Wie soll ich einen Geschäftsbrief schreiben?
Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs sollten Sie einen Gesprächston und eine ordnungsgemäße Formatierung verwenden, und Sie sollten kurz sein. Planen Sie Ihren Brief, bevor Sie schreiben, indem Sie die zu enthaltenen Hauptbereiche oder Themen sowie bestimmte Vorfälle oder Details auflisten. Bestimmen Sie dann eine logische Reihenfolge, in der die Probleme behandelt werden können. Beziehen Sie sich kurz auf frühere Korrespondenz oder Gespräche im ersten Absatz und gehen Sie direkt zum Zweck des Geschäftsschreibens. Geben Sie im letzten Absatz eindeutig jede Follow-up-Aktion an.
Ton
Verwenden Sie einen angenehmen Ton, insbesondere wenn das Geschäftsschreiben eine negative Aktion oder eine negative Antwort enthält. Geben Sie die Wertschätzung dafür an, wie der Empfänger Ihnen gegebenenfalls geholfen hat. Vielen Dank im letzten Absatz für den Empfänger für seine Zeit, Rücksichtnahme oder Mühe. Versuchen Sie, einen freundlichen, mitfühlenden Ton für Geschäftsbriefe zu verwenden, ohne zu persönlich zu sein. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht haben, sollten Sie sich direkt in der Geben Sie Fehler ein.
, um das zu vermeidenVerwenden Sie Kontraktionen wie solche, die häufig zum Sprechen verwendet werden, um zu formell in einem Geschäftsbrief zu schreiben. Fügen Sie außerdem Personalpronomen - wie "I", "We" und "Our" - anstelle von formelleren Möglichkeiten wie "The Company" ein. Sich prägnant sein. Anstatt zum Beispiel zu schreiben, "wir erhalten Ihre Korrespondenz in Bezug auf ...", schreiben Sie einfach "Wir haben ...". Sehr formelle Sätze sind in bestimmten Arten von Rechtsdokumenten oder Korrespondenz besser angemessen als in einfachen Geschäftsbriefen.
Format
Verwenden Sie das richtige Format für einen Geschäftsbrief. Der Blockstil ist am einfachsten. In einem Buchstaben im Blockstil beginnen alle Teile am linken Rand ohne Eindringlinge.
Reihenfolge der Hauptkomponenten
Wenn Sie Briefkopf -Schreibwaren mit Ihrem Unternehmen oder Ihrem persönlichen Namen oben verwenden, müssen Sie Ihren Namen und Ihre Adresse nicht eingeben. Wenn Sie kein Letterh verwendenGeben Sie Ihre Adresse oben auf der Seite ein. Sie sollten es vermeiden, ausgefallene Schreibwaren oder farbige Papier für die meisten Geschäftsbriefe zu verwenden.
Etwa drei bis 10 Zeilen nach Ihrer Adresse oder unter dem Briefkopfdruck, geben Sie das Datum ein und stellen Sie sicher, dass Sie den Monat anbieten. Vier Zeilen unter dem Datum, geben Sie die Innenadresse ein. Die Innenadresse enthält den vollständigen Namen, die Straßenadresse, die Stadt und die Postleitzahl des Empfängers, wobei jeder in einer separaten Zeile. Lassen Sie eine leere Linie zwischen der letzten Zeile der Adresse und dem Gruß. Der Gruß befindet sich im Allgemeinen im Format "Sehr geehrter Herr Smith" oder "Liebe Mrs. Jones" - natürlich mit dem tatsächlichen Nachnamen des Empfängers anstelle dieser Beispiele - gefolgt von einem Dickdarm.
Eine einzelne leere Zeile trennt jeden Absatz im Buchstaben. Geben Sie eine Schließung ein, wie "aufrichtig Ihre" oder "Grüße". Verwenden Sie nach dem Abschluss ein Komma.
Geben Sie Ihren Namen ein, um drei oder vier leere Zeilen für eine Signatur zu lassen. Platzieren Sie Ihre Berufsbezeichnung, falls gewünscht, unter Ihrem nAME. Wenn Sie Anhänge oder Gehege in Ihren Geschäftsbrief einbeziehen, geben Sie nach einer leeren Zeile unterhalb Ihres eingegebenen Namens oder Titels das entsprechende Wort - "Anhang" oder "Gehäuse" ein.
Korrekturlesen
Überprüfen Sie Ihren Geschäftsbrief, nachdem Sie ihn geschrieben haben, um zu überprüfen, ob alles korrekt und vollständig ist, einschließlich aller Daten und monetären Beträge. Lesen Sie den Brief für typografische oder grammatikalische Fehler. Lassen Sie jemand anderes Ihren Brief lesen, bevor Sie ihn senden, und vergessen Sie nicht, den Brief mit einem blauen oder schwarzen Tintenstift zu unterschreiben.