Jak mám napsat obchodní dopis?

Při psaní obchodního dopisu byste měli používat konverzační tón a správné formátování a měli byste být struční. Naplánujte svůj dopis dříve, než začnete psát, a uveďte seznam hlavních oblastí nebo předmětů, které mají být zahrnuty, jakož i konkrétní případy nebo podrobnosti. Poté určete logické pořadí, ve kterém se mají problémy řešit. V prvním odstavci krátce odkazujte na jakoukoli předchozí korespondenci nebo konverzaci a poté se obraťte přímo na účel obchodního dopisu. V posledním odstavci jasně uveďte veškeré následné kroky.

Tón

Použijte příjemný tón, zejména pokud obchodní dopis obsahuje negativní akci nebo negativní odpověď. V případě potřeby uveďte uznání toho, jak vám příjemce pomohl. V posledním odstavci děkuji příjemci za jeho čas, pozornost nebo úsilí. Aniž byste byli příliš osobní, zkuste pro obchodní dopisy použít přátelský, soucitný tón. Pokud jste vy nebo vaše společnost udělali chybu, buďte přímo v přiznání chyby.

Chcete-li se vyhnout tendenci psát příliš formálně v obchodním dopise, použijte kontrakce, jako jsou ty, které se běžně používají v mluvení. Místo formálních voleb, jako je „společnost“, přidejte také osobní zájmena - například „já“, „my“ a „naše“. Buďte struční. Například místo psaní: „Dostáváme vaši korespondenci týkající se ...“ jednoduše napište „Dostali jsme ...“. Velmi formální věty jsou vhodnější v určitých typech právních dokumentů nebo korespondenci než v jednoduchých obchodních dopisech.

Formát

Pro obchodní dopis použijte správný formát. Styl bloku je nejjednodušší. V dopise v blokovém stylu začínají všechny části na levém okraji bez odsazení.

Pořadí hlavních komponent

Pokud používáte hlavičkový papír s vaší společností nebo osobním jménem vytištěným nahoře, nemusíte psát své jméno a adresu. Pokud nepoužíváte hlavičkový papír, zadejte svou adresu do horní části stránky. Pro většinu obchodních dopisů byste se měli vyhnout použití ozdobných tiskovin nebo barevného papíru.

Asi tři až 10 řádků po vaší adrese nebo pod hlavičkovým papírem, zadejte datum a nezapomeňte uvést měsíc. Čtyři řádky pod datem zadejte vnitřní adresu. Vnitřní adresa obsahuje celé jméno příjemce, adresu ulice, město a poštovní směrovací číslo, přičemž každý z nich je uveden na samostatném řádku. Mezi posledním řádkem adresy a pozdravem ponechte jeden prázdný řádek. Pozdrav je obecně ve formátu „Vážený pane Smithe“ nebo „Vážení paní Jonesové“ - místo těchto příkladů samozřejmě použijte skutečné příjmení příjemce, za kterým následuje dvojtečka.

Každý odstavec v dopise odděluje jeden prázdný řádek. Zadejte závěr, například „S pozdravem“ nebo „pozdravem“. Po uzavření použijte čárku.

Nechte tři nebo čtyři prázdné řádky pro podpis a zadejte své jméno. Pokud je to žádoucí, vložte název své práce. Pokud do svého obchodního dopisu zahrnete přílohy nebo přílohy, zadejte za prázdný řádek pod zadané jméno nebo název odpovídající slovo - „Příloha“ nebo „Příloha“.

Korektura

Po napsání zkontrolujte svůj obchodní dopis a ověřte, že je vše správné a úplné, včetně všech dat a peněžních částek. Korektury dopisu pro typografické nebo gramatické chyby. Před odesláním nechte někoho přečíst váš dopis a nezapomeňte jej podepsat modrým nebo černým inkoustovým perem.