¿Qué son las habilidades administrativas?
Para mantenerse al día con un lugar de trabajo en constante cambio, los profesionales administrativos tienen una amplia gama de responsabilidades. Estos profesionales de oficina pueden especializarse en varios campos, desde profesiones legales, médicas y educativas hasta campos gubernamentales o tecnológicos. Las habilidades administrativas variarán entre diferentes industrias, así como diferentes ubicaciones geográficas.
Si bien no siempre se requiere, muchos profesionales administrativos están certificados o tienen títulos en negocios, administración, tecnología de sistemas de oficina o programas relacionados. Todos estos puestos generalmente requerirán al menos un diploma de escuela secundaria al ingresar. Además, a menudo es útil tener experiencia o educación dentro de un campo en particular. Por ejemplo, aquellos que trabajan en un entorno legal pueden encontrar beneficioso tener habilidades administrativas relacionadas con los estudios paralegales.
Los profesionales de oficina en las industrias tecnológicas pueden encontrar útil poseer habilidades adicionales en matemáticas, ciencias o computación. La mayoría de los trabajos del gobierno generalmente requerirán la realización de un examen de servicio civil también. La educación continua, los talleres y las organizaciones profesionales son otras formas excelentes de adquirir más conocimientos y habilidades administrativas.
Aunque sus deberes pueden variar de un campo a otro y de un lugar a otro, la mayoría de los profesionales de oficina aún compartirán un conjunto similar de habilidades. Uno de estos incluye tener fuertes habilidades de organización. Los profesionales administrativos deben tener la capacidad de realizar múltiples tareas y utilizar las habilidades de gestión del tiempo. Se sabe que los trabajadores administrativos hacen malabares con numerosas tareas y clientes, además de cumplir con los plazos. Estos profesionales no solo deben proporcionar procedimientos generales de oficina sino también personal de apoyo; realizar la programación; manejar compras; entrenar a otros; e interactuar con clientes, proveedores y el público en general.
Además, las habilidades administrativas de los trabajadores de oficina deben incluir una comunicación excepcional, tanto escrita como oral. No solo son responsables del manejo rápido y eficiente de todas las llamadas, sino que también deben revisar regularmente el correo de voz y los mensajes de correo electrónico, enviándolos a las partes correspondientes. Fuertes habilidades de escritura, investigación y gramática también son importantes para el manejo adecuado de la correspondencia escrita dentro y fuera de la oficina. Los profesionales administrativos son esencialmente la línea vital de la oficina.
Tener conocimiento de las pautas básicas de etiqueta comercial y practicar la discreción con contenido y materiales sensibles son habilidades administrativas adicionales necesarias dentro de un entorno de oficina. Otro aspecto vital del trabajo incluye habilidades tecnológicas. Los profesionales de oficina deben tener fuertes habilidades informáticas y de teclado. También deben mantenerse informados de los cambios tecnológicos en varios sistemas de software como procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos, y mantener las habilidades adecuadas en Internet. La gestión de registros también es esencial.
El mantenimiento de registros incluye procedimientos de archivo que conllevan tanto el archivo electrónico como el manual. En medio de todo esto, a menudo se requiere que los trabajadores administrativos mantengan el papeleo y los suministros, así como distribuyan el correo y los paquetes. Además, el equipo dentro de la oficina, como máquinas de fax, fotocopiadoras e impresoras, se debe revisar y mantener durante todo el día. Las habilidades administrativas requieren educación y capacitación de por vida para mantenerse al día con las tecnologías cambiantes y las demandas mundiales.