Wie soll ich einen Geschäftsbrief schreiben?
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, sollten Sie einen Gesprächston und eine korrekte Formatierung verwenden und sich kurz fassen. Planen Sie Ihren Brief, bevor Sie schreiben, indem Sie die wichtigsten Bereiche oder Themen auflisten, die einbezogen werden sollen, sowie alle spezifischen Vorfälle oder Details. Bestimmen Sie dann eine logische Reihenfolge, in der die Probleme behoben werden sollen. Beziehen Sie sich kurz auf frühere Korrespondenzen oder Gespräche im ersten Absatz und gehen Sie dann direkt zum Zweck des Geschäftsbriefs über. Geben Sie im letzten Absatz alle Folgemaßnahmen an.
Ton
Verwenden Sie einen angenehmen Ton, insbesondere wenn der Geschäftsbrief eine negative Handlung oder eine negative Antwort enthält. Geben Sie ggf. an, wie der Empfänger Ihnen geholfen hat. Im letzten Absatz danke ich dem Empfänger für seine Zeit, Überlegung oder Mühe. Versuchen Sie, einen freundlichen, mitfühlenden Ton für Geschäftsbriefe zu verwenden, ohne zu persönlich zu sein. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler begangen haben, geben Sie Ihr Verschulden offen zu.
Um die Tendenz zu vermeiden, in einem Geschäftsbrief zu förmlich zu schreiben, sollten Sie Kontraktionen verwenden, wie sie im Sprachgebrauch üblich sind. Fügen Sie auch Personalpronomen wie "Ich", "Wir" und "Unser" hinzu, anstatt eher formale Entscheidungen wie "Das Unternehmen". Sei präzise. Anstatt beispielsweise "Wir erhalten Ihre Korrespondenz bezüglich ..." zu schreiben, schreiben Sie einfach "Wir haben ... erhalten". Sehr formelle Formulierungen sind in bestimmten Arten von juristischen Dokumenten oder Korrespondenz geeigneter als in einfachen Geschäftsbriefen.
Format
Verwenden Sie das richtige Format für einen Geschäftsbrief. Blockstil ist der einfachste. In einem Blockbuchstaben beginnen alle Teile am linken Rand ohne Einrückungen.
Reihenfolge der Hauptkomponenten
Wenn Sie Briefpapier mit Ihrem Firmen- oder persönlichen Namen verwenden, der oben aufgedruckt ist, müssen Sie Ihren Namen und Ihre Adresse nicht eingeben. Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, geben Sie Ihre Adresse oben auf der Seite ein. Verwenden Sie für die meisten Geschäftsbriefe kein ausgefallenes Briefpapier oder farbiges Papier.
Geben Sie etwa drei bis zehn Zeilen nach Ihrer Adresse oder unter dem Briefkopf das Datum ein und achten Sie darauf, den Monat zu buchstabieren. Geben Sie vier Zeilen unter dem Datum die interne Adresse ein. Die interne Adresse enthält den vollständigen Namen, die Straße, den Ort und die Postleitzahl des Empfängers, wobei sich jeder Name in einer separaten Zeile befindet. Lassen Sie eine Leerzeile zwischen der letzten Zeile der Adresse und der Anrede. Die Anrede hat in der Regel das Format "Sehr geehrter Herr Smith" oder "Sehr geehrte Frau Jones". Anstelle dieser Beispiele wird natürlich der tatsächliche Nachname des Empfängers verwendet, gefolgt von einem Doppelpunkt.
Eine einzelne Leerzeile trennt jeden Absatz im Buchstaben. Geben Sie einen Abschluss ein, z. B. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Verwenden Sie nach dem Schließen ein Komma.
Geben Sie Ihren Namen ein, und lassen Sie drei oder vier Leerzeilen für eine Signatur frei. Tragen Sie bei Bedarf Ihre Berufsbezeichnung unter Ihren Namen ein. Wenn Sie Anhänge oder Beilagen in Ihren Geschäftsbrief aufnehmen, geben Sie das entsprechende Wort - "Anhang" oder "Anlage" - nach einer leeren Zeile unter Ihrem eingegebenen Namen oder Titel ein.
Korrekturlesen
Überprüfen Sie Ihren Geschäftsbrief, nachdem Sie ihn geschrieben haben, um sicherzustellen, dass alles korrekt und vollständig ist, einschließlich aller Daten und etwaiger Geldbeträge. Korrigieren Sie den Buchstaben auf typografische oder grammatikalische Fehler. Lassen Sie Ihren Brief vor dem Absenden von jemand anderem lesen und vergessen Sie nicht, den Brief mit einem blauen oder schwarzen Kugelschreiber zu unterschreiben.