Comment dois-je écrire une lettre d'affaires?
Lorsque vous écrivez une lettre professionnelle, vous devez utiliser un ton de conversation et une mise en forme appropriée, et vous devez être bref. Avant d’écrire, planifiez votre lettre en énumérant les principaux domaines ou sujets à inclure, ainsi que tout incident ou détail spécifique. Ensuite, déterminez un ordre logique dans lequel résoudre les problèmes. Faites brièvement référence à toute correspondance ou conversation antérieure dans le premier paragraphe, puis passez directement au but de la lettre commerciale. Indiquez clairement toute action de suivi dans le dernier paragraphe.
Ton
Utilisez un ton agréable, surtout si la lettre commerciale contient une action négative ou une réponse négative. Indiquez votre appréciation de la manière dont le destinataire vous a aidé, le cas échéant. Dans le dernier paragraphe, remerciez le destinataire pour son temps, sa considération et ses efforts. Sans être trop personnel, essayez d’utiliser un ton amical et compatissant pour les lettres commerciales. Si vous ou votre entreprise avez commis une erreur, soyez franc en reconnaissant votre faute.
Pour éviter la tendance à écrire de manière trop formelle dans une lettre professionnelle, utilisez des contractions telles que celles couramment utilisées pour parler. En outre, incluez les pronoms personnels - tels que "je", "nous" et "notre" - au lieu de choix plus formels tels que "la société". Soyez concis. Par exemple, au lieu d'écrire "Nous recevons votre correspondance concernant ...", écrivez simplement: "Nous avons reçu ...". Les expressions très formelles sont plus appropriées dans certains types de documents juridiques ou de correspondance que dans les simples lettres commerciales.
Format
Utilisez le format approprié pour une lettre commerciale. Le style de bloc est le plus simple. Dans une lettre en bloc, toutes les pièces commencent par la marge de gauche, sans indentation.
Ordre des composants principaux
Si vous utilisez du papier à en-tête avec le nom de votre entreprise ou votre nom personnel en haut, vous n'avez pas besoin de saisir votre nom et votre adresse. Si vous n'utilisez pas de papier à en-tête, tapez votre adresse en haut de la page. Vous devriez éviter d'utiliser du papier de couleur ou du papier de fantaisie pour la plupart des lettres commerciales.
Environ trois à 10 lignes après votre adresse ou en dessous de l’en-tête, tapez la date et assurez-vous d’indiquer le mois. Quatre lignes en dessous de la date, tapez l’adresse interne. L'adresse intérieure contient le nom complet du destinataire, son adresse municipale, sa ville et son code postal, chacun étant inscrit sur une ligne distincte. Laissez une ligne vide entre la dernière ligne de l'adresse et la salutation. La formule de salutation se présente généralement sous la forme "Cher M. Smith" ou "Chère Mme Jones" - en utilisant le nom de famille actuel du destinataire à la place de ces exemples, bien sûr - suivie d'un deux-points.
Une seule ligne vide sépare chaque paragraphe de la lettre. Tapez une fermeture, telle que «Cordialement» ou «Cordialement». Utilisez une virgule après la fermeture.
Laissant trois ou quatre lignes vides pour une signature, tapez votre nom. Placez votre titre de poste, si vous le souhaitez, sous votre nom. Si vous incluez des pièces jointes ou des pièces jointes dans votre lettre commerciale, tapez le mot approprié - "Pièce jointe" ou "Pièce jointe" - après une ligne vide sous le nom ou le titre tapé.
Relecture
Vérifiez votre lettre professionnelle après l'avoir écrite pour vérifier que tout est correct et complet, y compris toutes les dates et tous les montants. Relisez la lettre à la recherche d'erreurs typographiques ou grammaticales. Demandez à quelqu'un de lire votre lettre avant de l'envoyer et n'oubliez pas de la signer avec un stylo à encre bleue ou noire.