Hvordan skal jeg skrive et forretningsbrev?
Når du skriver et forretningsbrev, skal du bruge en samtale tone og korrekt formatering, og du skal være kort. Planlæg dit brev, før du skriver ved at angive de vigtigste områder eller emner, der skal inkluderes, samt specifikke hændelser eller detaljer. Derefter fastlægges en logisk rækkefølge, som problemerne skal adresseres til. Henvis kort til enhver tidligere korrespondance eller samtaler i første afsnit, og kom derefter direkte til formålet med forretningsbrevet. Angiv tydeligt enhver opfølgende handling i sidste afsnit.
Tone
Brug en behagelig tone, især hvis forretningsbrevet indeholder negativ handling eller negativ respons. Angiv påskønnelse af, hvordan modtageren har hjulpet dig, hvis relevant. I sidste afsnit takker modtageren for hans eller hendes tid, overvejelse eller indsats. Uden at være for personlig, prøv at bruge en venlig, medfølende tone til forretningsbreve. Hvis du eller din virksomhed har begået en fejl, skal du være ret i at indrømme skyld.
For at undgå tendensen til at skrive for formelt i et forretningsbrev skal du bruge sammentrækninger som dem, der ofte bruges til at tale. Medtag også personlige udtaler - som "jeg", "vi" og "vores" - i stedet for mere formelle valg som "virksomheden." Vær kortfattet. I stedet for for eksempel at skrive "Vi modtager din korrespondance vedrørende ..." skal du blot skrive "Vi har modtaget ...". Meget formelle sætninger er mere passende i visse typer juridiske dokumenter eller korrespondance end i enkle forretningsbreve.
Format
Brug det rigtige format til et forretningsbrev. Blokstil er den enkleste. I et blokformat bogstav begynder alle dele ved venstre margen uden indrykk.
Bestilling af hovedkomponenter
Hvis du bruger brevpapirpapir med dit firma eller dit personlige navn, der er trykt øverst, behøver du ikke at skrive dit navn og adresse. Hvis du ikke bruger brevhoved, skal du indtaste din adresse øverst på siden. Du bør undgå at bruge fancy papirvarer eller farvet papir til de fleste forretningsbreve.
Cirka tre til 10 linjer efter din adresse eller under brevpapirudskrivning, skriv datoen, og sørg for at stave måneden ud. Fire linjer under datoen, skriv den indvendige adresse. Den indvendige adresse indeholder modtagerens fulde navn, gade-adresse, by og postnummer med hver på en separat linje. Efterlad en tom linje mellem adressens sidste linje og hilsen. Hilsen er generelt i formatet "Dear Mr. Smith" eller "Dear Mrs. Jones" - ved hjælp af modtagerens faktiske efternavn i stedet for disse eksempler, selvfølgelig - efterfulgt af en kolon.
En enkelt tom linje adskiller hvert afsnit i brevet. Skriv en afslutning, f.eks. "Med venlig hilsen" eller "Hilsen." Brug et komma efter lukningen.
Skriv dit navn, hvis du forlader tre eller fire blanke linjer til en signatur. Placer din jobtitel om ønsket under dit navn. Hvis du inkluderer vedhæftede filer eller bilag i dit forretningsbrev, skal du skrive det relevante ord - "Vedhæftet fil" eller "Bilag" - efter en tom linje under dit indtastede navn eller titel.
Korrekturlæsning
Kontroller dit forretningsbrev efter at have skrevet det for at kontrollere, at alt er korrekt og komplet, inklusive alle datoer og eventuelle monetære beløb. Korrekturlæs brevet for typografiske eller grammatiske fejl. Lad en anden læse dit brev, før du sender det, og glem ikke at underskrive brevet med en blå eller sort blækpenne.