Hoe moet ik een zakelijke brief schrijven?

Wanneer u een zakelijke brief schrijft, moet u een conversatietoon en de juiste opmaak gebruiken en moet u kort zijn. Plan uw brief voordat u schrijft door de belangrijkste gebieden of onderwerpen op te nemen die moeten worden opgenomen, evenals eventuele specifieke incidenten of details. Bepaal vervolgens een logische volgorde om de problemen aan te pakken. Verwijs kort naar eventuele eerdere correspondentie of gesprekken in de eerste paragraaf en ga meteen in op het doel van de zakelijke brief. Vermeld duidelijk eventuele vervolgacties in de laatste paragraaf.

Toon

Gebruik een aangename toon, vooral als de zakelijke brief negatieve actie of een negatieve reactie bevat. Geef waardering aan voor hoe de ontvanger u heeft geholpen, indien van toepassing. Bedank de ontvanger in de laatste paragraaf voor zijn of haar tijd, aandacht of inspanning. Probeer, zonder te persoonlijk te zijn, een vriendelijke, barmhartige toon te gebruiken voor zakelijke brieven. Als u of uw bedrijf een fout heeft gemaakt, wees dan openlijk in het toegeven van fouten.

Gebruik samentrekkingen zoals die vaak worden gebruikt om te voorkomen dat u te formeel in een zakelijke brief schrijft. Neem ook persoonlijke voornaamwoorden op - zoals 'I', 'wij' en 'onze' - in plaats van meer formele keuzes zoals 'het bedrijf'. Wees beknopt. Bijvoorbeeld, in plaats van te schrijven: "Wij ontvangen uw correspondentie over ...", schrijft u eenvoudig: "Wij hebben ontvangen ..." Zeer formele zinnen zijn geschikter in bepaalde soorten juridische documenten of correspondentie dan in eenvoudige zakelijke brieven.

Ontwerp, stijl

Gebruik het juiste formaat voor een zakelijke brief. Blokstijl is het eenvoudigst. In een blokstijl beginnen alle onderdelen aan de linkermarge, zonder inspringen.

Volgorde van hoofdonderdelen

Als u briefpapier gebruikt met uw bedrijf of persoonlijke naam bovenaan, hoeft u uw naam en adres niet te typen. Als u geen briefhoofd gebruikt, typt u uw adres boven aan de pagina. Gebruik voor de meeste zakelijke brieven geen fancy briefpapier of gekleurd papier.

Typ ongeveer drie tot tien regels achter uw adres of onder het briefhoofd, typ de datum en zorg ervoor dat u de maand spelt. Typ het binnenadres vier regels onder de datum. Het binnenadres bevat de volledige naam, het adres, de stad en de postcode van de ontvanger, elk op een afzonderlijke regel. Laat een lege regel tussen de laatste regel van het adres en de aanhef. De aanhef is over het algemeen in het formaat "Geachte heer Smith" of "Geachte mevrouw Jones" - uiteraard met de echte achternaam van de ontvanger in plaats van deze voorbeelden - gevolgd door een dubbele punt.

Een enkele lege regel scheidt elke alinea in de brief. Typ een afsluiting, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet'. Gebruik een komma na het sluiten.

Typ uw naam en laat drie of vier lege regels voor een handtekening achter. Plaats desgewenst uw functie onder uw naam. Als u bijlagen of bijlagen toevoegt aan uw zakelijke brief, typt u het juiste woord - "Bijlage" of "Bijlage" - na een lege regel onder uw getypte naam of titel.

correctie

Controleer uw zakelijke brief na het schrijven om te controleren of alles correct en volledig is, inclusief alle datums en eventuele geldbedragen. Controleer de brief op typefouten of grammaticale fouten. Laat iemand anders uw brief lezen voordat u deze verzendt, en vergeet niet de brief te ondertekenen met een blauwe of zwarte inktpen.