Jak mám napsat obchodní dopis?

Při psaní obchodního dopisu byste měli použít konverzační tón a správné formátování a měli byste být struční. Naplánujte si dopis předtím, než zapíšete uvedení hlavních oblastí nebo předmětů, které mají být zahrnuty, a také jakékoli konkrétní incidenty nebo podrobnosti. Poté určete logický pořadí, ve kterém se tyto problémy vyřeší. Stručně se podívejte na jakoukoli předchozí korespondenci nebo konverzace v prvním odstavci a poté se připravte přímo k účelu obchodního dopisu. Je zřejmé, že v závěrečném odstavci uveďte jakoukoli následnou akci.

tón

Použijte příjemný tón, zejména pokud obchodní dopis obsahuje negativní akci nebo negativní odpověď. Uveďte ocenění toho, jak vám příjemce pomohl, pokud je to možné. V závěrečném odstavci děkuji příjemci za jeho čas, protihodnotu nebo úsilí. Aniž byste byli příliš osobní, zkuste použít přátelský a soucitný tón pro obchodní dopisy. Pokud jste vy nebo vaše společnost udělali chybu, buďte přímý při přiznání chyby.

Abyste se vyhnuliTendence psát příliš formálně v obchodním dopise, používejte kontrakce, jako jsou ty, které se běžně používají v mluvení. Zahrnujte také osobní zájmena - například „i“, „my“ a „naše“ - místo formálnějších rozhodnutí, jako je „společnost“. Být stručný. Například místo toho, abychom psali: „Jsme v přijímání vaší korespondence ohledně ...„ Jednoduše napište „dostali jsme ...“ Velmi formální fráze jsou vhodnější v určitých typech právních dokumentů nebo korespondence než v jednoduchých obchodních dopisech.

Formát

Použijte správný formát pro obchodní dopis. Blokový styl je nejjednodušší. V dopise ve stylu bloku začínají všechny části na levém okraji, bez odsazení.

Pořadí hlavních komponent

6 Pokud nepoužíváte LetterhEAD, zadejte svou adresu v horní části stránky. Pro většinu obchodních dopisů byste se měli vyhnout používání ozdobných papírů nebo barevného papíru.

Asi tři až 10 řádků po vaší adrese nebo pod tisk hlavičky hlavičky zadejte datum a ujistěte se, že je měsíc vysvětleno. Čtyři řádky pod datem zadejte vnitřní adresu. Vnitřní adresa obsahuje celé jméno příjemce, adresu ulice, městské a poštovní kód, z nichž každá je na samostatném řádku. Nechte jednu prázdnou linii mezi konečnou řádek adresy a pozdravem. Pozdrav je obecně ve formátu „Vážený pane Smith“ nebo „Vážená paní Jonesová“ - samozřejmě použití skutečného příjmení příjemce - samozřejmě - následuje tlusté střevo.

Jediný prázdný řádek odděluje každý odstavec v dopise. Zadejte uzavření, například „upřímně vaše“ nebo „s pozdravem“. Po uzavření použijte čárku.

Ponechejte tři nebo čtyři prázdné řádky pro podpis, zadejte své jméno. Pokud je to žádoucí, umístěte svůj pracovní titul pod vaše nAme. Pokud do svého obchodního dopisu zahrnete přílohy nebo přílohy, zadejte příslušné slovo - „příloha“ nebo „uzavřena“ - po prázdném řádku pod svým zadaným názvem nebo názvem.

korektury

Zkontrolujte svůj obchodní dopis po jeho napsání a ověřte, zda je vše správné a dokončené, včetně všech dat a jakýchkoli peněžních částk. Korekturujte dopis pro typografické nebo gramatické chyby. Než jej odešlete, nechte si přečíst někoho jiného a nezapomeňte podepsat dopis modrým nebo černým inkoustovým perem.