Como devo escrever uma carta comercial?

Ao escrever uma carta comercial, você deve usar um tom de conversação e formatação adequada e deve ser breve. Planeje sua carta antes de escrever listando as principais áreas ou assuntos a serem incluídos, bem como quaisquer incidentes ou detalhes específicos. Em seguida, determine uma ordem lógica para abordar os problemas. Consulte brevemente qualquer correspondência ou conversas anteriores no primeiro parágrafo e, em seguida, siga direto para o objetivo da carta comercial. Indique claramente qualquer ação de acompanhamento no parágrafo final.

tom

Use um tom agradável, especialmente se a carta comercial contiver ação negativa ou uma resposta negativa. Indique apreciar como o destinatário o ajudou, se aplicável. No parágrafo final, agradeça ao destinatário por seu tempo, consideração ou esforço. Sem ser muito pessoal, tente usar um tom amigável e compassivo para cartas de negócios. Se você ou sua empresa cometeram um erro, seja franco em admitir falhas.

Para evitar otendência a escrever muito formalmente em uma carta comercial, use contrações como as que são comumente usadas para falar. Além disso, inclua pronomes pessoais - como "i", "nós" e "nosso" - em vez de escolhas mais formais como "a empresa". Ser conciso. Por exemplo, em vez de escrever "Estamos recebendo sua correspondência sobre ..." Basta escrever "Recebemos ...". Frases muito formais são mais apropriadas em certos tipos de documentos legais ou correspondências do que em cartas de negócios simples.

formato

Use o formato adequado para uma carta comercial. O estilo de bloco é o mais simples. Em uma carta em estilo de bloco, todas as peças começam na margem esquerda, sem recuo.

Ordem dos componentes principais

Se você usar artigos de papelaria timbrados com sua empresa ou nome pessoal impresso na parte superior, não precisará digitar seu nome e endereço. Se você não está usando LetterhEad, digite seu endereço na parte superior da página. Você deve evitar o uso de papel de papelaria ou papel colorido sofisticado para a maioria das cartas de negócios.

Cerca de três a 10 linhas após o seu endereço ou abaixo da impressão timbrada, digite a data e certifique -se de explicar o mês. Quatro linhas abaixo da data, digite o endereço interno. O endereço interno contém o nome completo do destinatário, o endereço da rua, a cidade e o código postal, com cada um em uma linha separada. Deixe uma linha em branco entre a linha final do endereço e a saudação. A saudação geralmente está no formato "Caro Sr. Smith" ou "Querida Sra. Jones" - usando o sobrenome real do destinatário em vez desses exemplos, é claro - seguido por um cólon.

Uma única linha em branco separa cada parágrafo na letra. Digite um fechamento, como "sinceramente seu" ou "Atenciosamente". Use uma vírgula após o fechamento.

Deixando três ou quatro linhas em branco para uma assinatura, digite seu nome. Coloque seu cargo, se desejar, abaixo do seu nAME. Se você incluir anexos ou gabinetes em sua carta comercial, digite a palavra apropriada - "anexo" ou "gabinete" - depois de uma linha em branco abaixo do seu nome ou título digitado.

Revisão

Verifique sua carta comercial depois de escrever para verificar se tudo está correto e completo, incluindo todas as datas e quaisquer quantias monetárias. Revise a carta para erros tipográficos ou gramaticais. Peça a alguém que leia sua carta antes de enviá -la e não se esqueça de assinar a carta com uma caneta de tinta azul ou preta.