Co jsou to návrhové dopisy?

Návrh dopisů jsou krycí dopisy, které jsou zahrnuty do obchodních návrhů na představení lidí k povaze návrhu a společnosti, která návrh navrhuje. Stejně jako jiné typy průvodních dopisů jsou navrženy návrhy, aby rychle seznámili čtenáře s nezbytnými informacemi, a zároveň přesvědčili čtenáře, že autor dopisu je pro tuto práci nejlepší volbou. V některých případech musí dopis s návrhem dodržovat konkrétní formát a styl, zatímco v jiných případech to může být v přírodě. Dopisy s návrhem obvykle zahrnují odhady času a nákladů spolu s krátkým vysvětlením toho, jak bude návrh fungovat. Dopis s návrhem může také podrobně popsat zkušenosti, kvalifikace a osvědčení osoby nebo společnosti poskytující návrh a může zahrnovat historii společnosti a informace o pozadí informacítaké. V celém dokumentu má přesvědčivý tón, který je navržen tak, aby povzbudil čtenáře, aby zkontroloval připojené materiály návrhu.

Existuje řada kontextů, ve kterých může být napsán návrh. Když společnost nebo agentura vydá žádost o návrh (RFP), lidé reagující na RFP obvykle píšou dopisy s návrhem jejich podání. RFP obvykle zahrnuje pokyny pro návrh, které lidem poskytnou dobrou představu o tom, co by mělo být zahrnuto do dopisu o návrhu, od kvalifikace autora po odhad výdajů, které budou zapojeny. Referenční knihy, které poskytují informace o obchodní korespondenci, často mají několik vzorkových návrhů, aby se čtenáři mohli seznámit s psaním návrhu, než budou muset formálně napsat návrh.

Některá písmena návrhu jsou nevyžádaná. Společnosti mohou používat návrhy k prodeji their produkty potenciálním novým zákazníkům, protože komunikace poštou může být levná a velmi nákladově efektivní. Například výrobce kancelářského softwaru může odeslat hromadnou poštu do mnoha kanceláří a předvídat alespoň určitý zájem společností, které budou reagovat na příkazy nebo žádosti o další informace. Nevyžádaný návrh dopis má tendenci být obecnější povahy, aby mohl být zaslán mnoha lidem.

Může být obtížné přijít s šablonou návrhu, kterou lze použít k odpovědi na žádost o návrh, protože každá žádost a každý návrh se mohou velmi lišit. K seskupení návrhu je obvykle nutné velké množství výzkumu a jazyk musí být pro čtenáře konkrétně přizpůsoben. Může však pomoci sestavit základní obrys, který se používá při psaní návrhů, aby se zajistilo, že každý nezbytný aspekt návrhu je plně pokryt. Podniky by také měly udržovat kopie starých návrhů a dopisů s návrhem a zaznamenávat si poznámkyty, které jsou úspěšné, aby mohly být použity při vývoji budoucích návrhů.