Jak napisać list biznesowy?

Pisząc list biznesowy, powinieneś używać tonu rozmowy i odpowiedniego formatowania, i powinieneś mówić krótko. Zaplanuj swój list przed napisaniem, wymieniając główne obszary lub tematy, które mają zostać uwzględnione, a także wszelkie konkretne incydenty lub szczegóły. Następnie określ logiczną kolejność rozwiązywania problemów. Odwołaj się pokrótce do wszelkiej wcześniejszej korespondencji lub rozmów w pierwszym akapicie, a następnie przejdź bezpośrednio do celu pisma biznesowego. W ostatnim akapicie wyraźnie określ wszelkie działania następcze.

Ton

Używaj przyjemnego tonu, szczególnie jeśli list biznesowy zawiera negatywne działanie lub negatywną odpowiedź. W stosownych przypadkach należy wyrazić wdzięczność za pomoc odbiorcy. W ostatnim akapicie podziękuj odbiorcy za poświęcony czas, uwagę lub wysiłek. Nie będąc zbyt osobistym, staraj się używać przyjaznego, współczującego tonu w przypadku listów biznesowych. Jeśli ty lub twoja firma popełniłeś błąd, bądź szczery w przyznaniu się do winy.

Aby uniknąć tendencji do zbyt formalnego pisania w liście biznesowym, używaj skurczów, takich jak te, które są powszechnie używane w mowie. Uwzględnij także zaimki osobowe - takie jak „ja”, „my” i „nasz” - zamiast bardziej formalnych wyborów, takich jak „firma”. Bądź zwięzły. Na przykład zamiast pisać „Otrzymujemy Twoją korespondencję dotyczącą…”, po prostu napisz „Otrzymaliśmy ...”. Bardzo formalne zwroty są bardziej odpowiednie w przypadku niektórych rodzajów dokumentów prawnych lub korespondencji niż w prostych pismach biznesowych.

Format

Użyj właściwego formatu listu biznesowego. Styl bloku jest najprostszy. Litery w stylu blokowym wszystkie części zaczynają się na lewym marginesie, bez wcięć.

Kolejność głównych komponentów

Jeśli używasz papieru firmowego z nazwą firmy lub imieniem i nazwiskiem wydrukowanym u góry, nie musisz wpisywać swojego nazwiska i adresu. Jeśli nie używasz papieru firmowego, wpisz swój adres u góry strony. Należy unikać używania fantazyjnych materiałów piśmiennych lub kolorowego papieru do większości listów biznesowych.

Około trzy do dziesięciu wierszy po adresie lub poniżej papieru firmowego wpisz datę i pamiętaj o wpisaniu miesiąca. Cztery wiersze poniżej daty wpisz adres wewnętrzny. Adres wewnętrzny zawiera pełne imię i nazwisko odbiorcy, adres, miasto i kod pocztowy, przy czym każdy z nich znajduje się w osobnej linii. Pozostaw jedną pustą linię między ostatnią linią adresu a pozdrowieniem. Powitanie jest zwykle w formacie „Drogi Panie Smith” lub „Droga Pani Jones” - używając rzeczywistego nazwiska odbiorcy zamiast tych przykładów, a następnie dwukropka.

Pojedyncza pusta linia oddziela każdy akapit litery. Wpisz zamknięcie, takie jak „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”. Użyj przecinka po zamknięciu.

Pozostawiając trzy lub cztery puste wiersze dla podpisu, wpisz swoje imię i nazwisko. W razie potrzeby umieść tytuł pracy poniżej swojego nazwiska. Jeśli do listu firmowego dołączasz załączniki lub załączniki, wpisz odpowiednie słowo - „Załącznik” lub „Załącznik” - po pustym wierszu poniżej wpisanego imienia lub tytułu.

Korekta

Po napisaniu listu biznesowego sprawdź, czy wszystko jest poprawne i kompletne, w tym wszystkie daty i wszelkie kwoty pieniężne. Sprawdź literę pod kątem błędów typograficznych lub gramatycznych. Poproś kogoś innego o przeczytanie twojego listu przed wysłaniem i nie zapomnij podpisać listu niebieskim lub czarnym atramentem.