el más simple. En una carta de estilo de bloque, todas las partes comienzan en el margen izquierdo, sin hendiduras.
Orden de componentes principales
Si usa papelería membretera con su empresa o nombre personal impreso en la parte superior, no necesita escribir su nombre y dirección. Si no esta usando letrahEAD, escriba su dirección en la parte superior de la página. Debe evitar usar papelería elegante o papel de color para la mayoría de las letras comerciales.
Alrededor de tres a 10 líneas después de su dirección o debajo de la impresión de membrete, escriba la fecha y asegúrese de explicar el mes. Cuatro líneas por debajo de la fecha, escriba la dirección interior. La dirección interior contiene el nombre completo del destinatario, la dirección de la calle, la ciudad y el código postal, con cada uno en una línea separada. Deje una línea en blanco entre la línea final de la dirección y el saludo. El saludo generalmente está en el formato "Estimado Sr. Smith" o "Estimada Sra. Jones", usando el apellido real del destinatario en lugar de estos ejemplos, por supuesto, seguido de un colon.
Una sola línea en blanco separa cada párrafo de la letra. Escriba un cierre, como "sinceramente tuyo" o "Saludos". Use una coma después del cierre.
Dejando tres o cuatro líneas en blanco para una firma, escriba su nombre. Coloque su título de trabajo, si lo desea, debajo de su nam. Si incluye archivos adjuntos o recintos en su carta comercial, escriba la palabra apropiada: "archivos adjuntos" o "recinto", después de una línea en blanco debajo de su nombre o título escrito.
CREDINACIÓN
Consulte su carta comercial después de escribirla para verificar que todo sea correcto y completo, incluidas todas las fechas y cualquier cantidad monetaria. Revise la carta para errores tipográficos o gramaticales. Haga que alguien más lea su carta antes de enviarla, y no olvide firmar la carta con una pluma de tinta azul o negra.