비즈니스 서신을 어떻게 작성해야합니까?

비즈니스 서신을 작성할 때는 대화 톤과 적절한 형식을 사용해야하며 간략해야합니다. 글을 작성하기 전에 특정 사건이나 세부 사항뿐만 아니라 포함될 주요 영역이나 주제를 나열하여 편지를 계획하십시오. 그런 다음 문제를 해결하기위한 논리적 순서를 결정하십시오. 첫 번째 단락의 이전 서신이나 대화를 간략하게 참조한 다음 비즈니스 서신의 목적을 바로 잡으십시오. 마지막 문단에 모든 후속 조치를 명시하십시오.

음정

특히 비즈니스 서신에 부정적 행동이나 부정적 반응이 포함 된 경우 유쾌한 톤을 사용하십시오. 해당되는 경우, 수령인이 귀하를 어떻게 도와 주 었는지 감사하십시오. 마지막 문단에서 수령인의 시간, 배려 또는 노력에 감사드립니다. 너무 개인적이 아닌 비즈니스 편지에는 친절하고 자비로운 음색을 사용하십시오. 귀하 또는 귀하의 회사가 실수 한 경우 결함을 인정해야합니다.

비즈니스 서신에 너무 공식적으로 글을 쓰는 경향을 피하려면 말하기에 일반적으로 사용되는 것과 같은 수축을 사용하십시오. 또한 "회사"와 같은보다 공식적인 선택 대신 "I", "우리"및 "우리"와 같은 개인 대명사도 포함하십시오. 간결하게하십시오. 예를 들어, "우리는 ...에 관한 귀하의 서신을 받고 있습니다. 매우 공식적인 문구는 간단한 비즈니스 서신보다 특정 유형의 법적 문서 또는 서신에 더 적합합니다.

체재

비즈니스 서신에 적합한 형식을 사용하십시오. 블록 스타일이 가장 간단합니다. 블록 스타일 문자에서 모든 부분은 들여 쓰기없이 왼쪽 여백에서 시작합니다.

주요 구성품의 순서

상단에 회사 나 개인 이름이 인쇄 된 레터 헤드 문구를 사용하는 경우 이름과 주소를 입력 할 필요가 없습니다. 레터 헤드를 사용하지 않는 경우 페이지 상단에 주소를 입력하십시오. 대부분의 비즈니스 서신에는 화려한 문구 나 색종이를 사용하지 마십시오.

주소 뒤 또는 레터 헤드 인쇄 아래에 약 3-10 줄을 입력하고 날짜를 입력 한 후 해당 월을 정확하게 입력하십시오. 날짜 아래 네 줄에 내부 주소를 입력하십시오. 내부 주소에는 수신자의 성명, 주소, 도시 및 우편 번호가 각각 별도의 줄에 포함되어 있습니다. 주소의 마지막 줄과 인사말 사이에 빈 줄을 하나 남겨 둡니다. 인사말은 일반적으로 "Dear Mr. Smith"또는 "Dear Mrs. Jones"형식으로되어 있습니다. 물론이 예제 대신 수신자의 실제 성을 사용하여 콜론이 이어집니다.

하나의 빈 줄은 문자의 각 단락을 구분합니다. "Sincerely yours"또는 "Regards"와 같은 종결을 입력하십시오. 닫은 후 쉼표를 사용하십시오.

서명을 위해 3 ~ 4 개의 빈 줄을 남기고 이름을 입력하십시오. 원하는 경우 직책을 이름 아래에 배치하십시오. 비즈니스 서신에 첨부 파일 또는 인클로저를 포함하는 경우 입력 한 이름 또는 제목 아래 빈 줄 뒤에 해당 단어 "첨부 파일"또는 "인클로저"를 입력하십시오.

교정

비즈니스 서한을 작성한 후 모든 날짜와 금액을 포함하여 모든 것이 정확하고 완전한지 확인하십시오. 인쇄 상 또는 문법 오류에 대한 서신을 교정하십시오. 다른 사람이 편지를 보내기 전에 편지를 읽게하고 파란색 또는 검은 색 잉크 펜으로 편지에 서명하는 것을 잊지 마십시오.