ビジネスレターの書き方

ビジネスレターを書くときは、会話のトーンと適切なフォーマットを使用する必要があり、簡潔にする必要があります。書面を書く前に、含まれる主な分野や主題、および特定の事件や詳細をリストして計画を立てます。次に、問題に対処する論理的な順序を決定します。最初の段落で以前の通信または会話を簡単に参照してから、ビジネスレターの目的に直行します。最後の段落でフォローアップ活動を明確に述べてください。

トーン

特にビジネスレターに否定的な行動または否定的な反応が含まれる場合は、心地よい口調を使用してください。該当する場合、受信者があなたをどのように助けてくれたかを感謝します。最後の段落では、受信者に時間、配慮、または努力を感謝します。個人的になりすぎることなく、ビジネスレターに優しい、思いやりのある口調を使うようにしてください。あなたまたはあなたの会社が間違いを犯した場合、率直に過失を認めてください。

ビジネスレターに形式的に書きすぎる傾向を避けるには、スピーキングで一般的に使用されるような収縮を使用します。また、「会社」などのより正式な選択肢の代わりに、「I」、「私たち」、「私たち」などの個人の代名詞を含めます。簡潔にしてください。たとえば、「…に関する連絡を受け取りました」と書く代わりに、「受け取りました...」と書くだけです。非常に正式なフレーズは、単純なビジネスレターよりも、特定の種類の法的文書または通信に適しています。

フォーマット

ビジネスレターに適切な形式を使用してください。ブロックスタイルが最も簡単です。ブロックスタイルのレターでは、すべてのパーツは左マージンから始まり、インデントはありません。

主要コンポーネントの順序

上部に会社名または個人名が印刷されたレターヘッドステーショナリーを使用する場合、名前と住所を入力する必要はありません。レターヘッドを使用していない場合は、ページの上部に住所を入力します。ほとんどのビジネスレターには派手な文房具や色紙を使用しないでください。

住所の後、またはレターヘッド印刷の下に約3〜10行、日付を入力し、月を正確に入力してください。日付の下の4行に、内部アドレスを入力します。内部アドレスには、受信者の氏名、番地、都市、郵便番号が含まれ、それぞれが別々の行にあります。住所の最後の行と挨拶文の間に1行の空白行を残します。あいさつ文は通常、「Dear Mr. Smith」または「Dear Mrs. Jones」の形式であり、もちろんこれらの例の代わりに受信者の実際の姓を使用し、その後にコロンが続きます。

レター内の各段落は、単一の空白行で区切られています。「誠実にあなたの」や「よろしく」などの終わりを入力します。終了後にコンマを使用します。

署名用に3行または4行の空白行を残して、名前を入力します。必要に応じて、役職を名前の下に配置します。ビジネスレターに添付ファイルまたはエンクロージャーを含める場合は、入力した名前またはタイトルの下の空白行の後に適切な単語「添付ファイル」または「エンクロージャー」を入力します。