ビジネスレターを書くにはどうすればよいですか？

ビジネスレターを書くときは、会話のトーンと適切なフォーマットを使用する必要があります。簡単にする必要があります。特定のインシデントまたは詳細と同様に、主要な領域または主題をリストすることで書く前に手紙を計画してください。次に、問題に対処するための論理的な順序を決定します。最初の段落の以前の通信または会話を簡単に参照して、ビジネスレターの目的に直接取得します。最終段落でフォローアップアクションを明確に述べてください。

トーン

特にビジネスレターに否定的なアクションまたは否定的な応答が含まれている場合は、心地よいトーンを使用します。該当する場合、受信者がどのように役立ったかについての感謝を示してください。最終段落では、受信者に自分の時間、考慮、または努力に感謝します。個人的すぎずに、ビジネスレターに友好的で思いやりのあるトーンを使用してみてください。あなたまたはあなたの会社が間違いを犯した場合、過ちを認めることに率直になりましょう。

を回避しますビジネスレターで正式に書く傾向は、話す際に一般的に使用されるような収縮を使用します。また、「The Company」などのより正式な選択の代わりに、「I、「私たち」、「私たち」などの個人的な代名詞が含まれます。簡潔にしてください。たとえば、「私たちはあなたの通信を受け取っている...」を書く代わりに、単に「受け取った...」と書くだけです。非常にフォーマルなフレーズは、特定の種類の法的文書や通信の方が単純なビジネスレターよりも適切です。

フォーマット

ビジネスレターに適切な形式を使用します。ブロックスタイルは最も簡単です。ブロックスタイルの文字では、すべての部品が左マージンで始まり、インデントはありません。

メインコンポーネントの順序

上部に印刷された会社または個人名でLetterhead文房具を使用する場合、名前と住所を入力する必要はありません。文字を使用していない場合EAD、ページの上部にアドレスを入力します。ほとんどのビジネスレターには、派手な文房具や色付きの紙の使用を避ける必要があります。

アドレス後またはレターヘッド印刷の下で約3〜10行、日付を入力し、月を必ず綴ります。日付の下の4行、内部アドレスを入力します。内側の住所には、受信者のフルネーム、通りの住所、都市および郵便番号が含まれており、それぞれが別の行にあります。アドレスの最終行と挨拶の間に1つの空白線を残します。挨拶は一般に、「親愛なるスミス氏」または「親愛なるミセス・ジョーンズ」の形式です。もちろん、これらの例の代わりに受信者の実際の姓を使用して、コロンが続きます。

単一の空白行が文字内の各段落を分離します。「誠実にあなたのもの」や「よろしく」などの締め切りを入力します。閉鎖後にコンマを使用します。

署名のために3つまたは4つの空白行を残し、名前を入力します。必要に応じて、nの下に役職を配置しますAME。ビジネスレターに添付ファイルまたはエンクロージャーを含める場合は、適切な単語（添付ファイル」または「エンクロージャー」を入力します。