Hur ska jag skriva ett affärsbrev?

När du skriver ett affärsbrev bör du använda en konversationston och korrekt formatering, och du bör vara kort. Planera ditt brev innan du skriver genom att lista de viktigaste områdena eller ämnena som ska inkluderas samt specifika incidenter eller detaljer. Bestäm sedan en logisk ordning för att ta itu med problemen. Kortfattat hänvisa till tidigare korrespondens eller konversationer i första stycket och gå sedan direkt till syftet med affärsbrevet. Ange tydligt alla uppföljningsåtgärder i det sista stycket.

ton

Använd en trevlig ton, särskilt om affärsbrevet innehåller negativ åtgärd eller ett negativt svar. Ange uppskattning för hur mottagaren har hjälpt dig, om tillämpligt. I det sista stycket tackar mottagaren för hans eller hennes tid, omtanke eller ansträngning. Utan att vara för personlig, försök att använda en vänlig, medkännande ton för affärsbrev. Om du eller ditt företag har gjort ett misstag, var uppriktig när du erkänner fel.

för att undvikaTendens att skriva för formellt i ett affärsbrev, använd sammandragningar som de som vanligtvis används för att tala. Inkludera också personliga pronomen - till exempel "jag", "vi" och "vår" - istället för mer formella val som "företaget." Vara kortfattad. I stället för att skriva "Vi har till exempel mottagandet av din korrespondens angående ..." Skriv bara "Vi fick ..." Mycket formella fraser är mer lämpliga i vissa typer av juridiska dokument eller korrespondens än i enkla affärsbrev.

format

Använd rätt format för ett företagsbrev. Blockstil är den enklaste. I en bokstav i blockstil börjar alla delar vid vänster marginal, utan intryck.

Order av huvudkomponenter

Om du använder brevpapper med ditt företag eller personligt namn tryckt högst upp behöver du inte skriva ditt namn och adress. Om du inte använder LetterhEAD, skriv din adress högst upp på sidan. Du bör undvika att använda snyggt brevpapper eller färgat papper för de flesta affärsbrev.

Cirka tre till 10 rader efter din adress eller under utskriften av brevhuvudet, skriv datumet och se till att stava ut månaden. Fyra rader under datumet skriver in insidan. Den inre adressen innehåller mottagarens fulla namn, gatuadress, stad och postkod, med var och en på en separat rad. Lämna en tom rad mellan den sista raden för adressen och hälsningen. Hälsningen är i allmänhet i formatet "Kära Mr. Smith" eller "Kära fru Jones" - med hjälp av mottagarens faktiska efternamn istället för dessa exempel, naturligtvis - följt av en kolon.

En enda tom linje skiljer varje stycke i brevet. Skriv A -stängning, till exempel "Med vänlig hälsning" eller "Hälsningar." Använd ett komma efter avslutningen.

lämnar tre eller fyra tomma rader för en signatur, skriv ditt namn. Placera din jobbtitel, om så önskas, under din name. Om du inkluderar bilagor eller kapslingar i ditt företagsbrev skriver du lämpligt ord - "bilaga" eller "kapsling" - efter en tom rad under ditt skrivna namn eller titel.

korrekturläsning

Kontrollera ditt affärsbrev efter att ha skrivit det för att verifiera att allt är korrekt och fullständigt, inklusive alla datum och eventuella monetära belopp. Korrekturläs bokstaven för typografiska eller grammatiska misstag. Låt någon annan läsa ditt brev innan du skickar det, och glöm inte att underteckna brevet med en blå eller svart bläckpenna.