Hoe moet ik een zakelijke brief schrijven?

Bij het schrijven van een zakelijke brief moet u een conversatietoon en de juiste opmaak gebruiken, en u zou kort moeten zijn. Plan uw brief voordat u schrijft door de belangrijkste gebieden of onderwerpen op te nemen, evenals specifieke incidenten of details. Bepaal vervolgens een logische volgorde om de problemen aan te pakken. Raadpleeg kort naar eerdere correspondentie of gesprekken in de eerste paragraaf en ga vervolgens rechtstreeks naar het doel van de zakelijke brief. Vermeld duidelijk elke vervolgacties in de laatste paragraaf.

toon

Gebruik een aangename toon, vooral als de bedrijfsbrief negatieve actie of een negatief antwoord bevat. Geef waardering aan voor hoe de ontvanger u heeft geholpen, indien van toepassing. Dank in de laatste paragraaf de ontvanger voor zijn of haar tijd, overweging of moeite. Probeer een vriendelijke, medelevende toon te gebruiken voor zakelijke letters zonder te persoonlijk te zijn. Als u of uw bedrijf een fout heeft gemaakt, wees dan openhartig in het toegeven van fout.

Om deDe neiging om te formeel te schrijven in een zakelijke brief, gebruik we contracties zoals die welke vaak worden gebruikt bij het spreken. Neem ook persoonlijke voornaamwoorden op - zoals "i", "wij" en "onze" - in plaats van meer formele keuzes zoals "het bedrijf". Beknopt zijn. In plaats van te schrijven: "We worden bijvoorbeeld in ontvangst van uw correspondentie met betrekking tot ..." Schrijf gewoon "We hebben ontvangen ...". Zeer formele zinnen zijn geschikter in bepaalde soorten juridische documenten of correspondentie dan in eenvoudige zakelijke letters.

formaat

Gebruik het juiste formaat voor een zakelijke brief. Blokstijl is het eenvoudigst. In een brief in een blok-stijl beginnen alle onderdelen aan de linkermarge, zonder inkepingen.

volgorde van hoofdcomponenten

Als u briefpapier van briefhoofd gebruikt met uw bedrijf of persoonlijke naam bovenaan, hoeft u uw naam en adres niet te typen. Als u Letterh niet gebruiktEad, typ uw adres bovenaan de pagina. U moet voor de meeste zakelijke letters fancy briefpapier of gekleurd papier vermijden.

Ongeveer drie tot 10 regels na uw adres of onder het afdrukken van het briefhoofd, typ de datum en zorg ervoor dat u de maand spelt. Vier regels onder de datum, typ het binnenadres. Het binnenaddres bevat de volledige naam, straatadres, stads- en postcode van de ontvanger, met elk op een aparte regel. Laat een lege lijn achter tussen de laatste regel van het adres en de aanhef. De aanhef is over het algemeen in het formaat "Beste Mr. Smith" of "Beste mevrouw Jones" - met behulp van de werkelijke achternaam van de ontvanger in plaats van deze voorbeelden natuurlijk - gevolgd door een dikke darm.

Een enkele lege lijn scheidt elke paragraaf in de letter. Typ A -afsluiting, zoals "oprecht van jou" of "groeten." Gebruik een komma na de sluiting.

Typ drie of vier lege regels voor een handtekening, typ uw naam. Plaats uw functie, indien gewenst, onder uw nAme. Als u bijlagen of behuizingen in uw zakelijke brief opneemt, typt u het juiste woord - "bijlage" of "behuizing" - na een lege regel onder uw getypte naam of titel.

proeflezen

Controleer uw bedrijfsbrief na het schrijven om te controleren of alles correct en voltooid is, inclusief alle datums en eventuele monetaire bedragen. Proef de brief voor typografische of grammaticale fouten. Laat iemand anders uw brief lezen voordat u deze verzendt, en vergeet niet de brief te ondertekenen met een blauwe of zwarte inktpen.