Vad är förslagsbrev?

Förslagsbrev är täckningsbrev som ingår i affärsförslag för att introducera människor till förslagets art och företaget som lägger fram förslaget. Liksom andra typer av försäkringsbrev är förslagsbrev utformade för att snabbt lära läsaren nödvändig information, samtidigt som de övertygar läsaren om att brevets författare är det bästa valet för jobbet. I vissa fall måste ett förslagsbrev följa ett specifikt format och stil, medan det i andra fall kan vara mer fritt.

I ett typiskt förslagsbrev ingår en kort diskussion av problemet som förslaget är avsett att ta itu med och en översikt över den viktigaste informationen i förslaget. Förslagsbrev innehåller vanligtvis tids- och kostnadsberäkningar tillsammans med en kort förklaring av hur förslaget kommer att fungera. Förslagsbrevet kan också beskriva erfarenheten, kvalifikationerna och certifieringarna för den person eller företag som tillhandahåller förslaget, och det kan också inkludera företagshistoria och bakgrundsinformation. Under hela dokumentet har en övertygande ton som är utformad för att uppmuntra läsaren att granska bifogade förslagsmaterial.

Det finns ett antal sammanhang där ett förslag kan skrivas. När ett företag eller byrå lägger fram en begäran om förslag (RFP), skriver personer som svarar på RFP vanligtvis förslag med sina inlägg. En RFP innehåller vanligtvis förslag riktlinjer som kommer att ge människor en god uppfattning om vad som bör inkluderas i ett förslag brev, allt från författarens kvalifikationer till en uppskattning av de utgifter som kommer att involveras. Referensböcker som ger information om företagskorrespondens har ofta flera exempel på förslag så att läsarna kan bekanta sig med förslagsskrivning innan de formellt måste skriva upp ett förslag.

Vissa förslag är inte begärda. Företag kan använda förslag för att sälja sina produkter till potentiella nya kunder, eftersom kommunikation via post kan vara billigt och mycket kostnadseffektivt. Till exempel kan en tillverkare av kontorsprogramvara skicka en massmail till flera kontor och förutse åtminstone ett visst intresse från företag som kommer att svara med beställningar eller begäran om mer information. Det oönskade förslagsbrevet tenderar att vara mer generiskt till att det kan skickas till många människor.

Det kan vara svårt att komma med en förslagsmall som kan användas för att svara på en begäran om förslag, eftersom varje begäran och varje förslag kan vara mycket olika. Vanligtvis krävs en hel del forskning för att förena förslaget, och språket måste anpassas specifikt för läsaren. Det kan emellertid hjälpa till att sätta ihop en grundläggande kontur som används för att skriva förslag, för att säkerställa att alla nödvändiga aspekter av ett förslag täcks till fullo. Företag bör också hålla kopior av gamla förslag och förslagsbrev och ta anteckningar om de som är framgångsrika så att de kan användas i utvecklingen av framtida förslag.