Co jsou návrhy dopisů?

Návrhové dopisy jsou průvodní dopisy, které jsou součástí obchodních návrhů, jejichž cílem je seznámit lidi s povahou návrhu a společností, které návrh podávají. Stejně jako jiné typy průvodních dopisů jsou návrhy dopisů navrženy tak, aby čtenáře rychle seznámily s nezbytnými informacemi, a zároveň čtenáře přesvědčují, že autor dopisu je pro tuto práci tou nejlepší volbou. V některých případech musí návrhový dopis odpovídat specifickému formátu a stylu, zatímco v jiných případech to může být volnější forma.

Typický návrhový dopis zahrnuje krátkou diskuzi o problému, který má návrh řešit, a přehled hlavních informací v návrhu. Dopisy nabídky obvykle obsahují odhady času a nákladů spolu se stručným vysvětlením, jak bude návrh fungovat. V návrhu může být rovněž podrobně popsána zkušenost, kvalifikace a certifikace osoby nebo společnosti poskytující návrh a může zahrnovat i historii společnosti a základní informace. Dokument má v celém textu přesvědčivý tón, který má povzbudit čtenáře, aby přezkoumal připojené materiály k návrhu.

Existuje několik kontextů, ve kterých může být napsán návrhový dopis. Když společnost nebo agentura podá žádost o nabídku (RFP), lidé, kteří reagují na RFP, obvykle píší návrhy s jejich podáními. RFP obvykle obsahuje pokyny pro navrhování, které lidem poskytnou dobrou představu o tom, co by mělo být zahrnuto do návrhu, od kvalifikace autora až po odhad nákladů, které budou zahrnuty. Příručky, které poskytují informace o obchodní korespondenci, mají často několik vzorových návrhů, aby se čtenáři mohli seznámit s tvorbou návrhů dříve, než budou muset formálně napsat návrh.

Některá návrhová písmena jsou nevyžádaná. Společnosti mohou používat návrhy k prodeji svých produktů potenciálním novým zákazníkům, protože komunikace poštou může být levná a nákladově efektivní. Například výrobce kancelářského softwaru může posílat hromadnou poštu do mnoha kanceláří a očekávat alespoň určitý zájem od společností, které budou reagovat na objednávky nebo žádosti o další informace. Nevyžádaný návrhový dopis má obvykle obecnější charakter, takže jej lze zaslat mnoha lidem.

Může být obtížné navrhnout šablonu návrhu, kterou lze použít k odpovědi na žádost o návrh, protože každá žádost a každý návrh se mohou velmi lišit. Obvykle je zapotřebí velké množství výzkumů, aby se návrh spojil a jazyk musí být speciálně přizpůsoben pro čtenáře. Může však pomoci sestavit základní osnovu, která se používá při psaní návrhů, aby bylo zajištěno, že všechny potřebné aspekty návrhu jsou plně pokryty. Podniky by si také měly uchovávat kopie starých návrhů a dopisů s návrhy, přičemž by měly brát na vědomí ty úspěšné, aby mohly být použity při přípravě budoucích návrhů.