Hur ska jag skriva ett företagsbrev?

När du skriver ett företagsbrev bör du använda en konversationssignal och korrekt formatering och du ska vara kort. Planera ditt brev innan du skriver genom att lista de huvudområden eller ämnen som ska ingå samt eventuella speciella incidenter eller detaljer. Bestäm sedan en logisk ordning för att lösa problemen. Se kortfattat tidigare korrespondens eller konversationer i första stycket och kom sedan direkt till syftet med affärsbrevet. Ange tydligt alla uppföljningsåtgärder i sista stycket.

Tona

Använd en trevlig ton, särskilt om affärsbrevet innehåller negativa åtgärder eller negativt svar. Ange uppskattning för hur mottagaren har hjälpt dig, om tillämpligt. I sista stycket, tacka mottagaren för sin tid, hänsyn eller ansträngning. Utan att vara för personlig, försök att använda en vänlig, medkännande ton för affärsbrev. Om du eller ditt företag har gjort ett misstag, var uppriktiga när du erkänner fel.

För att undvika tendensen att skriva för formellt i ett företagsbrev, använd sammandragningar som de som vanligtvis används för att tala. Ta också med personliga pronomen - som "jag", "vi" och "vår" - istället för mer formella val som "företaget." Var kortfattad. Till exempel, istället för att skriva "Vi har mottagit din korrespondens angående ...", skriv bara "Vi har fått ..." Mycket formella fraser är mer lämpliga i vissa typer av juridiska dokument eller korrespondens än i enkla affärsbrev.

Formatera

Använd rätt format för ett företagsbrev. Blockstil är det enklaste. I ett blockformat brev börjar alla delar på vänster marginal utan intryck.

Ordning på huvudkomponenter

Om du använder brevpapper för brevpapper med ditt företag eller personliga namn tryckt längst upp, behöver du inte skriva ditt namn och din adress. Om du inte använder brevpapper skriver du din adress högst upp på sidan. Du bör undvika att använda snygga brevpapper eller färgat papper för de flesta affärsbrev.

Cirka tre till tio rader efter din adress eller under brevhuvudutskriften, skriv datumet och se till att stämma ut månaden. Fyra rader under datumet, skriv in adress. Den inre adressen innehåller mottagarens fulla namn, gatuadress, stad och postnummer, med var och en på en separat rad. Lämna en tom rad mellan adressens sista rad och hälsningen. Hälsningen är vanligtvis i formatet "Dear Mr. Smith" eller "Dear Mrs. Jones" - med mottagarens faktiska efternamn istället för dessa exempel, naturligtvis - följt av en kolon.

En enda tom rad skiljer varje stycke i bokstaven. Skriv en avslutning, till exempel "Med vänlig hälsning" eller "Hälsningar." Använd komma efter avslutningen.

Skriv ditt namn genom att lämna tre eller fyra tomma rader för en signatur. Placera din jobbtitel, om så önskas, under ditt namn. Om du inkluderar bilagor eller bilagor i ditt företagsbrev skriver du lämpligt ord - "Bilaga" eller "Bilaga" - efter en tom rad under ditt skrivna namn eller titel.

Korrekturläsning

Kontrollera ditt företagsbrev efter att ha skrivit det för att verifiera att allt är korrekt och komplett, inklusive alla datum och eventuella monetära belopp. Korrekturläs brevet för typografiska eller grammatiska misstag. Låt någon annan läsa ditt brev innan du skickar det, och glöm inte att underteckna brevet med en blå eller svart bläckpenna.