Hvordan skal jeg skrive et forretningsbrev?
Når du skriver et forretningsbrev, bør du bruke en samtale tone og riktig formatering, og du bør være kort. Planlegg brevet ditt før du skriver ved å liste opp hovedområdene eller emnene som skal inkluderes, samt spesifikke hendelser eller detaljer. Deretter bestemmer du en logisk rekkefølge du skal løse problemene. Henvis kort til alle tidligere korrespondanser eller samtaler i første ledd, og kom deg rett til formålet med forretningsbrevet. Oppgi tydelig en eventuell oppfølgingshandling i siste ledd.
Tone
Bruk en hyggelig tone, spesielt hvis forretningsbrevet inneholder negativ handling eller negativ respons. Angi takknemlighet for hvordan mottakeren har hjulpet deg, hvis relevant. I siste ledd, takk mottakeren for sin tid, omtanke eller innsats. Uten å være for personlig, prøv å bruke en vennlig, medfølende tone for forretningsbrev. Hvis du eller ditt selskap har gjort en feil, må du rett og slett innrømme feil.
For å unngå tendensen til å skrive for formelt i et forretningsbrev, bruk sammentrekninger som de som ofte brukes til å snakke. Inkluder også personlige pronomen - for eksempel "jeg", "vi" og "vår" - i stedet for mer formelle valg som "selskapet." Vær kortfattet. I stedet for å skrive "Vi mottar for eksempel korrespondansen din angående ...", skriver du bare "Vi mottok ...". Svært formelle fraser er mer passende i visse typer juridiske dokumenter eller korrespondanse enn i enkle forretningsbrev.
Format
Bruk riktig format for et forretningsbrev. Blokkstil er det enkleste. I en bokstav i blokkeringsstil begynner alle delene i venstre kant uten innrykk.
Bestilling av hovedkomponenter
Hvis du bruker brevpapir med brevpapir med firmaet eller personnummeret ditt skrevet ut øverst, trenger du ikke skrive inn navnet og adressen din. Hvis du ikke bruker brevpapir, skriver du adressen din øverst på siden. Du bør unngå å bruke fancy papirvarer eller farget papir til de fleste forretningsbrev.
Rundt tre til 10 linjer etter adressen eller under brevpapirutskriften, skriv inn datoen og sørg for å stave ut måneden. Fire linjer under datoen, skriv inn adresse. Innvendig adresse inneholder mottakerens fulle navn, gateadresse, by og postnummer, med hver på en egen linje. Legg igjen en tom linje mellom den endelige linjen i adressen og hilsenen. Hilsen er vanligvis i formatet "Dear Mr. Smith" eller "Dear Mrs. Jones" - ved å bruke mottakerens faktiske etternavn i stedet for disse eksemplene, selvfølgelig - etterfulgt av en kolon.
En enkelt blank linje skiller hvert avsnitt i brevet. Skriv inn en avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen." Bruk et komma etter stengingen.
Skriv inn navnet ditt når du legger igjen tre eller fire blanke linjer for en signatur. Plasser stillingen din, hvis ønskelig, under navnet ditt. Hvis du inkluderer vedlegg eller vedlegg i forretningsbrevet ditt, skriver du inn det aktuelle ordet - "Vedlegg" eller "Vedlegg" - etter en blank linje under det skrevne navnet eller tittelen.
korrekturlesing
Kontroller forretningsbrevet ditt etter at du har skrevet det for å bekrefte at alt er riktig og fullstendig, inkludert alle datoer og eventuelle økonomiske beløp. Korrekturles brevet for typografiske eller grammatiske feil. La noen andre lese brevet ditt før du sender det, og ikke glem å signere brevet med en blå eller svart blekkpenn.